Sie können in Exxas unbegrenzt viele Mandanten (Systeme) erstellen. Zum Beispiel können Sie einen Mandanten für die Firma «Muster Services GmbH» und einen weiteren Mandanten für die «Muster Produktionsfabrik GmbH» erstellen. Sie können komplett getrennte Unternehmen als Mandanten anlegen und auch separate Berechtigungen vergeben. Alle Mandanten nutzen die gebuchte Anzahl gleichzeitiger Benutzer, weshalb Sie auch unbeschränkt viele Benutzer in den einzelnen Mandanten anlegen können. In den einzelnen Mandanten wiederum können Sie unbeschränkt viele Geschäftsjahre erstellen und führen.

Benutzen Sie einen der vorbereiteten Kontenpläne für die Schweiz, Deutschland oder Österreich. Diese basieren auf den Kontenrahmen KMU (Schweiz), SKR03 und SKR04 (Deutschland) sowie dem Einheitskontenrahmen (Österreich). Die Kontenpläne können Sie nach Ihren Wünschen vereinfachen oder mit weiteren Konten ausbauen.

Generieren Sie aus einem Auftrag, Serviceauftrag oder Projekt einfach mit einem Klick die Rechnung oder eine Gutschrift für Ihren Kunden. Natürlich können Sie auch manuelle Rechnungen erstellen. Versenden Sie Ihre Rechnungen einzeln oder massenweise per E-Mail. Mit den Automationen können Sie Rechnungen vollständig automatisiert erstellen, versenden und verbuchen lassen.

Erstellen Sie für Aufträge und Projekte mit einem Klick Teilrechnungen. Teilrechnungen werden automatisch bei der Schlussrechnung in Abzug gebracht. Für die Abrechnung von Projekten und Abos haben Sie noch viele weitere Möglichkeiten. Dazu zählt die Fakturierung aller bereits angefallenen Zeiten und Spesen oder die gestaffelte Verrechnung von Leistungen.

Rechnungen und Gutschriften Ihrer Lieferanten empfangen Sie bequem per E-Mail zum Beispiel im Gruppenpostfach rechnung@muster.com. Das Postfach können Sie in Exxas einbinden und es kann gemeinsam verwaltet werden. Lassen Sie automatisiert aus den eingehenden E-Mails Kreditorenrechnungen generieren. Wenn Sie die Genehmigung aktivieren, können Sie die Genehmigungsanfragen an zentrale Benutzer oder an die Budget-/Kontenverantwortliche senden.

Erstellen Sie für Ihren Kunden mit einem Klick eine Gutschrift und verrechnen Sie diese mit einer offenen Rechnung. Definieren Sie Benutzer, die Gutschriften erstellen, Rechnungen zurücksetzen und stornieren können.

Versenden Sie Rechnungen mit zentralen E-Mail-Adressen wie rechnung@ihredomain.com. Das ist für einzelne Rechnungen als auch für den Versand von tausenden Rechnungen möglich. Automatisieren Sie auch die Weiterverarbeitung und Verbuchung der Debitorenrechnungen. Binden Sie dazu gemeinsame Postfächer in Exxas ein. Über diese Postfächer können Sie auch eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Lieferantenrechnungen (Kreditoren) einrichten. Lassen Sie die eingehenden Lieferantenrechnungen automatisiert weiterverarbeiten.

Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Standard verbreitet sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die E-Rechnung bietet viele Vorteile in der digitalen Rechnungsverarbeitung. Dank den maschinenlesbaren Daten und der vollständig elektronischen Verarbeitung, kann auf das aufwändige OCR-Scannen verzichtet werden. Mit Exxas empfangen, verarbeiten und versenden Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard. Für die Schweiz können Sie ausserdem QR-Rechnungen aktivieren, so dass Ihre Rechnungsempfänger Zahlungen bequem mit dem QR-Code ausführen können.

Übernehmen Sie Zahlungseingänge aus Ihrem Onlinebanking in Exxas und gleichen Sie die Zahlungen mit den offenen Kundenrechnungen (Debitoren) automatisiert ab. Auch Ihre Lieferantenrechnungen (Kreditoren) bezahlen Sie bequem mit Exxas. Fassen Sie die fälligen Kreditorenrechnungen in einen Zahlungslauf zusammen und übermitteln Sie diesen in Ihr Onlinebanking.

Behalten Sie Ihre offenen Kundenrechnungen mit dem integrierten Mahnwesen unter Kontrolle. Senden Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist eine freundliche Zahlungserinnerung an Ihre Kunden. Sie können Mahnstufen, Fristen und Reserve-Tage definieren. Auch die Vorlagen und Texte können Sie selbst bestimmen. In Kundenkonten können Sie auch Mahnstopps hinterlegen – bei Bedarf auch Lieferstopps.

Für die Abrechnung der Mehrwertsteuern können Sie aus verschiedenen Verfahren und Methoden wählen: Effektiv mit vereinnahmtem oder vereinbartem Entgelt, Saldosteuersätze und alle anderen Methoden wie Brutto und Netto. Nutzen Sie für den Einkauf und Verkauf die vordefinierten MwSt.-Codes. Mit der integrierten MwSt.-Abrechnung rechnen Sie Ihre Steuern einfach ab.

