L'atelier « Abonnements et facturation » permet de définir les normes applicables à vos abonnements et d'établir le processus de création, de gestion, de facturation et de résiliation des abonnements. L'objectif de cet atelier est de définir les modèles d'abonnement et de représenter toutes les étapes de la gestion et de la facturation dans un diagramme de processus.

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• Analyse du système d'abonnement actuel et du processus
• Définir les modèles avec les positions, la durée et la facturation
• Diagramme de processus pour la gestion des abonnements et la facturation
• Définir le transfert ou la migration des données d'abonnement

L'atelier « Domaine de connaissances » examine comment les collaborateurs accèdent aux informations et comment les connaissances sont stockées et partagées au sein de l'entreprise. Il vérifie si un système centralisé de gestion de contenu (CMS) est déjà utilisé à cette fin. L'accent est également mis sur la structuration des contenus par thèmes ou domaines, le traitement des informations sensibles et les possibilités d'accès pour différentes équipes. L'objectif de l'atelier est de développer, sur la base de la situation existante, une base de connaissances centrale, clairement structurée et conviviale dans Exxas, qui permette à tous les collaborateurs d'accéder efficacement à des informations complètes.

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• Définir les connaissances requises
• Déterminer et rassembler les connaissances existantes
• Définir les principales catégories de connaissances
• Créer des normes et un guide stylistique pour les contributions
• Définir les responsabilités et veiller à l'actualité

L'atelier « Configuration des collaborateurs » se concentre sur la création et la configuration des collaborateurs. Après une formation sur le profil des collaborateurs, les normes relatives aux horaires de travail, aux congés et aux heures supplémentaires/réductions du temps de travail facultatives sont définies. La saisie des temps de présence est également abordée. L'objectif de l'atelier est de permettre aux utilisateurs de créer et de configurer eux-mêmes d'autres collaborateurs dans Exxas.

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• Formation à la configuration des collaborateurs
• Définition des horaires de travail et des droits à congé
• Heures supplémentaires/heures en moins, temps de travail et temps de présence facultatifs
• Définition des services et des supérieurs hiérarchiques pour chaque collaborateur
• Champs supplémentaires pour les collaborateurs

L'atelier «Dashboards» se concentre sur l'identification et la sélection des indicateurs clés qui revêtent une importance capitale pour l'entreprise et ses services. Les participants déterminent ensemble quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) décisifs. Sur la base de cette analyse, un tableau de bord personnalisé est créé, qui présente les informations essentielles de manière claire et concise. En outre, l'atelier fournit les connaissances nécessaires pour créer de manière autonome vos propres tableaux de bord à l'avenir et les adapter de manière flexible à l'évolution des besoins.

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• Analyse des rapports, graphiques et indicateurs clés de performance (KPI) du jour
• Formation aux modèles de données Exxas
• Création collaborative de tableaux de bord personnalisés

L'atelier « Domaines de travail et tâches » analyse la manière dont les groupes internes, tels que les équipes et les services, collaborent. Il examine les types de groupes de travail existants, les tâches qu'ils assument et la manière dont la répartition des tâches est organisée au sein de ces groupes. Une attention particulière est accordée à la question de savoir si et sous quelle forme des réunions régulières, telles que des stand-ups ou des réunions de direction, ont lieu et quels sont les thèmes abordés lors de ces réunions. En outre, l'atelier examine comment les informations confidentielles sont traitées et quelles structures organisationnelles en découlent. L'objectif de l'atelier est d'obtenir une image claire et complète des processus internes et des responsabilités existants. Il en résulte les domaines de travail et les catégories de tâches.

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• Configurer les tâches et les catégories
• Définir des espaces de travail pour les équipes et les services
• Définir des espaces de travail pour les réunions récurrentes
• Gestion des documents pour les espaces de travail

L'atelier «Réception et planification» traite de la réception d'une demande de service et de sa répartition. Les demandes de service ou d'assistance et les commandes de prestations de services peuvent être transmises de différentes manières : par téléphone, par e-mail, via le portail client ou par le biais de demandes de service créées par les collaborateurs, pour ne citer que quelques exemples typiques. Une fois enregistrées, les demandes de service et les commandes de prestations de services sont réparties au sein de l'équipe. La plupart du temps, la disponibilité, la charge de travail et les compétences sont déterminantes pour la répartition. La manière dont la demande de service est répartie et si le client est tenu informé sont définies dans le processus de planification. Un diagramme de processus pour la réception et la planification ainsi que la configuration d'Exxas sont également les objectifs de cet atelier.

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• Analyse du processus actuel de planification
• Canaux pour les demandes de service et les ordres de service
• Champs supplémentaires et obligatoires pour les demandes de service (tickets)
• Définition des différentes étapes du processus
• Créer un diagramme de processus pour un processus de planification adapté

L'atelier «Gestion des documents» analyse où et comment les documents sont stockés dans l'entreprise et si cette structure de classement répond aux exigences du quotidien. Il vérifie si un système de gestion des documents (DMS) est déjà utilisé et comment son administration est organisée. Les directives internes existantes en matière d'organisation des documents sont également examinées. L'objectif de l'atelier est de développer, sur la base de cette analyse, une gestion des documents structurée, centralisée et conviviale dans Exxas, qui réponde aux besoins individuels de l'entreprise et soutienne de manière optimale le flux de travail.

