Registrazione dell'orario di lavoro per le PMI
Nella fattura al cliente mancano alcune ore. Il responsabile del progetto attende i dati aggiornati sulle ore lavorate, mentre la responsabile delle risorse umane attende i dati completi sulle ore lavorative. Attraverso un esempio vi mostriamo come integrare queste informazioni nella pratica quotidiana.
Una giornata lavorativa, tre domande
Una collaboratrice lavora dalle 8:00 alle 12:00 e dalle 13:00 alle 17:00. Nel mezzo, effettua un'ora di pausa pranzo. Le sue otto ore lavorative sono così suddivise:
- Cinque ore per l'installazione di nuovi computer presso il cliente
- Due ore per la documentazione interna
- Un'ora per una riunione di team
La responsabile delle risorse umane chiede: quando e per quanto tempo ha lavorato la collaboratrice? La direzione del progetto vuole sapere quanto impegno è stato dedicato alla commessa del cliente. L'amministrazione verifica quali prestazioni debbano essere fatturate.
Si tratta della stessa giornata lavorativa, ma i tre uffici necessitano di informazioni diverse.
Orario di lavoro, tempo di progetto e fatturazione
La seguente panoramica illustra le esigenze dell'esempio. Non si tratta di un elenco completo delle indicazioni richieste per legge.
Chi ha bisogno di quali informazioni?
Le cinque ore dedicate al cliente rientrano nell'orario di lavoro complessivo. Se l'azienda possa fatturarle interamente dipende dal contratto. Anche la documentazione interna e la riunione di team contano come orario di lavoro. Nel nostro esempio, non vengono addebitate ad alcun cliente.
Chi registra solo le ore di progetto non dispone ancora di un registro completo dell'orario di lavoro. D'altro canto, un elenco delle ore lavorate senza l'assegnazione alla commessa non è sufficiente per preparare la fattura al cliente.
Come gestire la registrazione nel team
1. Regole chiare per tutti
Il fornitore di servizi IT stabilisce in una pagina come i collaboratori devono registrare gli orari di lavoro e le pause. Le istruzioni spiegano anche come assegnare le ore a un progetto cliente o a un'attività interna e come correggere eventuali voci errate o mancanti.
Per iniziare, nell'esempio sono sufficienti tre categorie: progetti cliente, documentazione interna e riunioni. Una categoria aggiuntiva viene introdotta solo se l'azienda ne ha bisogno per un'analisi specifica.
In questo modo, la selezione rimane gestibile nella quotidianità. L'azienda verifica inoltre quali dati sia tenuta a registrare per legge.
2. Registrare gli orari nello stesso giorno
Dopo l'intervento presso il cliente, la collaboratrice seleziona la commessa corretta e registra le cinque ore. Aggiunge inoltre una breve descrizione dell'attività svolta, ad esempio: "Installazione computer e verifica del funzionamento".
Per la documentazione e la riunione utilizza le categorie interne concordate. A fine giornata verifica che l'intera giornata lavorativa sia stata registrata.
In caso di domande, è possibile risalire facilmente al riferimento di ogni voce. La collaboratrice non deve ricostruire a distanza di settimane cosa ha fatto in quel giorno.
3. Verificare regolarmente l'impegno del progetto
Per l'installazione presso il cliente sono previste complessivamente 20 ore. Al controllo intermedio ne risultano già registrate 16. La direzione del progetto verifica quali attività mancano ancora.
Il budget rimanente è sufficiente? Il cliente ha espresso desideri aggiuntivi o si è verificato un problema tecnico? Chiarisce questi aspetti con il team. Le ore registrate indicano l'impegno profuso, ma spetta alla direzione del progetto individuarne la causa durante un colloquio.
Il riscontro ottenuto è utile per la pianificazione futura e per le successive offerte relative a incarichi simili.
4. Controllare le prestazioni prima della fatturazione
Prima della fatturazione, l'amministrazione confronta le prestazioni registrate con l'ordine. Le descrizioni sono comprensibili? Le tariffe orarie sono corrette? L'azienda può fatturare tutte le prestazioni registrate come previsto?
Eventuali domande aperte vengono chiarite con la direzione del progetto prima dell'emissione della fattura. Una registrazione temporale di per sé non implica automaticamente che il cliente debba pagare tale prestazione.
Le prestazioni fatturabili ai clienti vengono preparate per la fattura, mentre le ore interne vengono conservate per il monitoraggio aziendale.
Excel o software?
Non è prescritto alcuno strumento specifico per la registrazione dell'orario di lavoro. Anche Excel è una soluzione valida, a condizione che vengano documentate le informazioni necessarie. Il portale PMI della Confederazione cita Excel, insieme a timbratrici, software e applicazioni mobili, come possibile strumento.
Per processi semplici, un modello condiviso può essere sufficiente. Stabilite quale file utilizzare, chi deve verificarlo e dove conservare la documentazione.
Per il nostro fornitore di servizi IT, una soluzione integrata è vantaggiosa soprattutto laddove le ore vengono trasferite più volte. Analizzate una giornata lavorativa nella vostra azienda: chi deve reinserire i dati? Dove manca l'assegnazione al progetto? Quali domande sorgono prima della fatturazione?
Le risposte indicano ciò che una soluzione deve offrire per la vostra attività.
Cosa prevede la legge
Per i collaboratori soggetti alle disposizioni in materia di orario di lavoro e di riposo della Legge sul lavoro, la registrazione sistematica è la regola di base. Ciò include in particolare l'inizio, la fine e la durata del lavoro giornaliero, l'orario di lavoro settimanale, nonché l'orario e la durata delle pause a partire da mezz'ora.
A seconda della situazione, sono necessarie ulteriori indicazioni. I documenti devono essere conservati dopo la scadenza della loro validità per almeno cinque anni.
Esistono delle eccezioni. Una registrazione semplificata o una deroga sono possibili solo a determinate condizioni. Verificate pertanto quale normativa si applica ai vostri collaboratori.
Collegare gli orari di lavoro e di progetto con Exxas
Con Exxas, il vostro team registra le ore su categorie, attività e progetti. A ciò si aggiungono le presenze, nonché le richieste e le approvazioni. La registrazione dell'orario di lavoro può essere collegata alla rilevazione delle prestazioni per ordini di servizio, progetti e attività.
Nell'esempio, la collaboratrice registra le sue prestazioni per il cliente sul progetto. La direzione del progetto confronta l'impegno con il budget temporale. Per l'ulteriore elaborazione sono disponibili tariffe orarie e funzioni per la fatturazione del progetto.
Il modo in cui configurare queste funzioni dipende dai vostri processi e dalle direttive vigenti. Le regole per la registrazione e il controllo delle voci ne fanno parte integrante.
Iniziate con un progetto cliente e verificate il percorso dalla registrazione del tempo fino alla fattura. In questo modo vedrete dove Exxas può semplificare il vostro lavoro quotidiano.
Scoprire la registrazione dell'orario con Exxas
Aggiornato al: 12 novembre 2026. Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non sostituisce una consulenza legale per casi specifici. Le disposizioni applicabili alla registrazione dell'orario di lavoro dipendono dall'azienda e dai collaboratori interessati. Fanno stato le basi legali vigenti.
