Créez des tâches, attribuez-les à des personnes individuelles et suivez leur statut. Utilisez les commentaires pour échanger des informations au sein de l'équipe. Organisez les tâches internes, les tâches de projet, les tâches de service et les tâches personnelles de manière centralisée en un seul endroit. Ensemble avec vos autres activités commerciales comme les projets, les commandes, etc., vous combinez vos tâches dans un tableau Kanban global.

Saisissez les temps de travail facilement et conformément à la loi. Calculez automatiquement les heures supplémentaires et les heures creuses ainsi que les temps de présence. Les temps de travail peuvent être attribués à des tâches individuelles et évalués par projet, équipe ou période. Grâce à l'application mobile, vous pouvez saisir vos temps d'intervention à tout moment et en tout lieu.

Définissez des budgets-temps individuels pour les tâches et gardez un œil sur la progression. Suivez l'effort global des tâches et des responsabilités au niveau de l'équipe, du projet et de l'individu.

Les espaces de travail sont conçus pour la collaboration interne - pour le travail en commun sur des tâches en équipe ainsi que pour l'organisation de l'ensemble du domaine de responsabilité. Créez des espaces de travail pour organiser les tâches, partager des documents et communiquer au sein de l'équipe. Vous pouvez laisser les espaces de travail ouverts à tous les collaborateurs de l'entreprise ou les rendre accessibles uniquement à des utilisateurs sélectionnés.

Gérez les tâches de manière visuelle avec les tableaux Kanban. Utilisez des colonnes pour les différentes phases de travail, organisez vos tâches et déplacez-les en fonction de leur avancement. Créez de manière centralisée des types de statuts que vous pouvez activer dans les espaces de travail et les projets. Comme les types de statut sont gérés de manière uniforme, les utilisateurs peuvent afficher les tâches de différents domaines et projets dans leur vue Kanban personnelle.

L'espace de connaissances est idéal pour mettre à disposition votre propre intranet avec des manuels, des FAQ, des règlements pour les collaborateurs, des contributions de connaissances sur les services et les produits, des systèmes de gestion pour la certification ISO, etc. Créez autant de catégories et de sous-catégories que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des articles avec des options de formatage complètes, des tables des matières ainsi que des images, des schémas et des vidéos.

Stockez, gérez et partagez vos documents là où ils doivent être - avec vos données clients et vos activités commerciales. Reliez vos documents à votre plateforme commerciale et exploitez tout le potentiel de vos données grâce à l'intelligence artificielle (IA). Mettez à disposition des modèles à l'image de votre entreprise pour les contrats de travail, les listes de contrôle, les lettres, les contrats et bien plus encore. Créez des structures de dossiers, concevez des modèles de documents, partagez des documents, envoyez des fichiers par e-mail et utilisez le versionnage automatique des documents.

Créez des profils de collaborateurs, saisissez-y et gérez toutes les données de vos collaborateurs, configurez les horaires de travail, enregistrez des documents et des fichiers, créez des certificats de travail avec des modèles, approuvez les absences et les frais, faites calculer automatiquement le crédit de vacances - et des dizaines d'autres fonctions encore fonctionnent ensemble via les profils de collaborateurs de votre équipe.

En quelques clics, les collaborateurs demandent à leurs supérieurs ou à des services sélectionnés des congés, d'autres absences, des heures de travail hebdomadaires, des factures de fournisseurs et des frais. Les demandes peuvent être gérées de manière centralisée sous Ressources humaines et Finances. Les supérieurs et les personnes ayant des responsabilités budgétaires trouvent toutes les demandes qui leur ont été soumises dans leur espace de travail personnel.

Créez et distribuez désormais facilement des tâches au sein de votre organisation. Les commentaires vous permettent d'échanger des informations au sein de l'équipe, de documenter les progrès et d'impliquer d'autres personnes.

Communiquez les nouveautés concernant l'entreprise grâce à la fonction d'actualités intégrée d'Exxas. Créez des articles avec des images et publiez la nouvelle dans Exxas. Tous les utilisateurs recevront une notification la prochaine fois qu'ils se connecteront.

Gérez et automatisez les boîtes aux lettres électroniques communes comme info@ihredomain.com. Au sein de l'équipe, vous pouvez marquer et classer les e-mails afin de savoir clairement qui est responsable de quel e-mail. Faites en sorte que des tickets, des opportunités et des factures de fournisseurs soient générés automatiquement à partir des e-mails. Lorsque des contacts répondent à vos e-mails, ceux-ci sont automatiquement attribués aux commandes, projets, etc. concernés.

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Connectez votre compte Microsoft 365 à Exxas afin de coupler votre boîte aux lettres personnelle et votre calendrier avec Exxas. Cela vous permet d'envoyer des e-mails avec votre adresse e-mail et de générer des rendez-vous depuis Exxas dans votre calendrier. Faites par exemple en sorte que les demandes de congé génèrent automatiquement les entrées de calendrier dans votre agenda.

Composez votre tableau de bord personnel de manière individuelle. Organisez et mettez à l'échelle les diagrammes de manière flexible par glisser-déposer. Choisissez le type de diagramme, définissez des valeurs pour les axes, définissez des filtres ou regroupez les données.

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Utilisez des types de diagrammes classiques comme les diagrammes en colonnes, en lignes ou circulaires ou recourez à des visualisations avancées : les Tree-Maps permettent de visualiser d'un coup d'œil vos clients ou produits les plus importants, les Cards affichent des chiffres clés individuels comme le chiffre d'affaires ou les créanciers ouverts, et la mesure Gauge vous permet d'évaluer la réalisation des objectifs. Créez des tableaux de bord centralisés pour les équipes et les services spécialisés tels que le marketing, les ventes ou les projets. Ainsi, toutes les personnes concernées ont accès aux mêmes évaluations - sans devoir créer leurs propres tableaux de bord.

De nombreuses évaluations prédéfinies vous facilitent la gestion de votre équipe, de votre domaine de connaissances et bien plus encore. Utilisez les évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'Add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.

Construisez dans Exxas une base de données CRM complète avec vos clients, fournisseurs, partenaires, prospects, clients potentiels et tous leurs contacts. Gérez toutes les activités commerciales telles que les tâches, les offres, les opportunités de vente, les projets, les factures et bien plus encore en un seul endroit. Obtenez en quelques secondes une vue d'ensemble à 360 degrés de vos clients.

Personnalisez les interactions avec les clients en segmentant précisément les groupes cibles. Grâce aux groupes de clients et de contacts, aux catégories et aux champs supplémentaires individuels, vous pouvez segmenter très finement dans Exxas. Les automatisations vous permettent d'ajouter automatiquement des entreprises et des contacts à des groupes s'ils répondent à certains critères.

Dans le compte client, vous trouverez toutes les activités liées à votre client. Il s'agit par exemple de tâches, d'offres, de projets, de tickets ou de factures. Vous pouvez créer toutes les activités directement dans une entreprise ou un contact. De plus, vous voyez immédiatement ce qui se passe chez le client dans l'historique des activités et sous les activités ouvertes.

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Vos documents sont exactement là où ils doivent être : Avec vos données client. Enregistrez, gérez et partagez vos documents chez les clients, les fournisseurs, les activités commerciales comme les tickets et les projets ou les abonnements clients. Les documents appropriés peuvent être enregistrés partout dans Exxas. Ouvrez un client et soyez enfin sûr de trouver toutes les données clients dans ce compte client. Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des documents dans le domaine fonctionnel Central.

Gérez les installations de vos clients et associez les ordres de service aux appareils, systèmes et installations. Faites en sorte que les installations soient créées automatiquement dès qu'une facture est enregistrée avec les articles correspondants. Gérez les photos, les documentations personnalisées ou les instructions. Vos techniciens apprécieront de pouvoir se présenter chez vos clients parfaitement informés. Il en va de même pour votre équipe de vente, car pour un conseil compétent, vous devez avoir une vue d'ensemble de la situation du client. En outre, vous reliez les installations des clients aux offres et aux abonnements afin de pouvoir mieux identifier les potentiels.

Chaque modification apportée à un compte client ou à un contact est automatiquement enregistrée dans l'historique. Créez des activités telles que des tâches ou des projets, concluez des commandes, facturez vos prestations - tout est enregistré en détail. En peu de temps, les nouveaux membres de l'équipe ou un nouveau gestionnaire de compte peuvent se familiariser avec un compte client.

Mettez en place un suivi complet des clients et des partenaires avec Exxas. Gérez les priorités, comme par exemple les segments ABC, ou classez les partenaires par niveau. Analysez les clients ou les partenaires avec lesquels vous n'avez pas eu de contact depuis longtemps ou qui génèrent un peu trop de travail administratif. Vous pourrez ainsi optimiser vos relations et identifier les potentiels.

