Im Workshop «Abos und Abrechnung» werden sowohl die Standards für Ihre Abos definiert als auch der Prozess für das Anlegen, Verwalten, Abrechnen und Beenden von Abos erstellt. Ziel des Workshops ist es, dass die Abovorlagen definiert sind und alle Schritte in der Verwaltung und Abrechnung in einem Prozessdiagramm abgebildet sind.

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• Analyse des heutigen Abosystems und des Prozesses
• Abovorlagen mit Positionen, Dauer und Verrechnung festlegen
• Prozessdiagramm für Aboverwaltung und Abrechnung
• Transfer oder Migration der Abodaten definieren

Im Workshop «Angebote» wird der bestehende Angebotsprozess analysiert. Insbesondere die Erstellung von Angeboten (Offerten) und deren Aufbau sind in diesem Workshop ein wichtiger Teil. Angebote sind ein Teil des Vertriebsprozesses, doch werden Angebote häufig auch ausserhalb des Prozesses erstellt. Deshalb werden Angebote in diesem dedizierten Workshop behandelt.

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• Design und Vorlagen für Angebote
• Zusätze wie AGB und Vertragsbestimmungen zu Angeboten
• Aufbau von Angeboten mit Textzeilen, optionalen Artikeln und Sammelpositionen
• Artikelpakete definieren
• Zuständigkeiten und Genehmigungen von Angeboten
• Prozessdiagramm für adaptierten Angebotsprozess erstellen

Im Workshop «Arbeitsbereiche und Aufgaben» wird analysiert, wie interne Gruppen wie Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Dabei wird untersucht, welche Arten von Arbeitsgruppen existieren, welche Aufgaben sie übernehmen und wie die Aufgabenverteilung innerhalb dieser Gruppen geregelt ist. Ein besonderer Fokus liegt auf der Frage, ob und in welcher Form regelmässige Meetings, wie beispielsweise Stand-ups oder Geschäftsleitungssitzungen, stattfinden und welche Themen in diesen Besprechungen behandelt werden. Zusätzlich wird betrachtet, wie mit vertraulichen Informationen umgegangen wird und welche organisatorischen Strukturen sich daraus ergeben. Ziel des Workshops ist es, ein klares und vollständiges Bild über die bestehenden internen Abläufe und Zuständigkeiten zu gewinnen. Daraus ergeben sich die Arbeitsbereiche und Aufgabenkategorien.

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• Aufgaben und Kategorien konfigurieren
• Arbeitsbereiche für Teams und Abteilungen definieren
• Arbeitsbereiche für wiederkehrende Meetings definieren
• Dokumentenmanagement für Arbeitsbereiche

Im Workshop «Aufnahme und Disposition» wird der Eingang eines Serviceauftrages und dessen Verteilung behandelt. Service- oder Supportanfragen und Dienstleistungsaufträge gehen über verschiedene Wege ein – telefonisch, per E-Mail, über das Kundenportal oder durch Mitarbeitende erstellte Serviceaufträge sind typische Beispiele. Nach der Erfassung werden Service- und Dienstleistungsaufträge im Team verteilt. Meist sind für die Verteilung die Verfügbarkeit, Auslastung und Kompetenzen entscheidend. Wie der Serviceauftrag verteilt wird und ob der Kunde dabei auf dem Laufenden gehalten wird, wird im Dispositionsprozess definiert. Ein Prozessdiagramm für die Aufnahme und Disposition sowie das konfigurierte Exxas sind ebenfalls Ziele dieses Workshops.

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• Analyse des heutigen Dispositionsprozesses
• Kanäle für Serviceanfragen und Serviceaufträge
• Zusatz- und Pflichtfelder für Serviceaufträge (Tickets)
• Definition der einzelnen Prozessschritte
• Prozessdiagramm für adaptierten Dispositionsprozess erstellen

Der Workshop «Auftragsprozess mit Lieferung» behandelt den Kernprozess von der eingehenden Bestellung oder dem akzeptierten Angebot bis zum Start der Fakturierung. In der Auftragsabwicklung sind die Schritte Auftragserstellung, Lieferung (Rüstung / Logistik / Lieferschein) und Auftragsabschluss enthalten.

