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Integriertes Dokumentenmanagement

09.06.2021
Speichern und Bearbeiten Sie Dateien direkt an den passenden Orten in Exxas. Denn wo sonst ist ein Projektabnahmeformular besser abgespeichert als im Projekt selbst. Und das mit vielen nützlichen DMS-Funktionen wie zum Beispiel Versionierung, Vorlagen für Ordnerpakete oder Volltextindexierung.

Zu einer ganzheitlichen Business Plattform gehört auch die Integration von Dateien und Dokumenten. Mit Exxas 4.1 stellen wir ein in alle Bereiche von Exxas integriertes Dokumentenmanagmenetsystem (DMS) bereit.

Viele Unternehmen wünschen sich eine DMS-Lösung oder haben sich bereits mit dem Markt beschäftigt. Dabei stellen die Entscheidungsträger oft fest, dass die Applikationen einen mächtigen Funktionsumfang bieten und alle möglichen Umsysteme wie Dateiablagen, Business Software oder Datenbanken anbinden können. Sie stellen aber auch fest, dass ein DMS einen hohen Preis hat und einen spürbaren Einrichtungs- und Unterhaltsaufwand verursacht. Zudem wäre das DMS dann eine weitere Applikation mit der sich die Mitarbeiter auskennen und die sie bedienen müssen. Eigentlich suchten diese Unternehmen nur nach einer Lösung für die bessere Zusammenarbeit an Dokumenten. Deshalb versanden DMS-Projekte in kleineren Unternehmen relativ häufig.

Interessenten wie auch viele bestehende Kunden sind mit dem Wunsch nach einer in Exxas integrierten DMS-Lösung auf uns zugekommen. Diesem Wunsch kommen wir nun mit Exxas 4.1 und folgenden Funktionen nach:

  • In die Aktivitäten, Kunden und Wissensbeiträgen integrierte Dokumentenablage
  • Volltextsuche über alle Speicherorte hinweg inklusive der Indexierung der Dokumenten-Inhalte (Word, Excel, PDF etc.)
  • Ordnerpaket-Vorlagen für die einheitliche Organisation von Dokumenten zum Beispiel bei Kunden oder Projekten
  • Versionierung von Dokumenten
  • Papierkorb mit Aufbewahrungsrichtlinie
  • Dateien und Dokumente über die Exxas App nutzen
  • Ordner und Dateien in andere Aktivitäten, Kunden oder Wissensbeiträge kopieren
  • Per Drag-and-Drop Dateien in Exxas übernehmen
  • Multi-Select, -Upload und -Download
  • Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt in Exxas erstellen
  • Word-Dokumente aus Exxas-Vorlagen erstellen und direkt bearbeiten
  • Links zu anderen Dokumentenablageorten und Umsysteme erstellen

Das Dokumentemanagement steht in allen Paketen von Exxas mit der Version 4.1 zur Verfügung.