Créez des opportunités rapidement et facilement. Évaluez les probabilités et faites passer votre équipe de vente à un niveau supérieur. L'application intuitive permet d'utiliser une gestion professionnelle des opportunités et des pipelines même dans les petites entreprises.

Transformez encore mieux vos prospects en clients avec Exxas. La gestion des leads est d'une importance capitale pour toute organisation de vente réussie. Suivez chaque contact depuis le premier entretien jusqu'à la décision d'achat. Chaque interaction peut être gérée et enregistrée via Exxas. Vous ne perdez aucun lead de vue, en particulier dans les processus de vente de longue durée.

La gestion des pipelines est le cœur d'un logiciel de vente. Vous pouvez mettre en place plusieurs pipelines afin de suivre différents groupes d'offres. Cela est particulièrement utile lorsque les processus de vente sont différents les uns des autres.

Utilisez des modèles d'offres et des ensembles d'articles pour créer facilement des offres volumineuses. En un rien de temps, vous livrez à vos clients des offres magnifiquement composées avec des détails sophistiqués - prêtes à être signées. Vous envoyez les offres au format PDF ou sous forme de lien, que vos clients et prospects peuvent activer en option directement par voie numérique.

Pour les prestations récurrentes comme les abonnements et les contrats, vous avez besoin d'autres modèles d'offres que pour les offres de projet. Avec Exxas, aucun problème. Vous pouvez créer un nombre illimité de modèles - avec ou sans conditions commerciales, avec un autre logo d'entreprise, etc. Souvent, des modèles d'offres différents sont utilisés pour des pays cibles différents.

Créez des ensembles de tâches pour votre processus de vente, qui seront ajoutés en cas de nouveaux leads et d'opportunités de vente. Répartissez les différentes tâches au sein de votre équipe. Ne laissez aucune étape se perdre dans la prospection. Combiné avec les automatisations d'Exxas, vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme l'envoi d'un e-mail de suivi.

Pratiquez une vente incitative intelligente pour augmenter vos marges. Les produits et services optionnels, les accessoires pour articles et les sets d'articles vous y aident. Vos articles peuvent être complétés par des accessoires adaptés. Dans les offres et les commandes, vos utilisateurs peuvent afficher et sélectionner d'un simple clic l'accessoire correspondant à un article. Les sets d'articles vous permettent de regrouper des articles individuels en un seul set. Cela simplifie le traitement des offres et des commandes et permet de vendre des ensembles de produits ou de services. Les prix sont calculés sur la base des différents articles ou fixés pour l'ensemble du set.

Saisissez des prix échelonnés pour vos articles, de sorte que le prix pour 100 pièces soit inférieur. Les unités de quantité peuvent être subdivisées en pièces, paquets, palettes, etc. Les listes de prix vous permettent de définir des prix individuels pour des groupes de clients ou des clients individuels. Il est ainsi possible d'appliquer des prix spéciaux pour certaines quantités achetées, des prix clients convenus durablement ou des actions saisonnières.  Il est possible d'enregistrer plusieurs listes de prix par client avec des priorités différentes. Enfin, vous pouvez également convenir de remises individuelles avec les clients ou les définir par commande.

Envoyez des offres au format PDF ou sous forme de lien, que vos clients et prospects peuvent également utiliser en option. En outre, les contrats peuvent être signés numériquement. Pour une signature électronique qualifiée, vous devez utiliser une intégration à Docusign ou Skribble.

À partir d'une offre confirmée, vous générez en un clic la commande, un projet ou l'abonnement pour le client. Les positions et les accords écrits ne peuvent plus être oubliés.

Vous pouvez automatiser le calcul de vos prix de vente en fonction du prix d'achat. Pour les offres, les factures, etc., vous pouvez personnaliser les calculs de prix. Grâce au calcul des prix et des marges, vous voyez, pour chaque offre ou commande, quel est votre bénéfice.

Vous avez besoin d'informations supplémentaires sur vos clients et vos contacts? Créez facilement des champs supplémentaires tels que des champs de sélection, des descriptions, des options et bien plus encore. Faites de ces champs des champs obligatoires lorsque vous créez de nouvelles entreprises et de nouveaux contacts. Les champs peuvent également être affichés sous forme de colonnes dans les aperçus.

La gestion commune des adresses e-mail générales est particulièrement intéressante pour les équipes de vente. Accédez ensemble à vos boîtes aux lettres de groupe comme sales@ihredomain.com. Faites créer automatiquement des demandes ou des opportunités de vente à la réception d'e-mails. Si vos clients répondent à des e-mails provenant d'Exxas, ces réponses sont automatiquement enregistrées dans les demandes d'offre concernées.

Facilitez l'envoi d'e-mails à votre équipe en leur fournissant des modèles pour l'envoi d'offres ou la réponse à des demandes. Envoyez par exemple à vos clients un e-mail complet pour la demande d'offre - comprenant des fiches techniques, les meilleures pratiques et des listes de contrôle. Ou remerciez de manière complète pour la conclusion de la vente après la signature du contrat.

Ouvrez vos clients et vos contacts dans les applications Exxas pour iOS et Android afin de lancer directement la planification d'itinéraires. En outre, vous pouvez afficher vos clients sur Maps.

Intégrez votre outil préféré pour organiser votre travail. Associez les e-mails aux contacts et aux activités, synchronisez les contacts avec Outlook, ouvrez de nouvelles activités depuis Outlook et enregistrez les pièces jointes aux e-mails en quelques clics dans Exxas.

Synchronisez vos clients et vos contacts Exxas avec votre Outlook. Vous avez ainsi toutes les données de contact avec vous, même hors ligne, et le nom des personnes qui vous appellent s'affiche. Ceci est particulièrement valable pour Microsoft Teams.

Grâce à l'intégration à Microsoft 365 et Outlook, vous pouvez également accéder à votre agenda dans Exxas. Organisez les rendez-vous clients et les créneaux horaires pour les pitchs sans oublier vos autres rendez-vous Outlook.

Envoyez et recevez des e-mails directement dans les opportunités dans Exxas. Faites en sorte que les réponses de vos contacts soient automatiquement attribuées et enregistrées. Ou reliez vos e-mails à l'Add-in Outlook d'Exxas. Ainsi, vous avez tout ce qui concerne vos leads et vos opportunités en un seul endroit.

Appelez directement des clients et des contacts dans Exxas à l'aide du bouton d'appel. Synchronisez vos contacts avec votre Outlook grâce à l'add-in Outlook d'Exxas, afin d'afficher également les appels entrants dans Microsoft Teams.

Composez votre tableau de bord personnel de manière individuelle. Organisez et mettez à l'échelle les diagrammes de manière flexible par glisser-déposer. Choisissez le type de diagramme, définissez des valeurs pour les axes, définissez des filtres ou regroupez les données. Vous pouvez ainsi suivre les progrès de toute votre équipe de vente. Vous pouvez également mettre les tableaux de bord à la disposition de votre équipe dans les espaces de travail.

Envoyez des e-mails impressionnants à vos clients, que vous segmentez et regroupez dans Exxas. Grâce à l'intégration complète à Mailchimp, vous pouvez construire des automatisations marketing telles que des parcours clients et les déclencher via des automatisations d'Exxas. Synchronisez les campagnes de marketing dans Exxas avec les groupes cibles dans Mailchimp pour lancer rapidement de nouvelles campagnes.

Dans le marketing, les demandes, les idées et les travaux proviennent de toutes parts. Organisez vos domaines tels que la gestion des produits et des annonces, l'organisation d'événements, les relations publiques, la planification éditoriale, etc. avec des espaces de travail. Travaillez ensemble sur des documents, créez des tâches, répartissez-les dans votre équipe et suivez les progrès dans des tableaux Kanban clairs.

Planifiez et budgétez vos campagnes. Créez des campagnes qui génèrent automatiquement des tâches chez tous les contacts participants. Une fois la campagne terminée, le contact indique que la personne a participé à la campagne. Surveillez les mesures de marketing en cours et comparez les demandes entrantes, les leads et les opportunités avec les coûts de la campagne.

Avec Exxas, vous saisissez et gérez tous vos produits et services en un seul endroit. Qu'il s'agisse d'articles physiques, de services numériques ou de tarifs horaires pour des prestations de services ; toutes les informations sont disponibles de manière centralisée et peuvent être ajoutées aux offres, commandes, abonnements ou projets. Gérez des données complètes sur les produits et les services. Ajoutez des documents, des images, des listes de contrôle et des champs supplémentaires personnalisés. Reliez vos produits à des contributions de connaissances, de sorte que le service affiche immédiatement des aides appropriées. Chaque membre de l'équipe peut ainsi accéder à tout moment à des connaissances étendues sur les produits. Avec Exxas, vous pouvez gérer les produits de manière centralisée dans l'ERP. Toutes vos connaissances et vos données sont immédiatement disponibles pour toute l'entreprise.