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• Analyse des heutigen Auftragsprozesses
• Zusatz- und Pflichtfelder für Aufträge definieren
• Rüstung und Lieferung mit entsprechenden Dokumenten definieren
• Prozessdiagramm für adaptierten Auftragsprozess erstellen

Im Workshop «Dashboards» steht die Identifikation und Auswahl der wichtigsten Kennzahlen im Mittelpunkt, die für das Unternehmen und seine Abteilungen von zentraler Bedeutung sind. Gemeinsam wird erarbeitet, welche Key-Performance-Indicators (KPI) entscheidend sind. Auf Basis dieser Analyse entsteht ein individuell zugeschnittenes Dashboard, das die wesentlichen Informationen klar und übersichtlich darstellt. Darüber hinaus vermittelt der Workshop das nötige Wissen, um künftig eigene Dashboards selbstständig zu erstellen und flexibel an veränderte Anforderungen anzupassen.

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• Analyse der heutigen Reports, Charts und KPIs
• Schulung in den Datenmodellen von Exxas
• Gemeinsames Erstellen von individuellen Dashboards

Im Workshop „Debitorenprozess“ wird der gesamte Ablauf des Debitorenmanagements im Unternehmen umfassend analysiert. Im Fokus steht dabei die Verrechnung von Aufträgen, Services und Projekten sowie die Abwicklung von Zahlungen und Gutschriften. Es wird detailliert untersucht, wie die Fakturierung aktuell organisiert ist, welche Personen oder Rollen dafür verantwortlich sind und ob spezielle Rechnungsarten wie Sammelrechnungen verwendet werden. Ebenso wird geprüft, wie das Mahnwesen gehandhabt wird und welche Rechnungslayouts im Einsatz sind.

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Ein weiterer zentraler Aspekt des Workshops ist die Überprüfung, ob Rechnungen vor dem Versand manuell kontrolliert und bei Bedarf korrigiert werden. Auch bestehende Schnittstellen zu Drittsystemen werden in die Analyse einbezogen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse und technischen Abhängigkeiten berücksichtigt werden.

Als Ergebnis des Workshops entsteht ein übersichtliches Ablaufdiagramm, das den zukünftigen Fakturierungsprozess in Exxas klar und nachvollziehbar darstellt. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Verantwortlichkeiten eindeutig zu definieren und eine solide Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Fakturierung zu schaffen.

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• Analyse des heutigen Debitorenprozesses
• Aufträge, Services und Projekte abrechnen
• Rechnungsversand mit E-Rechnung und / oder QR-Code
• Verbuchung der Rechnungen
• Zahlungseingänge verarbeiten
• Konfiguration der Debitorenrechnungen und des Mahnwesens
• Prozessdiagramm für adaptierten Debitorenprozess erstellen

Im Workshop «Dokumentenmanagement» wird analysiert, wo und wie Dokumente im Unternehmen gespeichert werden und ob diese Ablagestruktur den Anforderungen des Arbeitsalltags gerecht wird. Dabei wird überprüft, ob bereits ein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz ist und wie dessen Verwaltung organisiert ist. Ebenso werden bestehende interne Richtlinien zur Dokumentenorganisation betrachtet. Ziel des Workshops ist es, auf Grundlage dieser Analyse eine strukturierte, zentrale und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltung in Exxas zu entwickeln, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und den Arbeitsfluss optimal unterstützt.

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• Analyse der aktuellen Dokumentenverwaltung und Berechtigungen
• Zukünftige Orte für Dokumente definieren (Kunden, Projekte, Arbeitsbereiche, Wissen etc.)
• Definieren von Standards in Ordnerstrukturen (Ordnerpakete)
• Definieren von Tags und Versionierung
• Transfer oder Migration der Dokumente definieren

Im Workshop «Einkaufsprozess und Lager» starten wir bei der Erkennung des Bestellbedarfs. Wichtige Teile des Einkaufsprozesses sind die Bestellung bei Ihren Lieferanten und der Wareneingang mit Lagerung. Ziel dieses Workshops ist, dass der Einkaufsprozess mit einem Prozessdiagramm festgelegt und Exxas für die Bestellung und den Wareneingang vorbereitet ist.

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• Analyse des heutigen Lager- und Einkaufsprozesses
• Artikel mit Lagerführung definieren
• Zulieferer festlegen und Bestellung vorbereiten
• Zusatz- und Pflichtfelder von Bestellungen definieren
• Prozessdiagramm für adaptierten Einkaufsprozess erstellen

Der Workshop «Kreditorenprozess» hat zum Ziel, einen standardisierten und möglichst automatisierten Ablauf für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen festzulegen. Dabei analysieren wir den bestehenden Prozess. Mit den Möglichkeiten von Exxas konfigurieren wir einen digitalen Rechnungseingang. Dazu gehört auch die Kontierung und Genehmigung von Kreditorenrechnungen. Den neuen Kreditorenprozess halten wir in einem Prozessdiagramm fest.

