Automatisation des services

L'automatisation des services soutient les processus métier importants
Les boîtes aux lettres partagées telles que info@muster.ch, jobs@firma.de ou support@contoso.com sont essentielles dans presque toutes les entreprises. De nombreux processus importants dans une entreprise commencent par un e-mail entrant dans une boîte aux lettres centrale ; une demande d'un client potentiel, une candidature entrante ou une facture d'un fournisseur. Les équipes de vente, d'assistance, de service client ou de gestion de bureau dépendent en particulier de ces adresses e-mail générales. Ces boîtes aux lettres servent de plaque tournante centrale pour la communication avec les clients, les fournisseurs et d'autres personnes. Les e-mails entrants sont traités par un employé concernant des opportunités de vente ou des commandes de service (par exemple des billets). Lorsque des e-mails sont envoyés via la boîte aux lettres, les réponses doivent également être transférées aux bons endroits. Selon la taille de l'organisation, cela représente beaucoup de travail, qui est surtout répété constamment. Grâce à la nouvelle automatisation des services, nous mettons à votre disposition un ensemble de fonctions destinées à soutenir ces processus.

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Gérez vos boîtes aux lettres
Avec Exxas 5.1, vous trouverez le nouvel élément de menu « Boîtes aux lettres » dans la zone fonctionnelle Team. Vous pouvez créer des boîtes aux lettres personnelles et partagées. Vous pouvez ajouter des boîtes aux lettres Microsoft 365 (Exchange Online) ou des boîtes aux lettres IMAP. En raison des possibilités techniques, les automatisations ne peuvent être configurées qu'avec les boîtes aux lettres Microsoft 365. Vous pouvez enregistrer les informations de connexion d'un compte e-mail dans votre boîte aux lettres ou vous authentifier auprès du service de messagerie. L'onglet « Boîte de réception » affiche tous les e-mails reçus de la boîte aux lettres configurée qui n'ont été ni déplacés vers un dossier ni supprimés. Vous pouvez répondre à ces e-mails, les transférer ou les supprimer, comme dans votre client de messagerie (par exemple Microsoft Outlook). La valeur ajoutée réside toutefois dans le fait que vous pouvez enregistrer ces e-mails dans Exxas, créer des activités à partir de ceux-ci ou démarrer des automatisations. Les automatisations peuvent être configurées de manière à être exécutées pour chaque e-mail entrant et à générer, par exemple, un ticket ou une facture fournisseur.

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Automatisez vos boîtes aux lettres
En activant l'automatisation, vous pouvez déterminer si un ordre de service (par exemple un ticket), un projet, une opportunité ou une facture fournisseur doivent être créés pour un e-mail entrant. Pour utiliser les automatisations, vous devez canaliser le trafic de vos e-mails. Au lieu d'utiliser simplement une boîte mail info@, vous devriez, par exemple, recevoir les candidatures sur jobs@, les factures sur Invoice@ et les demandes des parties intéressées sur sales@. Bien entendu, cela n'a de sens que si vous l'indiquez également sur votre site Web. Les boîtes aux lettres contenant de nombreux spams entrants ne sont pas adaptées à l'automatisation. Par exemple, fournissez des formulaires de contact sur votre site Web qui envoient du contenu à des adresses e-mail non publiées, telles que formular147@muster.ch. Vous pouvez définir de nombreux paramètres pour les automatisations. Par exemple, vous pouvez définir la catégorie, le statut ou même les dates des activités créées automatiquement.

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Affectation automatique des activités
Vous pouvez créer des activités de telle sorte qu'elles soient acceptées par les utilisateurs (« principe de file d'attente »). Cependant, vous pouvez également distribuer automatiquement les activités aux utilisateurs et aux groupes. Avec le réglage par défaut, la méthode Round Robin est utilisée. Cela assigne une nouvelle activité à l'utilisateur qui n'a pas reçu d'attribution de cette automatisation depuis le plus longtemps. Malheureusement, cette procédure fonctionne rarement dans la pratique. C'est pourquoi nous avons la fonction Inclure des calendriers créé. Cela prend en compte à la fois les calendriers des utilisateurs et leurs temps de travail. Les week-ends, les jours fériés, les absences et les vacances ainsi que les rendez-vous sont pris en compte. Nous en sommes quelque peu fiers, car très peu de systèmes de gestion des tickets ou des services disposent d'intégrations aussi profondes pour la distribution automatique du travail. Cependant, les utilisateurs doivent garder leurs calendriers bien rangés.

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Le reçu de votre facture est transféré
Comme beaucoup de nos clients, vous utilisez probablement le reçu de facture pour recevoir et traiter les factures de vos fournisseurs par e-mail. Avant la mise à jour vers Exxas 5.1, la réception des factures se trouvait dans la zone fonctionnelle Finances, dans le menu « Créanciers ». Après la mise à jour, la réception des factures est disponible dans une boîte aux lettres séparée sous la rubrique « Boîtes aux lettres ». Vous pouvez désormais également configurer que les factures des fournisseurs soient générées automatiquement à partir des e-mails entrants, sans avoir à démarrer cette étape manuellement.

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HTML en standard
La réception et l'envoi d'e-mails sont possibles depuis longtemps dans Exxas. Les e-mails peuvent désormais également être envoyés au format HTML. Vous pouvez utiliser une mise en forme complète, telle que des énumérations, des tableaux, des couleurs et des marqueurs. Les images intégrées au contenu des e-mails sont désormais également possibles.

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E-mails de réponse pour les commandes de service et les projets
Lorsque vous envoyez des e-mails à partir d'une commande de service ou d'un projet, un nouveau code est ajouté à l'e-mail. Si le destinataire répond à votre e-mail et ne supprime pas le code, Exxas enregistrera l'e-mail de réponse dans l'activité et en informera l'utilisateur responsable de l'activité.

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