Catégorisez, regroupez et segmentez vos clients dans Exxas afin de mener des campagnes de marketing ciblées. Regroupez les clients et les contacts en groupes par simple glisser-déposer. Utilisez ces groupes pour des circulaires, des newsletters, des analyses ou des campagnes.

Connectez votre site web avec des formulaires avec Exxas. Générez de nouvelles tâches à partir des demandes de contact et des inscriptions et répartissez-les automatiquement dans votre équipe. Déclenchez des messages de confirmation, la création de contacts et d'autres processus à l'aide d'automatismes.

Connectez Exxas à Shopify ou WooCommerce. Assemblez vos produits dans Exxas et synchronisez-les avec votre boutique en ligne. Recevez les commandes de manière à ce qu'elles puissent être traitées et facturées directement.

Lancez des e-mails automatisés et échelonnés sur les opportunités de vente, envoyez des enquêtes de satisfaction après les ordres de service terminés ou faites un suivi automatique des offres par e-mail. Déclenchez le processus de commande de renouvellement de maintenance lors de la création d'un client ou ajoutez automatiquement des contacts à des groupes de marketing sur la base de critères dynamiques. L'intégration avec Mailchimp permet de créer des parcours clients et de les déclencher via des automatisations dans Exxas.

Proposez à vos clients un portail client qui se présente sous votre identité visuelle. Donnez accès aux factures, aux commandes, à la gestion des profils, aux produits achetés ainsi qu'aux systèmes d'assistance et de tickets. En outre, vos clients peuvent accéder à la base de connaissances, à la gestion des installations avec les appareils, les machines, la documentation et d'autres services : un centre de services 24/7.

La gestion des utilisateurs pour votre portail clients est profondément intégrée avec Exxas. Activez dans Exxas l'accès à votre portail clients pour un contact et envoyez-lui directement les données d'accès. Si le contact adapte ses données dans le portail clients, ses données seront également adaptées dans les informations de contact d'Exxas. Désormais, ce sont vos clients qui gèrent votre CRM.

Permettez à vos clients d'accéder aux installations que vous leur fournissez via votre portail clients. Si vous activez les installations des clients dans votre portail clients d'Exxas, vos clients ont non seulement une vue d'ensemble de vos installations, mais aussi de leur historique de service. Cela permet de fidéliser la clientèle, car vos clients ont toujours tout sous les yeux chez vous.

Partagez des projets avec des clients et des partenaires via votre portail client. Travaillez ensemble sur des tâches, permettez à vos clients de suivre les progrès et à vos partenaires de collaborer.

Construisez dans Mailchimp des parcours clients avec des actions à plusieurs niveaux. Faites démarrer ces parcours automatiquement ou manuellement via Exxas. Une séquence d'e-mails, des rappels pour les prolongations de maintenance ou un suivi automatisé après les campagnes de vente - tout est intégré avec Exxas et Mailchimp.

Créez des enquêtes ou des sondages de feedback des clients avec Mailchimp, qui seront envoyés automatiquement via Exxas. Recueillez des réponses et des évaluations précieuses sur les cas de service terminés, les succès de projets, les souhaits des clients ou les entretiens de conseil. Les demandes de feedback des clients peuvent être déclenchées automatiquement après la clôture d'un cas de service ou d'un ticket.

Vos vendeurs gardent une vue d'ensemble de leurs affaires grâce aux opportunités. Saisissez vos concurrents dans les opportunités afin d'obtenir une vue détaillée de la situation concurrentielle et des motifs de conclusion. Créez des analyses de la concurrence sur la base de la situation réelle du marché.

Créez des évaluations marketing pertinentes en agrégeant toutes les données issues du CRM, de l'ERP et du marketing. Comparez les coûts des campagnes, les visiteurs du site web, les demandes de nouveaux clients et les opportunités de vente afin d'obtenir des statistiques pertinentes sur l'efficacité du marketing.

De nombreuses évaluations prédéfinies vous facilitent l'évaluation de votre marketing. Utilisez les évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.

Orchestrez vos ordres de service ou votre service clientèle avec la puissante gestion des services d'Exxas. Créez et distribuez de nouvelles missions, enregistrez votre temps et vos frais, communiquez avec vos interlocuteurs, suivez les progrès et concluez chaque mission avec un résultat impressionnant.

Répartissez les nouvelles commandes en quelques clics au sein de votre équipe. Tenez compte de la disponibilité, de la charge de travail et des compétences des membres de votre équipe. Planifiez les interventions directement dans les calendriers Microsoft 365 et Outlook de vos collaborateurs. Vous disposez ainsi d'une vue claire du plan des ressources de votre équipe.

Permet de créer automatiquement des tickets à partir des e-mails entrants, d'y ajouter des détails tels que des budgets-temps ou des délais et de les attribuer au bon client. Grâce aux automatisations, les tickets sont automatiquement répartis dans votre équipe en fonction de la capacité et de la disponibilité.

Construisez des automatisations entièrement personnalisées avec des apps comme Make.com, Azure Logic Apps ou n8n.io, qui vous permettent par exemple d'envoyer automatiquement un questionnaire de satisfaction à la fin d'un ordre de service. Et il existe encore des centaines d'autres possibilités.

Envoyez et recevez des e-mails directement dans les ordres de service dans Exxas. Ou reliez vos e-mails avec l'Add-in Outlook d'Exxas. Vous avez ainsi tout ce qui concerne vos ordres et vos tickets en un seul endroit et pouvez les transmettre facilement à un autre collaborateur.

Saisissez les prestations, les frais et le matériel nécessaire dans les ordres d'intervention. Les prestations sont immédiatement reprises dans votre saisie personnelle du temps de travail. Les frais saisis peuvent être soumis par vos collaborateurs comme demandes de remboursement. Lors de la clôture, vous pouvez générer des factures en un clic à partir des ordres et des tickets. Les prestations et les frais des ordres d'intervention encore ouverts peuvent également être partiellement facturés.

Laissez à Exxas le soin de gérer la complexité de la facturation correcte des différents taux horaires pour vos collaborateurs. Votre équipe se concentre uniquement sur la fourniture du meilleur service au client - Exxas s'occupe, à l'aide de taux horaires et de modes de facturation préalablement configurés, de veiller à ce que chaque heure soit correctement facturée.

Composez vos services et laissez votre équipe choisir uniquement les forfaits par cas, le matériel standard et les paquets de services. Personnalisez même les prix par client. La facturation devient ainsi un jeu d'enfant et la productivité de votre équipe est plus facilement comparable.

Définissez des budgets pour vos ordres d'intervention et vos tickets. Si les clients fixent certains plafonds de coûts, vous pouvez désormais les enregistrer en heures et en montant dans vos ordres d'intervention. De même, si vous souhaitez que les dépenses soient maximales pour certains cas ou commandes, vous pouvez en faire une consigne.

Avec les applications iOS et Android d'Exxas, vous transformez les smartphones et les tablettes de votre personnel de terrain en bureaux mobiles. Accédez à la plateforme commerciale complète ou mettez à disposition de vos collaborateurs une vue simplifiée.

Faites signer numériquement vos rapports de service et vos frais de matériel par vos clients sur place, sur leur tablette ou leur smartphone.

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Créez des factures en masse en quelques clics à partir d'ordres d'intervention et de tickets. Envoyez toutes les factures par e-mail et enregistrez-les dans la comptabilité financière. Faites payer les factures encore plus rapidement avec les e-factures et le code de paiement QR.

Définissez des crédits d'heures récurrents pour les clients qui achètent vos prestations de service par contingents. Facturer les tickets entrants de manière claire et compréhensible via les crédits.

Dans la vue de planification, vous voyez rapidement qui, dans votre équipe, a encore une matinée ou un après-midi de libre au cours des trois prochaines semaines. La planification présente vos calendriers de Microsoft 365 et Outlook dans une vue de planification des ressources très spéciale.

Vous pouvez regrouper vos processus éprouvés et vos meilleures pratiques dans des ensembles de tâches. Ajoutez ces ensembles de tâches aux nouveaux ordres de service et tickets. Répartissez les tâches et assurez le meilleur service de manière récurrente.

Vous avez besoin d'informations supplémentaires dans les ordres d'intervention ou les tickets ? Créez des champs supplémentaires pour les ordres d'intervention, comme des champs de sélection, des descriptions, des options et bien plus encore. Rendez ces champs obligatoires lors de la création de nouveaux ordres d'intervention. Les champs peuvent également être affichés sous forme de colonnes dans les aperçus.

