Arbeitszeiterfassung für KMU
Vor der Kundenrechnung fehlen Stunden. Die Projektleitung wartet auf den aktuellen Aufwand und die Personalverantwortliche auf vollständige Arbeitszeiten. An einem Beispiel zeigen wir, wie Sie diese Angaben im Alltag zusammenführen.
Ein Arbeitstag, drei Fragen
Eine Mitarbeiterin arbeitet von 8 bis 12 Uhr und von 13 bis 17 Uhr. Dazwischen macht sie eine Stunde Mittagspause. Ihre acht Arbeitsstunden verteilen sich so:
- Fünf Stunden für die Einrichtung neuer Computer beim Kunden
- Zwei Stunden für die interne Dokumentation
- Eine Stunde für eine Teamsitzung
Die Personalverantwortliche fragt: Wann und wie lange hat die Mitarbeiterin gearbeitet? Die Projektleitung will wissen, wie viel Aufwand auf den Kundenauftrag entfällt. Die Administration prüft, welche Leistungen auf die Rechnung gehören.
Es geht um denselben Arbeitstag. Die drei Stellen brauchen daraus aber unterschiedliche Angaben.
Arbeitszeit, Projektzeit und Abrechnung
Die folgende Übersicht zeigt den Bedarf im Beispiel. Sie ist keine vollständige Auflistung der gesetzlich erforderlichen Angaben.
Welche Angaben braucht wer?
Die fünf Kundenstunden gehören zur gesamten Arbeitszeit. Ob der Betrieb sie vollständig verrechnen darf, hängt vom Auftrag ab. Auch die interne Dokumentation und die Teamsitzung zählen zur Arbeitszeit. In unserem Beispiel werden sie keinem Kunden verrechnet.
Wer nur Projektstunden erfasst, hat damit noch keinen vollständigen Arbeitszeitnachweis. Eine Arbeitszeitliste ohne Zuordnung zum Auftrag reicht wiederum nicht aus, um die Kundenrechnung vorzubereiten.
So läuft die Erfassung im Team
1. Klare Regeln für alle
Der IT-Dienstleister hält auf einer Seite fest, wie die Mitarbeitenden Arbeitszeiten und Pausen eintragen. Die Anleitung erklärt auch, wie sie Zeiten einem Kundenprojekt oder einer internen Tätigkeit zuordnen und falsche oder fehlende Einträge korrigieren.
Für den Anfang genügen im Beispiel drei Kategorien: Kundenprojekte, interne Dokumentation und Sitzungen. Eine weitere Kategorie kommt erst hinzu, wenn der Betrieb sie für eine konkrete Auswertung braucht.
So bleibt die Auswahl im Alltag überschaubar. Welche Angaben der Betrieb gesetzlich erfassen muss, prüft er zusätzlich.
2. Zeiten am selben Tag eintragen
Nach dem Kundeneinsatz wählt die Mitarbeiterin den richtigen Auftrag und erfasst die fünf Stunden. Dazu schreibt sie kurz, was sie erledigt hat, etwa «Computer eingerichtet und Funktion geprüft».
Für die Dokumentation und die Sitzung verwendet sie die vereinbarten internen Kategorien. Am Tagesende kontrolliert sie, ob der Arbeitstag vollständig erfasst ist.
Bei einer Rückfrage lässt sich so erkennen, worauf sich ein Eintrag bezieht. Die Mitarbeiterin muss nicht erst Wochen später rekonstruieren, was sie an diesem Tag gemacht hat.
3. Den Projektaufwand regelmässig prüfen
Für die Einrichtung beim Kunden sind insgesamt 20 Stunden eingeplant. Bei der Zwischenkontrolle sind bereits 16 Stunden erfasst. Die Projektleitung schaut nach, welche Arbeiten noch fehlen.
