Exxas 4.5 | Per te. E i tuoi clienti.

Il tuo archivio di file personali

Se la tua organizzazione utilizza principalmente Exxas anche per la gestione dei documenti, potresti aver perso un posto per i tuoi file personali. In «Il mio lavoro», ora troverai la sezione «File». In essa, memorizzi documenti a cui solo tu devi avere accesso. Non puoi condividere questi documenti e non puoi dare l'accesso a nessun utente. Perché in questo caso d'uso, il file appartiene a un'area comune.

Dossier digitale per i dipendenti

Il profilo del dipendente viene ampliato per includere campi aggiuntivi e un registro per i file. Ciò consente di utilizzare il profilo del dipendente come file personale digitale. Archivia e gestisci i documenti di candidatura, le referenze di lavoro, i contratti o le valutazioni in un modo particolarmente sicuro. Con i modelli Microsoft Word di Exxas, puoi anche creare rapidamente i documenti che desideri. Solo i supervisori e gli amministratori hanno accesso a questi file.

Puoi anche creare fino a 50 campi aggiuntivi individuali per i profili dei dipendenti. Come per tutti i campi aggiuntivi in Exxas, puoi definire qualsiasi tipo, come menu a discesa, caselle di controllo o campi di testo. Ciò consente di archiviare i dati sui singoli dipendenti e, ad esempio, integrarli in sistemi periferici o utilizzarli per le valutazioni in Power Bi.

Procedura di approvazione per ulteriori attività

Con Exxas 4.5, puoi attivare il processo di approvazione, che già conosci dalle fatture dei fornitori (creditori) e dalla registrazione degli orari, per ulteriori attività. Attività come offerte, ordini, progetti, fatture o ordini richiedono quindi l'approvazione prima di poter essere ulteriormente elaborate.

Fatturazione delle prestazioni

In un progetto, un ticket, un ordine di servizio o un mandato, ora puoi modificare il metodo di fatturazione per i servizi inseriti. I metodi di fatturazione «con addebito», «non addebitato» e «non in fattura» memorizzati nell'articolo continueranno ad essere adottati al momento dell'inserimento del servizio. In questo modo, puoi determinare come o se il servizio appare sulla fattura non appena la inserisci. Non è più necessario un articolo separato per i servizi di buona volontà.

ID univoco per documenti e indirizzi

A ogni file creato o salvato in Exxas viene ora assegnato un numero univoco (ad esempio D1234). L'ID può essere inserito nei documenti Microsoft Word utilizzando un segnaposto, a condizione che vengano creati utilizzando i modelli Exxas. Le aziende e le organizzazioni che producono un numero particolarmente elevato di documenti possono così identificare chiaramente i loro «prodotti». Gli avvocati e i fiduciari in particolare apprezzeranno la ricerca con un documento d'identità. Inoltre, il «percorso» del file può essere integrato nei documenti. Questo percorso è costituito dal numero del luogo di archiviazione (ad esempio attività o cliente) e dall'ID del documento (ad esempio 500001 | D1234).

Inoltre, ora puoi scegliere un indirizzo diverso quando crei documenti con i modelli. Puoi scegliere tra tutte le società e i contatti del tuo Exxas. Fino ad ora, era possibile selezionare solo gli indirizzi memorizzati con l'attività o l'azienda.

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Miglioramenti e ottimizzazioni

I seguenti miglioramenti e ottimizzazioni sono forniti per i miglioramenti di cui sopra:

Miglioramenti delle attività

• I gruppi di articoli sono ora multilingue. È possibile definire un nome per ogni lingua impostata nel client.
• In «Riepiloga elementi», è ora disponibile la selezione «Riepiloga per gruppi di elementi». Qui, viene creato un elemento di riepilogo per ogni gruppo di articoli e gli elementi associati sono disposti al di sotto di esso.
• Con «Raggruppa per gruppi di elementi» e con la nuova opzione «Combina per gruppi di elementi», il nome del gruppo di elementi viene inserito nella lingua dell'attività. Se l'azione «Invia e-mail» è selezionata in un documento tramite il menu contestuale, l'e-mail può ora essere inviata facoltativamente anche senza allegato.
• Quando si inviano e-mail di massa (ad esempio fatture), ora è possibile inviare altri file allegati oltre al PDF.
• La selezione dei modelli in inserimento rapido è stata ottimizzata tramite selezione multipla e input da tastiera semplificato.
• Quando si registrano servizi, è possibile aggiungere più modelli con Multi-Select. I modelli possono essere aperti anche utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + K.
• Il numero di indirizzi aggiuntivi che possono essere collegati a un'attività (ad esempio offerta, ordine, progetto, fattura) è stato aumentato da 7 a 50.
• Per la maggior parte delle attività (ad esempio offerta, ordine, progetto, fattura), il numero di campi aggiuntivi è stato esteso da 20 a 50. Questi campi aggiuntivi ora appaiono anche negli abbonamenti.
• Una data può essere visualizzata nei modelli PDF e Microsoft Word in vari formati come AAAA/MM/GG (anno/mese/giorno), MM/GG/AAAA (mese, giorno, anno), GG/MM/AAAA (giorno, anno), GG/MM/AAAA (giorno, mese, anno). Ciò consente anche di implementare formati americani, ad esempio.
• Nell'archivio dei file sono disponibili fino a 50 campi aggiuntivi. I progetti possono ora anche essere archiviati.
• Nel selettore delle attività, le attività sono ordinate in modo tale che le tue attività vengano visualizzate in cima all'elenco.

Automazioni

• Per le automazioni con pulsanti, l'URL definito può ora essere aperto anche in una nuova scheda «senza una richiesta POST» o caricato in una finestra di dialogo. Questo può essere utilizzato anche per aprire semplici siti Web o applicazioni Web.

Panoramiche

• Nel selettore delle attività, le attività sono ordinate in modo tale che le tue attività vengano visualizzate in cima all'elenco.

Miscellanea

• Le colonne nella registrazione dell'ora possono ora essere ordinate facendo clic sull'intestazione della colonna.
• Il tooltip è stato attivato per le intestazioni delle colonne nelle tabelle in modo che l'intera intestazione della colonna venga visualizzata quando si passa con il mouse sul titolo.
• La formattazione del numero di telefono viene riformattata prima della scrittura nel modello Microsoft Word o PDF. Ciò garantisce un'ortografia uniforme.
• L'Exxas ora parla costantemente di «attivo» e «disattivato». Prima di allora, c'erano varie varianti in luoghi diversi.