Saisissez des catégories, des types de statut et des champs supplémentaires afin de suivre et d'évaluer en détail les consignes de service. Définissez des temps de réponse et de service pour les catégories de tickets. Surveillez les temps écoulés avec des automatisations et faites établir des évaluations complètes avec Power BI.

Utilisez des types de statuts et des catégories individuels pour représenter facilement les processus dans votre entreprise. Grâce à la priorisation, vos collaborateurs savent sur quelles tâches ils doivent travailler ensuite.

Gérez les installations de vos clients et associez les ordres de service aux appareils, systèmes et installations. Faites en sorte que les installations soient créées automatiquement dès qu'une facture est enregistrée avec les articles correspondants. Gérez les photos, les documentations personnalisées ou les instructions. Vos techniciens apprécieront de pouvoir se présenter chez vos clients parfaitement informés. En outre, associez les installations des clients à des abonnements afin de voir quels actifs sont dotés de contrats de service.

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Pour les commandes régulières, il est possible de créer des modèles avec des cycles, des budgets, etc. librement définissables. Ceux-ci sont ensuite créés automatiquement et planifiés pour les personnes compétentes. Ainsi, plus aucun entretien annuel n'est oublié - sans aucune entrée dans le calendrier ni aucun rappel.

Tous les ordres d'intervention et tickets ouverts et clôturés sont classés dans l'historique du client. Reliez en outre les ordres d'intervention aux installations des clients et aux abonnements afin d'obtenir également un historique détaillé des interventions sur les installations entretenues.

Accédez ensemble à vos boîtes aux lettres de groupe comme support@ihredomain.com. Faites créer automatiquement des ordres de service et des tickets pour les e-mails entrants. Si vos clients répondent à des e-mails provenant d'Exxas, ces réponses sont automatiquement enregistrées dans les tickets concernés.

Les abonnements vous permettent d'envoyer à vos clients des factures récurrentes pour les frais de service, les forfaits de services, les contrats de maintenance, etc. Les cycles pour les factures peuvent être définis par modèle d'abonnement ou individuellement par client. Vous pouvez également créer autant d'abonnements différents que vous le souhaitez par client. La gestion des abonnements est très complète et vous pouvez déposer des documents tels que des contrats - vous avez ainsi tout en un seul endroit.

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Les cycles de facturation automatisés génèrent les factures pour les abonnements. Les cycles tiennent bien entendu compte du fait que les abonnements sont actifs ou résiliés. Vous pouvez également effectuer des mises à niveau et des déclassements sur les abonnements - les cycles de facturation peuvent générer des factures différentielles de manière automatisée. Grâce à l'envoi en masse, vous envoyez et comptabilisez en outre les factures de manière automatisée.

Facilitez l'envoi d'e-mails à votre équipe en leur fournissant des modèles d'ordres de service et de tickets. Envoyez par exemple à vos clients un e-mail complet sur l'ouverture d'un cas de service - y compris les fiches techniques, les meilleures pratiques et les listes de contrôle. Ou remerciez vos clients de manière complète à la fin d'un ordre de service.

Au fil du temps, vous avez acquis une connaissance approfondie de vos produits et services. Enregistrez et partagez ces connaissances dans Exxas. Créez des processus de service avec des organigrammes, décrivez les différentes étapes du processus - et veillez à ce que les nouveaux collaborateurs soient rapidement introduits.

Proposez à vos clients un portail client à l'image de votre entreprise. Vous pouvez ainsi permettre à vos clients d'accéder aux factures, aux commandes, à la gestion des profils, aux produits achetés, au système de support et de tickets, à la base de connaissances, à la gestion des installations avec les appareils, les machines, la documentation et bien d'autres choses encore : un centre de services 24h/24 et 7j/7.

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Publiez des contributions de connaissances de la zone de connaissances d'Exxas dans votre portail client. Après s'être connectés, les clients peuvent accéder aux contributions de connaissances et aux FAQ sélectionnées. Vous pouvez également intégrer ces contributions sur votre site web via l'API.

Avec les applications Exxas pour iOS et Android, vous pouvez ouvrir vos clients ou vos contacts et démarrer directement la planification d'itinéraires. De plus, vous pouvez afficher vos clients sur Maps.

De nombreux rapports prédéfinis vous facilitent la gestion de vos ordres d'intervention et de vos tickets. Il existe également de nombreux rapports pour les prestations et les coûts qui y sont saisis. Utilisez les évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'Add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.

Appelez directement des clients et des contacts dans Exxas à l'aide du bouton d'appel. Synchronisez vos contacts avec votre Outlook grâce à l'add-in Outlook d'Exxas, afin d'afficher également les appels entrants dans Microsoft Teams.

Composez votre tableau de bord personnel de manière individuelle. Organisez et mettez à l'échelle les diagrammes de manière flexible par glisser-déposer. Choisissez le type de diagramme, définissez des valeurs pour les axes, définissez des filtres ou regroupez les données. Vous pouvez ainsi suivre les progrès de l'ensemble de votre service. Vous pouvez également mettre les tableaux de bord à la disposition de votre équipe dans les espaces de travail.

Planifiez et organisez vos projets en peu de temps. Dans l'aperçu du projet, vous voyez en un coup d'œil quel est le statut du projet, si le budget est respecté ou quel collaborateur a encore de la capacité pour un autre projet.

Présentez clairement vos tâches et vos jalons dans le plan de projet. À l'aide du "glisser-déposer", organisez et planifiez vos projets en peu de temps.

Créez des tâches pour vos projets, attribuez-les à des personnes individuelles et suivez leur statut. Les commentaires, les heures de travail, les fichiers et les délais sont directement enregistrés sur la tâche. Vous gardez ainsi toujours une vue d'ensemble de l'avancement du projet.

Gérez les tâches de manière visuelle avec les tableaux Kanban. Utilisez des colonnes pour les différentes phases de travail, attribuez des tâches et déplacez-les en fonction de leur avancement. Créez de manière centralisée des types de statuts que vous pouvez activer dans les projets.

Créez des sous-projets ou des phases de projet dans un projet principal. Suivez l'avancement de chaque sous-projet pour vous assurer que le projet global est sur la bonne voie.

Créez des automatisations pour vos projets, par exemple pour accélérer le lancement et l'exécution d'un projet. Vous pouvez automatiser l'exécution de paquets de tâches et de workflows lorsqu'un nouveau projet est ouvert. Ou encore informer les clients de l'avancement du projet de manière régulière et automatisée.

Envoyez des e-mails à vos clients à partir de projets ou liés via le module complémentaire Outlook. Tous les e-mails sont automatiquement enregistrés dans le projet. Vous pouvez attribuer automatiquement les e-mails entrants via l'automatisation du courrier ou les lier au projet via le complément Outlook. Vous avez ainsi toute la communication du projet en un seul endroit.

Saisissez les heures travaillées, les frais de parking et les dépenses de matériel directement sur vos projets clients. Avec des articles prédéfinis, différents taux horaires et des modèles, la saisie des coûts devient très simple.

Vous avez convenu de taux horaires individuels avec le client pour un projet ? Pas de problème. Vous pouvez enregistrer sur le projet les taux horaires convenus par collaborateur et par type de prestation.

Reliez les factures des fournisseurs aux projets, saisissez les coûts des matériaux et autres dépenses directement sur les projets - et n'oubliez plus jamais de facturer quoi que ce soit. Gardez à tout moment un œil sur le budget du projet et calculez vos bénéfices grâce au calcul intelligent des coûts a posteriori.

Il est possible d'enregistrer des budgets de coûts et de temps pour les positions de projet. En quelques clics, vous pouvez vérifier à quels travaux plus ou moins de temps a été consacré par rapport au budget. En outre, votre équipe de projet peut voir combien de temps a été prévu pour les tâches ou les phases du projet.

Vous pouvez établir des factures d'acompte, des factures partielles et des factures finales pour vos projets. Dans la facture finale, le montant total est facturé au client avec les prestations déjà facturées.

Travaillez-vous avec vos clients sur la base d'un crédit d'heures unique ou courant ? Dans les projets, vous pouvez créditer des heures régulièrement et automatiquement. En quelques clics, vous pouvez en outre mettre à la disposition de vos clients des décomptes détaillés.

Assurez une meilleure répartition des tâches et une saisie des temps très facile. L'intégration profonde dans Microsoft 365 permet d'utiliser les données de calendrier de votre équipe pour fournir une planification détaillée des ressources dans Exxas. Trouvez rapidement des capacités disponibles pour de nouvelles tâches dans la vue de planification.

Vous pouvez regrouper vos procédures éprouvées et vos meilleures pratiques dans des ensembles de tâches. Ajoutez ces ensembles de tâches aux nouveaux projets, répartissez les tâches et assurez le succès récurrent de vos projets.