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• Analyse de la gestion actuelle des documents et des autorisations
• Définir les emplacements futurs des documents (clients, projets, espaces de travail, connaissances, etc.)
• Définition de normes dans les structures de dossiers (paquets de dossiers)
• Définition des balises et gestion des versions
• Définir le transfert ou la migration des documents

Dans l'atelier « Gestion des produits et des services », la gestion des articles est mise en place. Les normes applicables aux articles sont définies conjointement. Cela comprend les données pour la comptabilité, les groupes et catégories d'articles ainsi que les champs supplémentaires possibles.

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• Analyse des données actuelles relatives aux articles
• Définir les groupes d'articles
• Définir les valeurs par défaut pour les textes, la comptabilité et le stock
• Définir les champs supplémentaires et obligatoires
• Ensembles d'articles, packs d'articles et listes de prix
• Définir le transfert ou la migration des données article

Grâce aux installations clients, les produits que vous ou d'autres fournisseurs livrez peuvent être enregistrés chez le client. À cette fin, différentes catégories d'installations peuvent être créées. Les installations clients peuvent servir à documenter le système client, à tenir un historique détaillé des services ou à relier les installations aux abonnements de maintenance. Tous ces thèmes sont abordés dans l'atelier « Installations clients ». L'objectif de l'atelier est de préparer les installations clients dans Exxas et de permettre aux utilisateurs de créer d'autres catégories d'installations.

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• Analyse des installations actuelles et des systèmes documentés
• Définir les catégories d'actifs et leurs champs de données
• Définition des produits (articles) qui créent automatiquement des installations clients
• Lier les abonnements, les services récurrents et les commandes de service aux installations des clients et définir leur influence sur les processus.
• Définir le transfert ou la migration des installations clients

L'atelier « Offres » analyse le processus existant en matière d'offres. La rédaction des offres et leur structure constituent une partie importante de cet atelier. Les offres font partie intégrante du processus de vente, mais elles sont souvent rédigées en dehors de ce processus. C'est pourquoi elles sont traitées dans cet atelier dédié.

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• Conception et modèles pour les offres
• Suppléments tels que les conditions générales et les dispositions contractuelles relatives aux offres
• Création d'offres avec lignes de texte, articles optionnels et positions collectives
• Définir des lots d'articles
• Responsabilités et autorisations relatives aux offres
• Créer un diagramme de processus pour un processus d'offre adapté

Dans l'atelier « Processus d'achat et stockage », nous commençons par identifier les besoins en matière de commandes. Les commandes auprès de vos fournisseurs et la réception des marchandises avec stockage constituent des étapes importantes du processus d'achat. L'objectif de cet atelier est de définir le processus d'achat à l'aide d'un diagramme et de préparer Exxas pour les commandes et la réception des marchandises.

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• Analyse du processus actuel de stockage et d'achat
• Définir les articles avec gestion des stocks
• Définir les fournisseurs et préparer la commande
• Définir les champs supplémentaires et obligatoires des commandes
• Créer un diagramme de processus pour un processus d'achat adapté

L'atelier « Processus de commande avec livraison » traite du processus central, depuis la réception de la commande ou l'acceptation de l'offre jusqu'au début de la facturation. Le traitement des commandes comprend les étapes suivantes : création de la commande, livraison (préparation / logistique / bon de livraison) et clôture de la commande.

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• Analyse du processus actuel de passation des commandes
• Définir les champs supplémentaires et obligatoires pour les commandes
• Définir l'armement et la livraison avec les documents correspondants
• Créer un diagramme de processus pour le processus de commande adapté

L'atelier « Processus de vente » examine à quel moment le processus de vente démarre, par exemple lors d'une demande d'un nouveau client par e-mail ou dès l'identification de clients potentiels. Le processus et ses différentes étapes sont également analysés. L'objectif de l'atelier est d'optimiser le processus existant, de l'adapter à Exxas et de mettre en place la plateforme pour le processus de vente.

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• Analyse du processus de distribution actuel
• Événements qui déclenchent le processus de vente
• Saisir les clients potentiels et les prospects (leads) dans Exxas
• Définition des différentes étapes du processus
• Création et configuration des opportunités commerciales
• Créer un diagramme de processus pour un processus de vente adapté

L'atelier « Processus débiteurs » analyse de manière exhaustive l'ensemble du processus de gestion des débiteurs dans l'entreprise. L'accent est mis sur la facturation des commandes, des services et des projets, ainsi que sur le traitement des paiements et des avoirs. L'atelier examine en détail l'organisation actuelle de la facturation, les personnes ou les rôles qui en sont responsables et l'utilisation éventuelle de types de factures spécifiques, tels que les factures groupées. Il examine également la manière dont les relances sont gérées et les modèles de factures utilisés.

