Automazione dei servizi

L'automazione dei servizi supporta importanti processi aziendali
Le caselle di posta condivise come info@muster.ch, jobs@firma.de o support@contoso.com sono essenziali in quasi tutte le aziende. Molti processi importanti in un'azienda iniziano con un'e-mail in arrivo in una casella di posta centrale, una richiesta da parte di un potenziale cliente, una domanda di lavoro in arrivo o una fattura di un fornitore. I team addetti alle vendite, all'assistenza, al servizio clienti o alla gestione degli uffici dipendono in particolare da questi indirizzi e-mail generali. Queste caselle di posta fungono da hub centrale per la comunicazione con clienti, fornitori e altre persone. Le e-mail in arrivo vengono elaborate da un dipendente in merito alle opportunità di vendita o agli ordini di assistenza (ad esempio biglietti). Quando le e-mail vengono inviate tramite la casella di posta, anche le risposte devono essere inoltrate nei posti giusti. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, si tratta di un lavoro piuttosto impegnativo, che viene soprattutto ripetuto costantemente. Con la nuova automazione dei servizi, ti forniamo un pacchetto di funzioni per supportare questi processi.

‍

Gestisci le tue caselle di posta
Con Exxas 5.1, troverai la nuova voce di menu «Mailboxes» nell'area funzionale del Team. Puoi creare caselle di posta personali e condivise. È possibile aggiungere cassette postali Microsoft 365 (Exchange Online) o cassette postali IMAP. A causa delle possibilità tecniche, le automazioni possono essere configurate solo con le caselle di posta Microsoft 365. È possibile memorizzare i dati di accesso per un account e-mail nella propria casella di posta o autenticarsi con il servizio di posta elettronica. La scheda «Posta in arrivo» mostra tutte le email ricevute dalla casella di posta configurata che non sono state né spostate in una cartella né eliminate. Puoi rispondere, inoltrare o eliminare queste e-mail, proprio come nel tuo client di posta elettronica (ad esempio Microsoft Outlook). Il valore aggiunto, tuttavia, è che puoi salvare queste email in Exxas, creare attività da esse o avviare automazioni. Le automazioni possono essere impostate in modo da essere eseguite per ogni e-mail in arrivo e generare, ad esempio, un ticket o una fattura del fornitore.

‍

Automatizza le tue caselle di posta
Attivando l'automazione, è possibile determinare se è necessario creare un ordine di servizio (ad esempio un ticket), un progetto, un'opportunità o una fattura del fornitore per un'e-mail in arrivo. Per utilizzare le automazioni, è necessario canalizzare il traffico e-mail. Invece di utilizzare semplicemente una casella di posta info@, dovresti, ad esempio, ricevere candidature su jobs@, fatture su fattura@ e richieste dalle parti interessate sulle vendite@. Naturalmente, questo ha senso solo se lo dichiarate anche sul vostro sito web. Le caselle di posta con molti messaggi di spam in arrivo non sono adatte all'automazione. Ad esempio, fornisci sul tuo sito web moduli di contatto che inviano contenuti a indirizzi email non pubblicati, come formular147@muster.ch. Puoi definire impostazioni estese per le automazioni. Ad esempio, puoi impostare la categoria, lo stato o anche le date per le attività create automaticamente.

‍

Assegnazione automatica delle attività
È possibile creare attività in modo tale da dover essere accettate dagli utenti («principio della coda»). Tuttavia, puoi anche distribuire automaticamente le attività a utenti e gruppi. Con l'impostazione predefinita, viene utilizzato il metodo round robin. Questo assegna una nuova attività all'utente che non riceve un'assegnazione da questa automazione da più tempo. Sfortunatamente, questa procedura funziona raramente nella pratica. Ecco perché abbiamo la funzione Includi calendari creato. Ciò tiene conto sia dei calendari degli utenti che dei loro orari di lavoro. Vengono presi in considerazione i fine settimana, i giorni festivi, le assenze e le ferie nonché gli appuntamenti. Ne siamo un po' orgogliosi, perché pochissimi sistemi di gestione dei ticket o dei servizi hanno integrazioni così profonde per la distribuzione automatica del lavoro. Tuttavia, gli utenti devono tenere in ordine i loro calendari.

‍

La ricevuta della fattura viene trasferita
Come molti dei nostri clienti, probabilmente utilizzi la ricevuta delle fatture per ricevere ed elaborare le fatture dei tuoi fornitori via e-mail. Prima dell'aggiornamento a Exxas 5.1, la ricezione delle fatture si trova nell'area funzionale Finanze nella voce di menu «Creditori». Dopo l'aggiornamento, la ricezione delle fatture è disponibile come casella di posta separata in «Caselle di posta». Ora puoi anche impostare che le fatture dei fornitori vengano generate automaticamente dalle e-mail in arrivo, senza dover iniziare questo passaggio manualmente.

‍

HTML come standard
La ricezione e l'invio di e-mail sono possibili in Exxas da molto tempo. Le e-mail possono ora essere inviate anche con la formattazione HTML. È possibile utilizzare una formattazione estesa, ad esempio enumerazioni, tabelle, colori e indicatori. Ora sono possibili anche immagini integrate nel contenuto delle e-mail.

‍

E-mail di risposta per ordini di assistenza e progetti
Quando invii e-mail da un ordine di assistenza o da un progetto, all'e-mail viene aggiunto un nuovo codice. Se il destinatario risponde alla tua email e non elimina il codice, Exxas salverà l'email di risposta nell'attività e avviserà l'utente responsabile dell'attività.

‍