Pour avoir un meilleur aperçu de l'avancement de vos projets, vous pouvez définir des types de statut et des catégories. Hiérarchisez les projets avec des couleurs ou des champs supplémentaires individuels. Créez en outre des systèmes de feux de signalisation pertinents pour vos projets.

Dans la planification de projet, vous pouvez saisir des jalons pour lesquels des tâches importantes doivent être réalisées. Il est possible de définir des budgets pour les tâches respectives ainsi que pour l'ensemble du projet. Vous pouvez ainsi contrôler les coûts à tout moment.

Dans l'aperçu des projets, vous voyez le statut de vos projets, combien de prestations et de coûts ont été engagés, si les projets sont dans le budget et si vous êtes toujours dans les délais.

Beaucoup de choses sont développées et construites dans les projets. Enregistrez les concepts, les instructions, les ébauches et la documentation dans vos projets ou dans les installations des clients. Les installations clients conviennent particulièrement bien lorsque ce sont des données et des informations qui sont également précieuses dans le cadre du suivi des clients.

Facilitez l'envoi d'e-mails à votre équipe en leur fournissant des modèles de projets. Envoyez par exemple à vos nouveaux clients un e-mail complet pour le lancement du projet - comprenant des fiches techniques, les meilleures pratiques et des listes de contrôle. Ou remerciez vos clients à la fin du projet en leur envoyant une documentation détaillée.

Au fil du temps, vous avez acquis des connaissances approfondies sur vos produits, vos services et sur la manière de mener à bien vos projets. Enregistrez et partagez ce savoir dans Exxas. Créez des processus de projet avec des organigrammes, décrivez les différentes étapes du processus - et veillez à ce que les nouveaux collaborateurs de projet soient rapidement introduits.

Grâce à l'intégration à Microsoft 365 et Outlook, vous pouvez également accéder à votre agenda dans Exxas. Organisez des rendez-vous et des créneaux horaires pour votre équipe de projet tout en tenant compte des rendez-vous déjà inscrits dans Outlook.

Composez votre tableau de bord personnel de manière individuelle. Organisez et mettez à l'échelle les diagrammes de manière flexible par glisser-déposer. Choisissez le type de diagramme, définissez les valeurs des axes, définissez des filtres ou regroupez les données. Vous pouvez ainsi suivre la progression de tout un portefeuille de projets.

De nombreuses évaluations prédéfinies vous facilitent la gestion de vos projets ainsi que de vos prestations et coûts pour les projets. Utilisez les évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.

Vous avez besoin d'informations supplémentaires dans un projet ? Créez des champs supplémentaires pour les projets, comme des champs de sélection, des descriptions et bien plus encore. Vous pouvez en outre définir ces champs comme obligatoires et les afficher également sous forme de colonnes dans les aperçus.

Avec Exxas, vous saisissez et gérez tous vos produits et services en un seul endroit. Qu'il s'agisse d'articles physiques, de services numériques ou de tarifs horaires pour des prestations de services ; toutes les informations sont disponibles de manière centralisée et peuvent être ajoutées à des offres, des commandes, des abonnements ou des projets.

Saisissez les données des articles de vos produits et services dans n'importe quelle langue. Enregistrez la langue préférée de vos clients pour que les offres, les bons de livraison et les factures soient automatiquement générés dans la bonne langue.

Organisez vos produits et services en groupes et catégories. Définissez des responsables de catégories (category management) afin de définir les responsabilités dans la gestion des produits. Votre équipe peut trouver et sélectionner les articles souhaités aussi facilement que dans une boutique en ligne bien organisée.

Gérez vos articles dans n'importe quelle devise. Faites calculer automatiquement vos prix d'achat et de vente dans différentes monnaies. Si votre monnaie de référence est l'euro ou le franc suisse, vous pouvez comparer automatiquement les taux de change avec la banque centrale ou nationale.

Gérez des données complètes sur les produits et les services. Ajoutez des documents, des images, des listes de contrôle et des champs supplémentaires individuels. Associez par exemple vos produits à des contributions de connaissances, de sorte que le service affiche immédiatement des aides appropriées. Chaque membre de l'équipe peut ainsi accéder à tout moment à des connaissances étendues sur les produits.

Grâce à des champs supplémentaires librement définissables, vous saisissez exactement les informations dont vous avez besoin sur vos produits et services. Sélectionnez des champs de sélection, des options et des cases à cocher, des champs de texte à plusieurs lignes et bien plus encore pour vos informations supplémentaires individuelles. Affichez également ces informations dans les aperçus d'articles ou dans le masque de position pour les offres et les factures. De plus, ces informations supplémentaires peuvent également être imprimées sur les modèles PDF destinés à vos clients.

Mettez à disposition des prestations avec des budgets-temps fixes dans votre catalogue de services. Ainsi, vos collaborateurs du service externe et vos techniciens n'ont plus qu'à choisir les prestations fournies. Vous pouvez même composer des catalogues de services individuels par client via les listes de prix.

Rendez la vente incitative intelligente - sans que vos prix paraissent trop élevés. Marquez certains postes de votre offre comme optionnels. Le prix de ces produits ou services n'est pas pris en compte dans le total. Si votre client opte pour les prestations optionnelles, vous pouvez activer ces produits ou services lors de la création de la commande.

Regroupez vos produits et services en lots d'articles. Vous pouvez ainsi établir des offres complètes en quelques clics. Créez des offres, des projets et des factures standardisés en ne modifiant que la quantité et les prix. Ainsi, chaque vendeur calcule de la même manière des projets complets.

Saisissez des prix échelonnés pour vos articles, de sorte que le prix pour 100 pièces soit inférieur. Les unités de quantité peuvent être subdivisées en pièces, paquets, palettes, etc. Les listes de prix vous permettent de définir des prix individuels pour des groupes de clients ou des clients individuels. Vous pouvez ainsi appliquer des prix spéciaux pour certaines quantités achetées, des prix clients convenus durablement ou des actions saisonnières.  Il est possible d'enregistrer plusieurs listes de prix par client avec des priorités différentes.

Vous pouvez automatiser le calcul de vos prix de vente en fonction du prix d'achat. Pour les offres, les factures, etc., vous pouvez personnaliser les calculs de prix. Grâce au calcul des prix et des marges, vous voyez, pour chaque offre ou commande, quel est votre bénéfice.

Pour chaque article, vous pouvez définir un centre de coûts, un compte de charges et un compte de produits. Lors de l'enregistrement de la facture, les articles sont comptabilisés dans les comptes de produits. Lors de l'achat, les articles sont comptabilisés dans les comptes de charges.

Les abonnements vous permettent d'envoyer à vos clients des factures récurrentes pour les frais de service, les forfaits de services, les contrats de maintenance, etc. Les cycles pour les factures peuvent être définis par modèle d'abonnement ou individuellement par client. Vous pouvez également créer autant d'abonnements différents que vous le souhaitez par client. La gestion des abonnements est très complète et vous pouvez déposer des documents tels que des contrats - vous avez ainsi tout en un seul endroit.

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Les cycles de facturation automatisés génèrent les factures pour les abonnements. Les cycles tiennent bien entendu compte du fait que les abonnements sont actifs ou résiliés. Vous pouvez également effectuer des mises à niveau et des déclassements sur les abonnements - les cycles de facturation peuvent générer des factures différentielles de manière automatisée. Grâce à l'envoi en masse, vous envoyez et comptabilisez également les factures de manière automatisée.

Les adaptations en cours d'année, telles que les upgrades et downgrades, peuvent être mises en œuvre dans les abonnements grâce à la fonction "Planifier l'adaptation". Pour une date donnée, il est possible d'augmenter, de réduire ou de supprimer complètement des positions. Grâce au calcul des différences, la période jusqu'à la prochaine facture d'abonnement est automatiquement décomptée. Le calcul manuel des différences n'est plus nécessaire. En outre, il est possible de démarrer les abonnements avec une date de début ultérieure, de les mettre en pause pour une durée déterminée ou de les résilier à une date donnée. Lors de la résiliation, les délais de préavis sont pris en compte.

Les modèles commerciaux avec abonnements fonctionnent mieux lorsque les abonnements sont conçus de manière standardisée. Créez des modèles pour vos abonnements avec des produits, des services, des durées, des prix et des cycles de facturation définis. Vous pouvez ainsi créer de nouveaux abonnements pour les clients de manière extrêmement rapide et sans erreur.

Les abonnements permettent de calculer très précisément les revenus futurs. Dans les tableaux de bord, vous pouvez suivre la croissance de vos abonnements et afficher des prévisions de revenus. Il n'existe pas de meilleure planification des liquidités et du budget. En outre, lorsque vous comptabilisez des abonnements annuels, vous pouvez définir des périodes de prestations de manière automatisée. Grâce à la régularisation automatique, les revenus sont délimités via les actifs ou les passifs transitoires - et les revenus sont répartis sur les mois.