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• Analyse des heutigen Kreditorenprozesses
• Rechnungseingang festlegen (E-Mail-Postfach, Scanning von Papierrechnungen)
• Genehmigung von Kreditorenrechnungen
• Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen
• Prozessdiagramm für adaptierten Kreditorenprozess erstellen

Dank Kundenanlagen können die von Ihnen oder anderen Anbietern gelieferten Produkte auf dem Kunden erfasst werden. Dazu können verschiedene Anlagekategorien erstellt werden. Zweck der Kundenanlagen kann die Dokumentation des Kundensystems, das Führen einer detaillierten Service-Historie oder die Verknüpfung von Anlagen mit Wartungsabos sein. All diese Themen werden im Workshop «Kundenanlagen» behandelt. Ziel des Workshops ist die Vorbereitung der Kundenanlagen in Exxas und dass weitere Anlagekategorien durch die eigenen Benutzer erstellt werden können.

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• Analyse der heutigen Anlagen und dokumentierten Systeme
• Anlagekategorien und deren Datenfelder festlegen
• Definition von Produkten (Artikeln), die automatisch Kundenanlagen erstellen
• Abos, wiederkehrende Services und Serviceaufträge mit Kundenanlagen verknüpfen und deren Prozesseinflüsse definieren
• Transfer oder Migration der Kundenanlagen definieren

Im Workshop «Mitarbeiterkonfiguration» steht die Einrichtung und Konfiguration von Mitarbeitenden im Fokus. Nach einer Schulung im Mitarbeiterprofil werden die Standards für Arbeitszeiten, Urlaubsguthaben und die optionale Über-/-Unterzeit festgelegt. Ausserdem wird die Präsenzzeiterfassung thematisiert. Ziel des Workshops ist, dass Benutzer weitere Mitarbeitende selbstständig in Exxas erstellen und konfigurieren können.

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• Schulung in der Mitarbeiterkonfiguration
• Definieren von Arbeitszeiten und Urlaubsguthaben
• Optionale Über-/-Unterzeiten, Einsatzzeiten und Präsenzzeiten
• Definieren von Dienstleistungen und Vorgesetzten pro Mitarbeiter
• Zusatzfelder für Mitarbeitende

Im Workshop «Produkt- und Dienstleistungsmanagement» wird die Artikelverwaltung aufgebaut. Gemeinsam wird definiert, welche Standards es bei Artikeln gibt. Dazu gehören Daten für die Buchhaltung, Artikelgruppen und ‑Kategorien sowie mögliche Zusatzfelder.

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• Analyse der aktuellen Artikeldaten
• Artikelgruppen festlegen
• Standardwerte für Texte, Buchhaltung und Lager definieren
• Zusatz- und Pflichtfelder definieren
• Artikelsets, Artikelpakete und Preislisten
• Transfer oder Migration der Artikeldaten definieren

Im Workshop «Projektprozess» wird gemeinsam analysiert, welche unterschiedlichen Projektkategorien im Unternehmen vorhanden sind und welche Informationen für ein Projekt erfasst werden. Dabei wird auch erörtert, ob es standardisierte Aufgaben oder Abläufe gibt, die regelmässig in Projekten Anwendung finden. Ein weiterer Fokus liegt auf der Erfassung und Auswertung von erbrachten Leistungen sowie auf der Herangehensweise bei der Definition und Kontrolle von Projektbudgets. Ziel des Workshops ist es, ein klares Ablaufdiagramm zu erstellen, das den zukünftigen Projektprozess strukturiert und übersichtlich abbildet.

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• Analyse des heutigen Projektprozesses
• Zusatz- und Pflichtfelder für Serviceaufträge (oder Tickets, Mandate etc.)
• Projektkategorien definieren
• Stundenansätze (Dienstleistungen), Leistungsbeschreibungen und Spesen definieren
• Prozessdiagramm für adaptierten Projektprozess erstellen

Der Serviceprozess ist für jedes Dienstleistungsunternehmen der wichtigste Kernprozess. Doch auch in Kundenservice- und Supportorganisationen trägt ein guter Serviceprozess zur Differenzierung am Markt bei. Im Workshop wird der aktuelle Service- oder Dienstleistungsprozess analysiert. Wenn die Erstellung und Verteilung von Serviceaufträgen (oder Tickets, Mandate) besonders wichtig ist, sollte dafür der separate Workshop «Aufnahme und Disposition» gebucht werden. Ziel des Workshops ist ein adaptiertes Prozessdiagramm sowie die fertige Einrichtung des Funktionsbereichs «Service».

