Das neue Update bietet gleich mehrere Möglichkeiten Automationen bereitzustellen. Sie können diese im Hintergrund automatisch bei gewissen Ereignissen ausführen lassen, über einen Button bei einem Objekt oder einer Aktivität manuell starten oder in der Hauptnavigation unter den Automationen zur Auswahl bereitstellen. Automatisieren Sie damit auf einfache Weise repetitive oder komplexe, fehleranfällige Tätigkeiten wie Datenaktualisierungen, Rechnungsstellung, On- und Offboardings von Kunden, Mahnwesen oder Dokumentenablage.
Automationen im Hintergrund auslösen
In Exxas Version 4.4 können Automationen automatisch ausgelöst werden, wenn bei einem Objekt wie zum Beispiel Kunde, Kontakt, Offerte, Abo, Anlage oder Artikel eine Änderung vorgenommen wird. Exxas setzt dann eine konfigurierbare POST-Anfrage auf eine von Ihnen definierte URL ab. Diese Automationen können für Prozesse verwendet werden, um im Hintergrund Workflows zu starten.
Einige Anwendungsbeispiele für Automationen im Hintergrund
- Automatische Aktualisierung der Texte und Preise im Onlineshop, wenn in Exxas ein Artikel angepasst wird.
- Automatische Speicherung eines PDF zur Versionierung, wenn eine Offerte angepasst wird.
- Automatische Erstellung eines Benutzers im Kundenportal oder Onlineshop, wenn ein Kontakt bei einem Kunden erstellt wurde.
- Automatisches Starten des Genehmigungsprozess für Kunden- und Lieferantenrechnungen mit intelligenter Auswahl des Genehmigers, wenn eine Rechnung erstellt wird.
- Automatisches Starten von Workflows, wenn aus einer Offerte ein Auftrag mit bestimmten Artikeln generiert wird.
- Automatische Aktualisierungen von Marketing-Gruppen anhand sehr dynamischer Kriterien
Automationen mit einem Klick auslösen
Zu den Automationen, die im Hintergrund gestartet werden, können Sie auch noch Automationen erstellen, die manuell von Benutzern über einen Button ausgelöst werden können. Diese Buttons können bei allen Objekten und Aktivitäten wie zum Beispiel Kunden, Serviceaufträge, Anlagen, Offerten, Marketing-Gruppen, Abos oder Verkaufschancen platziert werden. Ausserdem können Sie Buttons auch den Hauptmenüpunkten in Exxas zuordnen. Dadurch wird zum Beispiel in den Menüs Meine Arbeit und Verkauf der Untermenüpunkt Automationen angezeigt. Darin stehen die von Ihnen erstellten Automationen mit der Beschreibung zur Auswahl.
Einige Anwendungsbeispiele für Automationen, die über einen Button ausgelöst werden
- Simple Öffnung von Weblinks zum Beispiel zu Power BI-Auswertungen, Lieferantensystemen oder anderen Webapplications
- Starten von Mailchimp Marketing-Automatisierungen (Customer Journeys)
- Hinzufügen von Kontakten anhand dynamischer Kriterien in eine Marketing-Gruppe
- Weiterleiten und Verarbeiten von Kundenbestellungen in anderen Applikationen oder Lieferantensystemen
- Starten eines Workflows beim Erstellen einer Verkaufschance oder eines neuen Kunden (Onboarding)