Donnez à vos clients un aperçu de leurs abonnements via le portail clients. Activez la gestion des abonnements dans votre portail clients Exxas. Laissez vos clients gérer leurs abonnements dans la mesure où vous les autorisez à le faire.

Gérez les installations de vos clients et associez les ordres de service aux appareils, systèmes et installations. Faites en sorte que les installations soient créées automatiquement dès qu'une facture est enregistrée avec les articles correspondants. Gérez les photos, les documentations personnalisées ou les instructions. Vos techniciens apprécieront de pouvoir se présenter chez vos clients parfaitement informés. En outre, associez les installations des clients à des abonnements afin de voir quels actifs sont dotés de contrats de service.

Concevez différentes catégories d'installations avec des champs et des masques individuels. Une installation client de type "imprimante" a d'autres champs que l'installation "ordinateur portable". Définissez les catégories d'immobilisations correspondantes pour vos articles. Les immobilisations ne doivent pas nécessairement être des produits physiques. Elles peuvent également contenir des installations virtuelles et des informations telles que des adresses IP, des brevets, des photos, des clés clients, etc.

Reliez les ordres d'intervention, les tickets, les abonnements, les opportunités de vente, etc. aux installations des clients. Il en résulte un historique de service très détaillé. Votre équipe de vente et de service après-vente peut obtenir en peu de temps une vue d'ensemble de l'environnement du client.

Pour les articles, vous pouvez définir si une installation client doit être créée automatiquement. Si vous activez cette fonction, la catégorie d'installation sélectionnée sera créée lorsque l'article sera livré ou facturé.

Permettez à vos clients d'accéder aux installations que vous leur fournissez via votre portail clients. Si vous activez les installations des clients dans votre portail clients d'Exxas, vos clients ont non seulement une vue d'ensemble de vos installations, mais aussi de leur historique de service. Cela permet de fidéliser la clientèle, car vos clients ont toujours tout sous les yeux chez vous.

Surveillez, suivez et organisez vos commandes. Etablissez des offres, générez des commandes à partir de celles-ci, transmettez les bons de livraison et de préparation jusqu'à la facturation de vos commandes. Le tout dans une gestion claire des commandes.

Gérez vos fournisseurs de manière systématique - avec des données d'adresse et de contact mises à jour, des prix et des conditions individuels, un historique des relations documenté et d'autres informations pertinentes. Vous créez ainsi de la transparence dans vos achats.

Utilisez encore mieux les possibilités du commerce électronique avec Exxas. Connectez votre boutique en ligne Shopify ou WooCommerce à Exxas et automatisez la comparaison des données des articles et des commandes.

Vos articles peuvent être complétés par des accessoires adaptés. Dans les offres et les commandes, vos utilisateurs peuvent afficher et sélectionner en un clic l'accessoire correspondant à un article. En outre, vous pouvez enregistrer des articles de remplacement de manière simple et facile.

Les lots d'articles vous permettent de regrouper des articles individuels en un seul lot. Cela simplifie le traitement des offres et des commandes et permet de vendre des ensembles de produits ou de services. Les prix sont calculés sur la base des différents articles ou fixés pour l'ensemble du set.

Les numéros de série permettent d'identifier clairement les articles individuels. Ayez des numéros de série en stock et sélectionnez-les dans votre stock lors de la facturation. Enregistrez automatiquement les articles SN dans les installations des clients afin d'être prêt pour les cas de service et de garantie.

La gestion des lots est disponible pour les denrées alimentaires ou les marchandises périssables en général. Vous pouvez ainsi définir des lots lors de l'entrée de marchandises et les enregistrer en stock. Lors de la sortie de marchandises ou de la livraison, vous sélectionnez un lot et le nombre de pièces prélevées. La traçabilité est ainsi garantie. Si un rappel est nécessaire, vous pouvez en informer rapidement vos acheteurs.

Les livraisons partielles vous permettent d'expédier et de facturer des articles immédiatement disponibles. Grâce aux livraisons groupées, vous regroupez plusieurs commandes et économisez des frais de logistique. Il est également possible de regrouper plusieurs commandes et livraisons dans des factures groupées.

Des propositions de commande automatiques peuvent être générées sur la base de stocks minimaux, idéaux ou maximaux. A partir de ces propositions de commande, il est possible de créer directement les commandes auprès de vos fournisseurs.

Créez directement des commandes auprès de vos fournisseurs à partir de vos commandes clients. Vous ne commandez ainsi que les marchandises qui ont été vendues. Les commandes tiennent compte des conditions et des prix de vos fournisseurs.

Créez et gérez un nombre illimité de lieux de stockage et d'emplacements. Qu'il s'agisse de vos propres entrepôts, de sites logistiques externes, d'entrepôts de commission ou de rayonnages de stockage dans les surfaces de vente ; le stockage, le transfert et le déstockage fonctionnent très simplement.

Tout comme les entrées et les sorties avec les processus de marchandises automatisés, les transactions manuelles en entrepôt sont systématiquement documentées. Les entrées et les transferts manuels se prêtent particulièrement bien au déplacement rapide de marchandises et aux corrections de stocks.

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Scannez les codes QR et les codes à barres lors de la réception des marchandises afin d'attribuer les articles aux emplacements de stockage. Imprimez vous-même des codes-barres sur les produits et les bons de livraison afin que vos clients puissent les réutiliser.

Transmettez les commandes vérifiées à votre logistique. Pour l'armement, tous les détails tels que les articles, le lieu de stockage et la disponibilité, les consignes de livraison et d'emballage sont immédiatement visibles.

Gérez vos équipes, vos collaborateurs et toutes leurs données en un lieu sûr. Vos collaborateurs tiennent leur propre profil à jour, peuvent accéder en tant que supérieurs aux données et documents de leur équipe et établir eux-mêmes des certificats de travail, des contrats de travail ou des évaluations de collaborateurs. Les absences, les frais et les crédits de vacances sont également gérés via les profils des collaborateurs. Grâce à la base de connaissances, aux paquets de tâches et à l'intranet, vous accélérez considérablement l'onboarding des nouveaux collaborateurs.

Le profil de collaborateur permet à vos collaborateurs d'adapter eux-mêmes leurs données personnelles, d'introduire des saisies de temps et des frais, de faire des demandes d'absence comme des congés, de consulter leur compte d'heures supplémentaires ou de voir leur solde de congés. Et bien plus encore. Les supérieurs et le service du personnel s'épargnent ainsi beaucoup de travail et de fréquentes interruptions de travail pour des renseignements.

Mettez à la disposition de vos collaborateurs un manuel du collaborateur complet et numérique. Dans l'espace de connaissances, vous rassemblez les règlements du personnel, les pouvoirs de décision, les instructions et les meilleures pratiques.

L'espace de connaissances convient pour mettre à disposition un propre intranet avec des manuels, des FAQ, des règlements pour les collaborateurs, des contributions de connaissances sur les services et les produits, des systèmes de gestion pour la certification ISO, etc. Créez autant de catégories et de sous-catégories que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des contributions avec des options de formatage, des tables des matières ainsi que des images, des schémas et des vidéos.

Communiquez les nouveautés concernant l'entreprise grâce à la fonction d'actualités intégrée d'Exxas. Créez des articles avec des images et publiez la nouvelle dans Exxas. Tous les utilisateurs reçoivent un avis de notification la prochaine fois qu'ils se connectent.

La saisie complète du temps de travail répond à toutes les exigences légales et est combinée avec la saisie des prestations dans les ordres de service, les projets et les tâches. Ainsi, les temps ne doivent plus être saisis deux fois pour le temps de travail interne et la facturation. En option, vous pouvez gérer les temps de présence ainsi que les heures supplémentaires et les heures creuses. Obtenez une vue d'ensemble du temps de travail de votre équipe et de la manière dont il est utilisé. Grâce aux demandes et aux autorisations, vous facilitez considérablement le travail des chefs d'équipe et garantissez une saisie en temps réel de toutes les prestations.

Activer le calcul automatique des heures supplémentaires et des heures en moins. Les utilisateurs voient dans leur compte tous les crédits pour les heures supplémentaires effectuées et les déductions pour les compensations. Dans l'aperçu hebdomadaire, on peut voir combien d'heures doivent encore être effectuées dans la semaine en cours pour atteindre les heures de travail théoriques.

Laissez votre équipe créer des demandes d'absence pour les congés, la maladie, le bureau à distance et bien plus encore. Exxas calcule la durée des absences en tenant compte des heures de travail théoriques et des jours fériés. L'absence est automatiquement saisie dans la saisie des temps et le calendrier (Outlook). Le compte de vacances est géré tout aussi automatiquement. Les supérieurs n'ont plus qu'à vérifier et à approuver les demandes grâce à la vue de planification intégrée.