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Un autre aspect central de l'atelier consiste à vérifier si les factures sont contrôlées manuellement avant leur envoi et corrigées si nécessaire. Les interfaces existantes avec des systèmes tiers sont également prises en compte dans l'analyse afin de garantir que tous les processus et toutes les dépendances techniques pertinents soient pris en considération.

À l'issue de l'atelier, un organigramme clair est établi, qui présente de manière claire et compréhensible le futur processus de facturation dans Exxas. L'objectif est de créer de la transparence, de définir clairement les responsabilités et de créer une base solide pour une facturation efficace et sans erreur.

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• Analyse du processus actuel de gestion des débiteurs
• Facturer les commandes, les services et les projets
• Envoi des factures par e-facture et/ou code QR
• Comptabilisation des factures
• Traiter les paiements entrants
• Configuration des factures clients et du système de relance
• Créer un diagramme de processus pour le processus débiteurs adapté

Dans l'atelier « Processus de projet », les participants analysent ensemble les différentes catégories de projets existant dans l'entreprise et les informations à saisir pour un projet. Il est également question de déterminer s'il existe des tâches ou des processus standardisés qui sont régulièrement utilisés dans les projets. L'accent est également mis sur la saisie et l'évaluation des prestations fournies ainsi que sur l'approche à adopter pour définir et contrôler les budgets des projets. L'objectif de l'atelier est de créer un diagramme de processus clair qui structure et présente de manière claire le futur processus de projet.

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• Analyse du processus actuel du projet
• Champs supplémentaires et obligatoires pour les demandes de service (ou tickets, mandats, etc.)
• Définir les catégories de projets
• Définir les taux horaires (prestations), les descriptions des prestations et les frais
• Créer un diagramme de processus pour un processus de projet adapté

Cet atelier permet de définir les notions générales relatives à la saisie des temps, aux frais et aux absences. L'objectif de cet atelier est de configurer Exxas afin que les collaborateurs puissent saisir leurs temps de travail, soumettre leurs frais et demander leurs absences.

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• Définir et créer des catégories internes pour la saisie des temps
• Saisie des temps avec services et tâches facturables
• Approbation des relevés horaires, des absences et des frais
• Définir et créer des catégories d'absence
• Définir et créer des éléments de frais
• Créer des jours fériés

Dans de nombreuses organisations de services et dans presque toutes les entreprises de services, les commandes récurrentes représentent une part importante du travail. Les services récurrents peuvent être utilisés en combinaison avec des abonnements ou comme commandes de services autonomes. Ces services peuvent également couvrir des tâches internes récurrentes. Cet atelier définit les catégories de services, attribue les responsabilités pour la gestion des services récurrents et crée le diagramme de processus correspondant.

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• Créer, gérer et supprimer des services
• Catégories de services et tâches
• Planifier les services récurrents
• Créer un diagramme de processus pour les services récurrents

Im Workshop «Unternehmen und Kontakte» wird untersucht, welche Kunden- und Kontaktdaten vorhanden und welche Informationen zwingend erforderlich sind, um neue Kunden, Lieferanten oder Kontakte anzulegen. Mit dieser Analyse werden die Zusatz- und Pflichtfelder erstellt. Dabei wird auch analysiert, wie bestehende Kundendaten gepflegt werden. Ziel des Workshops ist es, die Unternehmen und Kontakte in Exxas definiert zu haben.

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• Analyse der heutigen Kundendaten
• Kundenkategorien und ‑Gruppen definieren
• Zusatzfelder definieren und erstellen
• Pflichtfelder definieren
• Transfer oder Migration der Kundendaten definieren

Le processus de service est le processus central le plus important pour toute entreprise de services. Mais même dans les organisations de service à la clientèle et d'assistance, un bon processus de service contribue à se démarquer sur le marché. L'atelier analyse le processus de service actuel. Si la création et la distribution des ordres de service (ou tickets, mandats) sont particulièrement importantes, il convient de réserver l'atelier séparé «Enregistrement et planification». L'objectif de l'atelier est d'obtenir un diagramme de processus adapté et la mise en place complète du domaine fonctionnel «Service».

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• Analyse du processus actuel de service ou de prestation
• Champs supplémentaires et obligatoires pour les demandes de service (ou tickets, mandats, etc.)
• Définir les catégories de services
• Définir les taux horaires (prestations), les descriptions des prestations et les frais
• Créer un diagramme de processus pour un processus de service adapté

L'atelier « Processus fournisseurs » a pour objectif de définir un processus standardisé et autant que possible automatisé pour le traitement des factures fournisseurs. Pour ce faire, nous analysons le processus existant. Grâce aux possibilités offertes par Exxas, nous configurons une réception numérique des factures. Cela inclut également la comptabilisation et l'approbation des factures fournisseurs. Nous consignons le nouveau processus fournisseurs dans un diagramme de processus.

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• Analyse du processus actuel de gestion des créanciers
• Définir la réception des factures (boîte mail, numérisation des factures papier)
• Approbation des factures fournisseurs
• Comptabilisation et paiement des factures
• Créer un diagramme de processus pour le processus fournisseurs adapté