Reicht das verbleibende Budget? Hat der Kunde zusätzliche Wünsche geäussert, oder gab es ein technisches Problem? Das klärt sie mit dem Team. Die erfassten Stunden zeigen den Aufwand. Den Grund dafür muss die Projektleitung im Gespräch herausfinden.
Die Rückmeldung hilft bei der weiteren Planung und bei späteren Offerten für ähnliche Aufträge.
4. Leistungen vor der Rechnung kontrollieren
Vor der Abrechnung gleicht die Administration die erfassten Leistungen mit dem Auftrag ab. Sind die Beschreibungen verständlich? Stimmen die Stundenansätze? Darf der Betrieb alle erfassten Leistungen wie vorgesehen verrechnen?
Offene Fragen klärt sie mit der Projektleitung, bevor die Rechnung erstellt wird. Ein Zeiteintrag allein bedeutet noch nicht, dass der Kunde diese Leistung bezahlen muss.
Die verrechenbaren Kundenleistungen werden für die Rechnung vorbereitet. Die internen Stunden bleiben für die betriebliche Übersicht erhalten.
Excel oder Software?
Für die Arbeitszeiterfassung ist kein bestimmtes Instrument vorgeschrieben. Auch Excel ist möglich, wenn die nötigen Angaben dokumentiert werden. Das KMU-Portal des Bundes nennt Excel neben Stempeluhren, Software und mobilen Anwendungen als mögliches Instrument.
Bei einfachen Abläufen kann eine gemeinsame Vorlage genügen. Legen Sie fest, welche Datei gilt, wer sie prüft und wo die Unterlagen aufbewahrt werden.
Für unseren IT-Dienstleister lohnt sich eine integrierte Lösung vor allem dort, wo Stunden mehrfach übertragen werden. Verfolgen Sie einen Arbeitstag durch Ihren eigenen Betrieb: Wer tippt Angaben nochmals ein? Wo fehlt die Projektzuordnung? Welche Rückfragen entstehen vor der Rechnung?
Die Antworten zeigen, was eine Lösung für Ihren Betrieb leisten muss.
Was gesetzlich gilt
Für Mitarbeitende, die den Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen des Arbeitsgesetzes unterstehen, ist die systematische Erfassung die Grundregel. Dazu gehören insbesondere Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit, die wöchentliche Arbeitszeit sowie Zeitpunkt und Dauer von Pausen ab einer halben Stunde.
Je nach Situation sind weitere Angaben nötig. Die Unterlagen müssen nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.
Es bestehen Ausnahmen. Eine vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Prüfen Sie deshalb, welche Regelung für Ihre Mitarbeitenden gilt.
Arbeits- und Projektzeiten mit Exxas verbinden
Mit Exxas erfasst Ihr Team Zeiten auf Kategorien, Aufgaben und Projekte. Dazu kommen Präsenzzeiten sowie Anträge und Genehmigungen. Die Arbeitszeiterfassung lässt sich mit der Leistungserfassung für Serviceaufträge, Projekte und Aufgaben verbinden.
Im Beispiel erfasst die Mitarbeiterin ihre Kundenleistungen auf dem Projekt. Die Projektleitung vergleicht den Aufwand mit dem Zeitbudget. Für die weitere Bearbeitung stehen Stundenansätze und Funktionen zur Projektabrechnung bereit.
Wie Sie diese Funktionen einrichten, richtet sich nach Ihren Abläufen und den geltenden Vorgaben. Die Regeln für die Erfassung und die Kontrolle der Einträge gehören weiterhin dazu.
Beginnen Sie mit einem Kundenprojekt und prüfen Sie den Weg vom Zeiteintrag bis zur Rechnung. So sehen Sie, wo Exxas Ihre heutige Arbeit vereinfachen kann.
Zeiterfassung mit Exxas kennenlernen
Stand: 12. November 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Welche Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung gelten, hängt vom Betrieb und den betroffenen Mitarbeitenden ab. Massgebend sind die geltenden Rechtsgrundlagen.