Votre équipe saisit les frais sur les commandes et les projets pour la facturation ultérieure ou pour sa propre entreprise via son propre profil. Les membres de l'équipe saisissent facilement l'image du justificatif via le téléchargement d'images ou directement via une photo de téléphone portable via l'application Exxas. Tous les frais sont regroupés sur des demandes et peuvent être validés par les supérieurs pour le paiement.

En quelques clics, les collaborateurs demandent à leurs supérieurs ou à des services sélectionnés des congés, d'autres absences, des heures de travail hebdomadaires, des factures de fournisseurs et des frais. Les supérieurs retrouvent toutes les demandes qui leur ont été soumises dans leur espace de travail personnel. Les demandes peuvent être commentées et acceptées ou refusées en un seul clic.

L'onboarding et l'offboarding impliquent généralement de nombreuses personnes et nécessitent la configuration de nombreux systèmes. Les paquets de tâches sont parfaitement adaptés aux entrées et aux sorties des collaborateurs. Créez et distribuez des paquets contenant toutes les tâches pour l'équipe informatique, l'office management et l'équipe RH. Ainsi, tout sera prêt à la date d'entrée et aucun accès au système ne restera ouvert en cas de départ.

Utilisez les modèles Word personnalisables pour les documents RH. Utilisez les modèles d'Exxas ou intégrez vos modèles existants de certificats de travail, de contrats de travail, etc. En un clic, les supérieurs et les collaborateurs des RH peuvent générer les documents souhaités pré-remplis avec les données des collaborateurs. Le mieux est de conserver les documents créés pour les collaborateurs dans leur profil.

Évaluez la charge de travail actuelle via vos tableaux de bord. Calculez la charge de travail sur la base des activités commerciales, des budgets-temps ou du temps facturable. Déterminez quels membres de l'équipe ont encore des capacités pour des tâches et des projets. Soit sur la base des activités ouvertes et planifiées, soit sur la base de la vue de planification des ressources.

Motivez votre équipe de manière ludique. L'intégration d'éléments de gamefication, tels que des prix et des coupes virtuels, augmente la motivation pour atteindre les objectifs, en particulier chez les jeunes générations. La réalisation des objectifs est plus visible et le profil des collaborateurs indique le nombre de récompenses et le niveau d'expérience atteint. Distribuez des points pour les projets menés à bien, les formations et certifications suivies ou le travail particulièrement bien fait.

Assurez-vous chaque mois d'un décompte de salaire correct et ponctuel. Pour les collaborateurs payés au mois ou à l'heure. Vous pouvez calculer, payer et comptabiliser les salaires sans connaissances préalables approfondies. En outre, il est possible de mettre en place des systèmes de rémunération avec des commissions, des bonus, des frais et des allocations. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour la Suisse et le Liechtenstein.

Transmettez les fichiers de paiement des salaires à votre banque en ligne. Une fois le débit effectué, enregistrez le cycle de paie dans la comptabilité financière. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour les pays de la Suisse et du Liechtenstein.

Utilisez les nombreuses rubriques d'Exxas pour calculer et comptabiliser correctement vos salaires. Vous pouvez adapter les rubriques existantes ou en créer de nouvelles. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour les pays de la Suisse et du Liechtenstein.

Décomptez toutes les assurances sociales telles que l'AVS, l'AI, l'AC, l'APG, les indemnités journalières de maladie, l'assurance-accidents, les allocations familiales et la prévoyance professionnelle (LPP) via la comptabilité salariale d'Exxas. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour les pays de la Suisse et du Liechtenstein.

Décomptez les impôts à la source des 26 cantons de manière automatisée. Les barèmes sont comparés avec les offices de l'impôt à la source. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour les pays de la Suisse et du Liechtenstein.

Envoyez chaque année à vos collaborateurs le certificat de salaire au format PDF et de manière automatisée par e-mail. Définissez dans le profil des collaborateurs les champs qui doivent être marqués par collaborateur et enregistrez les commentaires corrects. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour les pays de la Suisse et du Liechtenstein.

Transmettez numériquement les déclarations annuelles pour les assurances sociales ainsi que les entrées et sorties de collaborateurs. En outre, vous pouvez également traiter les décomptes mensuels d'impôt à la source via ELM. La comptabilité salariale ainsi que toutes les fonctions liées au décompte des salaires sont actuellement conçues pour la Suisse et le Liechtenstein.

Créez des champs individuels pour les profils des collaborateurs afin de saisir d'autres informations par défaut. De tels champs peuvent par exemple très bien être utilisés pour les systèmes de commissionnement et de bonus. Utilisez des champs supplémentaires tels que des champs de sélection, des champs de texte à plusieurs lignes, des options et bien d'autres encore. Les champs peuvent également être affichés sous forme de colonnes dans les aperçus.

Automatisez les tâches quotidiennes afin de pouvoir vous concentrer sur l'essentiel. Organisez l'onboarding d'une nouvelle collaboratrice via un formulaire qui, une fois envoyé, lance un workflow avec des paquets de tâches. Ou mettez à la disposition de votre équipe, via un espace de travail, différents formulaires de personnel qui génèrent des tâches dans l'espace de travail RH et exécutent des workflows.

Composez votre tableau de bord personnel de manière individuelle. Organisez et mettez à l'échelle les diagrammes de manière flexible par glisser-déposer. Choisissez le type de diagramme, définissez des valeurs pour les axes, définissez des filtres ou regroupez les données. Vous pouvez ainsi agréger et évaluer toutes les données relatives aux collaborateurs, aux salaires et au travail avec les activités commerciales. Vous pouvez également mettre les tableaux de bord à la disposition de votre équipe dans les espaces de travail.

De nombreuses évaluations prédéfinies vous facilitent la gestion de vos collaborateurs et de votre comptabilité salariale. Il existe également de nombreux rapports pour les prestations et les coûts qui y sont saisis. Utilisez les évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'Add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.

Dans la comptabilité financière, vous enregistrez toutes vos transactions telles que les documents clients et fournisseurs, les encaissements et les décaissements, les écritures manuelles et bien plus encore. Vous effectuez des amortissements et des cycles de régularisation, gérez vos immobilisations dans la comptabilité des immobilisations et évaluez les avoirs en devises étrangères. À la fin de l'exercice, vous établissez votre bilan annuel avec les comptes annuels.

Vous pouvez créer un nombre illimité de mandants (systèmes) dans Exxas. Par exemple, vous pouvez créer un mandant pour l'entreprise "Muster Services GmbH" et un autre mandant pour l'entreprise "Muster Produktionsfabrik GmbH". Vous pouvez créer des entreprises complètement séparées en tant que mandants et également attribuer des autorisations séparées. Tous les mandants utilisent le nombre d'utilisateurs simultanés comptabilisés, c'est pourquoi vous pouvez également créer un nombre illimité d'utilisateurs dans les différents mandants. Dans chaque mandant, vous pouvez créer et gérer un nombre illimité d'exercices.

Le nombre d'écritures est limité à 5'000 par exercice, indépendamment de l'abonnement souscrit ou du nombre d'utilisateurs simultanés. Pour la plupart des micro-entreprises, 5'000 réservations par année fiscale suffisent. La limite d'écritures peut être étendue à 5'000 écritures par paquet pour 45,-/mois chacun. La limite est automatiquement augmentée au nombre d'écritures pour tous les mandants et tous les exercices. Avec 6 packs ou pour 270,-/mois, le nombre d'écritures est illimité. C'est l'exercice avec le plus d'écritures qui est mesuré. Si la limite d'écritures est bientôt atteinte, vous recevrez un message lors de la comptabilisation.

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Prix pour l'extension de la limite d'écritures

10'000 écritures, 45,-/mois (1 paquet)

15'000 écritures, 90,-/mois (2 paquets)

20'000 écritures, 135,-/mois (3 paquets)

25'000 écritures, 180,-/mois (4 paquets)

30'000 écritures, 225,-/mois (5 paquets)

Illimitée écritures, 270,-/mois (6 paquets)

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Les prix sont indiqués hors TVA.

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Utilisez l'un des plans comptables préparés pour la Suisse, l'Allemagne ou l'Autriche. Ceux-ci se basent sur les plans comptables PME (Suisse), SKR03 et SKR04 (Allemagne) ainsi que sur le plan comptable unique (Autriche). Vous pouvez simplifier les plans comptables selon vos besoins ou les développer avec d'autres comptes.

Générez la facture ou l'avoir pour votre client à partir d'une commande, d'un ordre de service ou d'un projet, simplement en un clic. Bien entendu, vous pouvez également créer des factures manuelles. Envoyez vos factures individuellement ou en masse par e-mail. Grâce aux automatisations, vous pouvez créer, envoyer et comptabiliser des factures de manière entièrement automatisée.