Bereiten Sie gegen Ende des Geschäftsjahres das neue Jahr vor. Erstellen Sie das neue Geschäftsjahr und übertragen Sie die Bilanzsaldos. Sie können weiterhin Debitoren- und Kreditorenrechnungen im alten Geschäftsjahr verarbeiten und Buchungen ausführen. Die Saldos, sowie die per Ende Jahr offenen Debitoren und Kreditoren können Sie vorzu ins neue Geschäftsjahr übernehmen.

Bilanz und Erfolgsrechnung lassen Sie sich mit einem Klick in den Finanzen anzeigen. Wählen Sie, ob Sie die Saldos mit dem Vorjahr oder Budget vergleichen möchten. Die Auswertungen exportieren Sie in Excel oder PDF, um Sie für die Jahresrechnung vorzubereiten.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist nicht nur zum Jahresabschluss ein unverzichtbares Instrument. Auch unterjährig – etwa monatlich oder quartalsweise – hilft sie Ihnen dabei, die finanzielle Lage Ihres Unternehmens im Blick zu behalten und unangenehme Überraschungen zum Geschäftsjahresende zu vermeiden. Jede Einnahme und Ausgabe lässt sich bis auf den einzelnen Beleg nachvollziehen, sodass Sie stets genau sehen, welche Buchungen in Ihrer GuV enthalten sind. Der Detailgrad Ihres Finanzüberblicks richtet sich dabei nach der Kategorisierung Ihrer Belege. Alle Werte lassen sich schnell und einfach prüfen – inklusive der Möglichkeit, Kategorien bei Bedarf unkompliziert anzupassen.

Buchen Sie einzelne oder alle Buchungen zusätzlich auf Kostenstellen (KST) für Geschäftsbereiche oder Abteilungen. Über die Kostenstellenauswertungen in den Finanzen können Sie Aufwände und Erträge pro KST auswerten.

Stellen Sie Ihr Jahresbudget zusammen. Nutzen Sie dazu Budgetpositionen pro Konto und verteilen Sie die Einnahmen und Ausgaben auf die Monate. Vergleichen Sie Ihr Budget laufend mit Ihrer Erfolgsrechnung (GuV).

Behalten Sie Ihre Liquidität und den Zu- und Abgang von Geldmitteln im Blick. Mithilfe der Cashflow-Charts in den Dashboards haben Sie dafür ein gutes Mittel.

Nutzen Sie Anlageobjekte für die Verwaltung und Abschreibung von Fahrzeugen, Geräten, Mobiliar etc. Mit der linearen und degressiven Abschreibungsmethode berechnet und verbucht Exxas Abschreibungen automatisiert.

Wenn EUR, CHF oder USD nicht Ihre Leitwährung sein soll, dann können Sie mit Exxas eine beliebig andere Hauptwährung definieren. Sie können zudem unbeschränkt viele Fremdwährungen verwenden. Wenn Ihre Leitwährung Euro oder der Schweizer Franken ist, können Sie die Währungskurse automatisch mit der Zentral- bzw. Nationalbank abgleichen.

Auch wenn Sie für gewöhnlich ein Geschäftsjahr mit 12 Monaten haben, so sind für die Berichterstattung häufig Monats- und Quartalsabschlüsse notwendig. Dank den automatisierten Abgrenzungen ist die Bereitstellung solcher unterjähriger Abschlüsse ein Kinderspiel. Die abgeschlossenen Perioden können Sie fixieren, damit in diese Zeiträumen keine Buchungen mehr verändert werden können.

Wenn Sie Jahresabos verrechnen, können Sie die Erträge automatisiert auf die einzelnen Monate verbuchen lassen. Natürlich auch die Aufwände in den Lieferantenrechnungen. Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung wird dabei automatisch gemacht.

Mit der integrierten Lösung für Abos erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen ganz einfach und automatisiert. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich: Exxas erstellt die Rechnungen mit den erfassten Positionen automatisch. Auf Wunsch inklusive dem Versand.

Wenn Sie oder Ihr Treuhänder DATEV, Abacus oder Topal für das Rechnungswesen im Einsatz haben, können Sie diese Systeme mit Exxas verbinden, Rechnungen übertragen und Buchungen abgleichen.

Bringen Sie Ihr Reporting mit Exxas und Microsoft Power BI auf ein neues Level. Dank der Anbindung visualisieren Sie Livedaten für Ihr Management mit umfangreichen Berechnungen und Schwellenwerten.

Dank dem Excel Add-in von Exxas können Sie Microsoft Excel direkt mit den Live-Daten von Exxas verbinden. Erstellen Sie mit Excel ganz individuelle Reports und Diagramme.

Dank den Automationen von Exxas können Sie die Verarbeitung von Debitoren, Kreditoren und Buchungen stark automatisieren. Stellen Sie automatisch Ihre Aufträge und Abos in Rechnung, versenden Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden und verbuchen Sie die Rechnungen. Alles ohne menschliches Zutun.