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• Analyse des heutigen Service- oder Dienstleistungsprozesses
• Zusatz- und Pflichtfelder für Serviceaufträge (oder Tickets, Mandate etc.)
• Servicekategorien definieren
• Stundenansätze (Dienstleistungen), Leistungsbeschreibungen und Spesen definieren
• Prozessdiagramm für adaptierten Serviceprozess erstellen

Im Workshop «Unternehmen und Kontakte» wird untersucht, welche Kunden- und Kontaktdaten vorhanden und welche Informationen zwingend erforderlich sind, um neue Kunden, Lieferanten oder Kontakte anzulegen. Mit dieser Analyse werden die Zusatz- und Pflichtfelder erstellt. Dabei wird auch analysiert, wie bestehende Kundendaten gepflegt werden. Ziel des Workshops ist es, die Unternehmen und Kontakte in Exxas definiert zu haben.

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• Analyse der heutigen Kundendaten
• Kundenkategorien und ‑Gruppen definieren
• Zusatzfelder definieren und erstellen
• Pflichtfelder definieren
• Transfer oder Migration der Kundendaten definieren

Im Workshop «Vertriebsprozess» wird untersucht, in welchen Momenten der Vertriebsprozess startet – zum Beispiel bei einer Neukundenanfrage per E-Mail oder bereits bei der Identifizierung von potenziellen Kunden. Der Prozess und seine einzelnen Schritte werden ebenfalls analysiert. Ziel des Workshops ist es, den bestehenden Prozess zu optimieren, diesen für Exxas zu adaptieren und die Plattform für den Vertriebsprozess eingerichtet zu haben.

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• Analyse des heutigen Vertriebsprozesses
• Ereignisse, die den Vertriebsprozess starten
• Potenzielle Kunden und Interessenten (Leads) in Exxas erfassen
• Definition der einzelnen Prozessschritte
• Einrichtung und Konfiguration der Verkaufschancen
• Prozessdiagramm für adaptierten Vertriebsprozess erstellen

In vielen Serviceorganisationen und bei fast allen Dienstleistungsunternehmen machen wiederkehrende Aufträge einen beachtlichen Teil der Arbeit aus. Wiederkehrende Services können sowohl in Verbindung mit Abos als auch als eigenständige Serviceaufträge genutzt werden. Auch können wiederkehrende, interne Aufgaben über diese Services abgedeckt werden. In diesem Workshop werden die Servicekategorien definiert, die Zuständigkeiten für die Verwaltung von wiederkehrenden Services gesetzt und das dazugehörige Prozessdiagramm erstellt.

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• Services anlegen, verwalten und beenden
• Servicekategorien und ‑Aufgaben
• Wiederkehrende Services disponieren
• Prozessdiagramm für wiederkehrende Services erstellen

Im Workshop «Wissensbereich» wird erarbeitet, wie Mitarbeitende auf Informationen zugreifen und wie Wissen im Unternehmen gespeichert und geteilt wird. Es wird untersucht, ob hierfür bereits ein zentrales Content-Management-System (CMS) genutzt wird. Dabei stehen auch die Strukturierung der Inhalte nach Themen oder Bereichen, der Umgang mit sensiblen Informationen und die Zugriffsmöglichkeiten durch verschiedene Teams im Vordergrund. Ziel des Workshops ist es, auf Basis der bestehenden Situation eine zentrale, klar strukturierte und benutzerfreundliche Wissensdatenbank in Exxas zu entwickeln, die allen Mitarbeitenden einen effizienten Zugang zu umfangreichen Informationen ermöglicht.

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• Benötigtes Wissen definieren
• Vorhandenes Wissen eruieren und sammeln
• Hauptkategorien für Wissen definieren
• Standards und Styleguide für Beiträge erstellen
• Verantwortlichkeiten definieren und für Aktualität sorgen

In diesem Workshop werden allgemeine Definitionen rund um die Zeiterfassung, Spesen und Abwesenheiten festgelegt. Ziel dieses Workshops ist, dass Exxas fertig eingerichtet ist, damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen, Spesen einreichen und Abwesenheiten beantragen können.

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• Interne Kategorien für Zeiterfassung definieren und erstellen
• Zeiterfassung mit verrechenbaren Dienstleistungen und Aufgaben
• Genehmigung von Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Spesen
• Abwesenheitskategorien definieren und erstellen
• Spesenartikel definieren und erstellen
• Feiertage anlegen