Recevez des factures et des notes de crédit par e-mail dans Exxas. Les factures sont lues automatiquement, des écritures sont proposées et traitées. Grâce au processus d'approbation, les responsables du budget peuvent valider les factures et les faire ensuite simplement transmettre à votre banque pour paiement.

Créez des factures partielles pour les commandes et les projets en un seul clic. Les factures partielles sont automatiquement déduites de la facture finale. Pour la facturation des projets et des abonnements, vous disposez encore de nombreuses possibilités. Parmi elles, la facturation de tous les temps et frais déjà engagés ou la facturation échelonnée des prestations.

Vous générez facilement des factures clients à partir de projets, d'ordres de service, d'abonnements et de commandes. Configurez votre flux de travail pour les factures et les notes de crédit aux clients. Définissez qui peut créer, modifier et annuler des factures. Définissez également qui doit approuver les factures et les notes de crédit avant leur envoi.

Vous recevez facilement les factures et les notes de crédit de vos fournisseurs par e-mail, par exemple dans la boîte aux lettres de groupe rechnung@muster.com. Vous pouvez intégrer cette boîte aux lettres dans Exxas et la gérer en commun. Faites générer automatiquement des factures de créanciers à partir des e-mails entrants. Si vous activez l'approbation, vous pouvez envoyer les demandes d'approbation aux utilisateurs centraux ou aux responsables du budget/compte.

Créez une note de crédit pour votre client en un clic et compensez-la avec une facture ouverte. Définissez des utilisateurs qui peuvent créer des notes de crédit, réinitialiser et annuler des factures.

Envoyez des factures avec des adresses e-mail centralisées comme rechnung@ihredomain.com. Cela est possible pour des factures individuelles comme pour l'envoi de milliers de factures. Automatisez également le traitement ultérieur et la comptabilisation des factures des débiteurs. Pour cela, intégrez des boîtes aux lettres communes dans Exxas. Ces boîtes aux lettres vous permettent également de configurer une adresse e-mail pour la réception des factures des fournisseurs (créanciers). Faites en sorte que les factures fournisseurs entrantes soient traitées de manière automatisée.

Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Standard verbreitet sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die E-Rechnung bietet viele Vorteile in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Dank den maschinenlesbaren Daten und der vollständig elektronischen Verarbeitung, kann auf das aufwändige OCR-Scannen verzichtet werden. Mit Exxas empfangen, verarbeiten und versenden Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard. Für die Schweiz können Sie ausserdem QR-Rechnungen aktivieren, so dass Ihre Rechnungsempfänger Zahlungen bequem mit dem QR-Code ausführen können.

Reprenez les entrées de paiement de votre banque en ligne dans Exxas et rapprochez automatiquement les paiements avec les factures clients ouvertes (débiteurs). Vous pouvez également payer facilement vos factures de fournisseurs (créanciers) avec Exxas. Regroupez les factures fournisseurs échues dans un cycle de paiement et transférez-le dans votre banque en ligne.

Gardez le contrôle sur les factures impayées de vos clients grâce au système de relance intégré. Envoyez un rappel amical à vos clients après l'expiration du délai de paiement. Vous pouvez définir les niveaux de rappel, les délais et les jours de réserve. Vous pouvez également définir vous-même les modèles et les textes. Dans les comptes clients, vous pouvez également définir des stops de relance - et si nécessaire des stops de livraison.

Pour le décompte de la TVA, vous pouvez choisir entre différentes procédures et méthodes : Effectivement avec la contrepartie encaissée ou convenue, les taux de la dette fiscale nette et toutes les autres méthodes comme le brut et le net. Pour les achats et les ventes, utilisez les codes TVA prédéfinis. Grâce au décompte de TVA intégré, vous réglez vos impôts en toute simplicité.

Vers la fin de l'exercice, préparez le nouvel exercice. Créez le nouvel exercice et reportez les soldes du bilan. Vous pouvez continuer à traiter les factures des débiteurs et des créanciers dans l'ancien exercice et à effectuer des écritures. Vous pouvez reporter les soldes ainsi que les débiteurs et créanciers ouverts à la fin de l'année dans le nouvel exercice.

Vous pouvez afficher le bilan et le compte de résultats en un seul clic dans les finances. Choisissez si vous souhaitez comparer les soldes avec l'année précédente ou le budget. Vous exportez les évaluations dans Excel ou PDF afin de les préparer pour les comptes annuels.

Le compte de résultat n'est pas seulement un instrument indispensable à la clôture de l'exercice. Il vous permet également de garder un œil sur la situation financière de votre entreprise en cours d'année, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, et d'éviter les mauvaises surprises en fin d'exercice. Chaque recette et dépense peut être suivie jusqu'au document individuel, de sorte que vous voyez toujours exactement quelles écritures sont contenues dans votre compte de résultat. Le niveau de détail de votre aperçu financier dépend de la catégorisation de vos documents. Toutes les valeurs peuvent être vérifiées rapidement et facilement, avec la possibilité d'adapter les catégories en toute simplicité si nécessaire.

Comptabilisez en plus certaines ou toutes les écritures sur des centres de coûts (CC) pour les domaines d'activité ou les départements. Les évaluations des centres de coûts dans les finances vous permettent d'évaluer les charges et les produits par centre de coûts.

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Etablissez votre budget annuel. Utilisez pour cela des postes budgétaires par compte et répartissez les recettes et les dépenses sur les mois. Comparez en permanence votre budget avec votre compte de résultats.

Gardez un œil sur vos liquidités et sur les entrées et sorties de fonds. Les graphiques de flux de trésorerie dans les tableaux de bord sont un bon moyen de le faire.

Utilisez les objets de placement pour la gestion et l'amortissement des véhicules, des appareils, du mobilier, etc. Grâce à la méthode d'amortissement linéaire et dégressif, Exxas calcule et comptabilise les amortissements de manière automatisée.

Si l'EUR, le CHF ou l'USD ne doit pas être votre devise principale, vous pouvez définir avec Exxas une autre devise principale de votre choix. Vous pouvez en outre utiliser un nombre illimité de monnaies étrangères. Si votre devise principale est l'euro ou le franc suisse, vous pouvez ajuster automatiquement les taux de change avec la banque centrale ou nationale.

Même si vous avez généralement un exercice de 12 mois, des clôtures mensuelles et trimestrielles sont souvent nécessaires pour le reporting. Grâce aux délimitations automatisées, la mise à disposition de ces clôtures en cours d'année est un jeu d'enfant. Vous pouvez fixer les périodes clôturées afin qu'aucune écriture ne puisse plus être modifiée au cours de ces périodes.

Si vous facturez des abonnements annuels, vous pouvez automatiser la comptabilisation des revenus sur les différents mois. Et bien sûr aussi les charges dans les factures des fournisseurs. La régularisation active et passive est alors effectuée automatiquement.

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Mit der integrierten Lösung für Abos erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen ganz einfach und automatisiert. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich: Exxas erstellt die Rechnungen mit den erfassten Positionen automatisch. Auf Wunsch inklusive dem Versand.

Si vous ou votre fiduciaire utilisez DATEV, Abacus ou Topal pour la comptabilité, vous pouvez connecter ces systèmes à Exxas, transférer les factures et comparer les écritures.

Faites passer votre reporting à un niveau supérieur avec Exxas et Microsoft Power BI. Grâce à la connexion, vous visualisez des données en direct pour votre direction avec des calculs et des seuils étendus.

Grâce à l'extension Excel d'Exxas, vous pouvez connecter Microsoft Excel directement aux données en direct d'Exxas. Créez des rapports et des graphiques individuels avec Excel.

Nos partenaires d'entiercement vous aident en matière de comptabilité, de comptabilité TVA ou d'états financiers. Grâce à l'accès gratuit, vous pouvez travailler de manière interactive avec le partenaire d'entiercement.

Grâce aux automatisations d'Exxas, vous pouvez automatiser de manière significative le traitement des débiteurs, des créanciers et des transactions. Facturez automatiquement vos commandes et vos abonnements, envoyez des factures à vos clients par e-mail et enregistrez les factures. Le tout sans intervention humaine.

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Exxas lui-même vous offre la possibilité de créer vos propres diagrammes graphiques et cartes chiffrées dans la zone du tableau de bord. Affichez votre cash-flow, montrez avec quels clients vous réalisez le plus de chiffre d'affaires cette année, quel est le potentiel de vos opportunités en cours et bien plus encore.

De nombreuses évaluations prédéfinies vous facilitent la gestion de vos finances. Utilisez des évaluations sur la base de PDF ou exportez les données au format CSV dans Excel. Avec l'Add-in Excel d'Exxas, vous pouvez facilement construire vos propres évaluations et accéder ainsi aux données en direct d'Exxas.