Saisie du temps de travail pour les PME

Une journée de travail, trois questions

Une collaboratrice travaille de 8h à 12h et de 13h à 17h. Elle prend une heure de pause déjeuner entre les deux. Ses huit heures de travail se répartissent comme suit :

• Cinq heures pour l'installation de nouveaux ordinateurs chez le client
• Deux heures pour la documentation interne
• Une heure pour une réunion d'équipe

Le service du personnel demande : quand et combien de temps la collaboratrice a-t-elle travaillé ? La direction de projet veut savoir quel volume de travail est imputable au mandat client. L'administration vérifie quelles prestations doivent figurer sur la facture.

Il s'agit de la même journée de travail, mais les trois services en ont besoin pour des raisons différentes.

Temps de travail, temps de projet et facturation

L'aperçu suivant illustre les besoins dans cet exemple. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des informations légalement requises.

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Qui a besoin de quelles informations ?

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Les cinq heures consacrées au client font partie du temps de travail total. La possibilité pour l'entreprise de les facturer intégralement dépend du mandat. La documentation interne et la réunion d'équipe comptent également comme temps de travail. Dans notre exemple, elles ne sont pas facturées au client.

Saisir uniquement les heures de projet ne suffit pas à constituer un justificatif complet du temps de travail. À l'inverse, une liste des heures de travail sans affectation au mandat ne permet pas de préparer la facture client.

Comment gérer la saisie au sein de l'équipe

1. Des règles claires pour tous

Le prestataire informatique consigne sur une page la manière dont les collaborateurs doivent saisir leurs heures de travail et leurs pauses. Le guide explique également comment affecter les heures à un projet client ou à une activité interne, et comment corriger les saisies erronées ou manquantes.

Pour commencer, trois catégories suffisent dans cet exemple : projets clients, documentation interne et réunions. Une catégorie supplémentaire n'est ajoutée que si l'entreprise en a besoin pour une analyse spécifique.

Cela permet de garder une sélection simple au quotidien. L'entreprise vérifie en parallèle les informations qu'elle est légalement tenue de saisir.

2. Saisir les heures le jour même

Après son intervention chez le client, la collaboratrice sélectionne le mandat correspondant et saisit les cinq heures. Elle y ajoute une brève description de son travail, par exemple : « Installation des ordinateurs et vérification du fonctionnement ».

Elle utilise les catégories internes convenues pour la documentation et la séance. À la fin de la journée, elle vérifie que sa journée de travail a été entièrement saisie.

En cas de question, il est ainsi possible de savoir à quoi se rapporte une entrée. La collaboratrice n'a pas besoin de reconstituer ce qu'elle a fait ce jour-là plusieurs semaines plus tard.

3. Vérifier régulièrement la charge de travail des projets

Un total de 20 heures est prévu pour l'installation chez le client. Lors du contrôle intermédiaire, 16 heures ont déjà été saisies. La direction de projet vérifie quelles tâches restent à accomplir.

Le budget restant est-il suffisant ? Le client a-t-il exprimé des souhaits supplémentaires ou y a-t-il eu un problème technique ? Elle clarifie ces points avec l'équipe. Les heures saisies indiquent la charge de travail. La direction de projet doit en découvrir la raison lors d'un entretien.

Ce retour d'information aide à la planification ultérieure et à l'établissement d'offres pour des mandats similaires.

4. Contrôler les prestations avant la facturation

Avant la facturation, l'administration compare les prestations saisies avec le mandat. Les descriptions sont-elles compréhensibles ? Les taux horaires sont-ils corrects ? L'entreprise est-elle autorisée à facturer toutes les prestations saisies comme prévu ?

Elle clarifie les questions en suspens avec la direction de projet avant que la facture ne soit établie. Une saisie d'heures ne signifie pas automatiquement que le client doit payer cette prestation.

Les prestations facturables aux clients sont préparées pour la facture. Les heures internes sont conservées pour la vue d'ensemble de l'entreprise.

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Excel ou logiciel ?

Aucun instrument spécifique n'est imposé pour la saisie du temps de travail. Excel est également possible, à condition que les indications nécessaires soient documentées. Le portail PME de la Confédération cite Excel, aux côtés des pointeuses, des logiciels et des applications mobiles, comme instrument possible.

Pour des processus simples, un modèle commun peut suffire. Définissez quel fichier fait foi, qui le vérifie et où les documents sont conservés.

Pour notre prestataire informatique, une solution intégrée est particulièrement utile là où les heures sont saisies plusieurs fois. Suivez une journée de travail dans votre propre entreprise : qui ressaisit des données ? Où manque l'affectation au projet ? Quelles questions se posent avant la facturation ?

Les réponses indiquent ce qu'une solution doit apporter à votre entreprise.

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Ce que dit la loi

Pour les collaborateurs soumis aux dispositions sur la durée du travail et du repos de la loi sur le travail, la saisie systématique est la règle de base. Cela comprend notamment le début, la fin et la durée du travail quotidien, la durée hebdomadaire du travail ainsi que le moment et la durée des pauses d'une demi-heure ou plus.

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Selon la situation, d'autres indications sont nécessaires. Les documents doivent, après expiration de leur validité, être conservés pendant au moins cinq ans.

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Il existe des exceptions. Un enregistrement simplifié ou une dispense n'est possible que sous certaines conditions. Vérifiez donc quelle réglementation s'applique à vos collaborateurs.

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Lier les temps de travail et de projet avec Exxas

Avec Exxas, votre équipe saisit les temps par catégories, tâches et projets. S'y ajoutent les temps de présence ainsi que les demandes et approbations. La saisie des temps de travail peut être combinée avec la saisie des prestations pour les ordres de service, les projets et les tâches.

Dans cet exemple, la collaboratrice saisit ses prestations clients sur le projet. La direction de projet compare la charge de travail avec le budget temps. Pour la suite du traitement, des taux horaires et des fonctions de facturation de projet sont disponibles.

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La manière de configurer ces fonctions dépend de vos processus et des directives en vigueur. Les règles relatives à la saisie et au contrôle des entrées en font toujours partie.

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Commencez par un projet client et vérifiez le parcours, de la saisie du temps jusqu'à la facture. Vous verrez ainsi où Exxas peut simplifier votre travail quotidien.

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Découvrir la saisie des temps avec Exxas

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État : 12 novembre 2026. Cet article sert d'orientation générale et ne remplace pas un conseil juridique au cas par cas. Les prescriptions applicables en matière de saisie du temps de travail dépendent de l'entreprise et des collaborateurs concernés. Les bases légales en vigueur font foi.