Justitia 4.0: come preparare il vostro studio legale
Una notifica giudiziaria arriva in formato digitale, ma l'avvocata responsabile è in vacanza. Il suo sostituto è in grado di capire immediatamente a quale mandato appartiene il documento, quali termini devono essere verificati e quali sono i passi successivi?
Justitia 4.0 nella quotidianità dello studio legale
Justitia 4.0 promuove la digitalizzazione della giustizia svizzera. La piattaforma justitia.swiss è prevista per inoltri elettronici, notifiche e consultazione degli atti. Serve per la comunicazione con le autorità giudiziarie che dirigono il procedimento. Per lo scambio con la vostra clientela, utilizzate canali separati e idonei.
Per il vostro studio legale, si tratta di qualcosa che va oltre il semplice accesso alla piattaforma. Una notifica deve arrivare al mandato corretto. Qualcuno deve esaminarla, registrare eventuali termini e occuparsi dei passi successivi. Questo processo deve funzionare anche in caso di ferie o malattia.
Da quando entra in vigore l'obbligo?
L'entrata in vigore completa della LCEG, la Legge federale sulle piattaforme per la comunicazione elettronica nella giustizia, è attualmente prevista per il 1° luglio 2027. La data definitiva sarà stabilita dal Consiglio federale.
Ciò non significa che da quel giorno vigerà lo stesso obbligo per ogni studio legale. Per i procedimenti civili e penali cantonali, sono i Cantoni a stabilire la data di introduzione. Per i procedimenti dinanzi alle autorità federali, la data è fissata dal Consiglio federale; per i procedimenti amministrativi cantonali vigono norme specifiche. Sono pertanto determinanti le disposizioni delle autorità presso le quali il vostro studio legale opera. Maggiori informazioni sull'introduzione e sulle basi legali.
Preparazione in quattro fasi
Le seguenti raccomandazioni vi aiuteranno a preparare un iter completo.
1. Chi si occupa della notifica digitale?
Chi controlla gli arrivi su justitia.swiss? Chi è autorizzato a scaricare le notifiche? E chi se ne occupa in caso di assenza?
Definite questi compiti in modo vincolante. Stabilite quali avvocati e assistenti si occuperanno di gestire gli arrivi e chi li sostituirà. Allineate le autorizzazioni sulla piattaforma e nel software del vostro studio legale a queste responsabilità.
2. Tutto ciò che riguarda l'iter nel mandato corretto
Dopo il recupero, la notifica, gli allegati e le relative ricevute devono essere facilmente reperibili nel mandato corretto. Definite chi si occupa dell'assegnazione e del relativo controllo.
Fatevi mostrare quali passaggi di trasmissione e archiviazione sono supportati dal vostro software gestionale e quali devono essere eseguiti manualmente. Chiarite inoltre i requisiti tecnici per la connessione. Verificate in particolare che le ricevute siano rintracciabili nel mandato corretto e che le trasmissioni siano tracciabili.
3. Il documento diventa un ordine di lavoro
Con la sola archiviazione, la notifica non è ancora stata evasa. Ora deve essere chiaro chi esamina il contenuto, registra eventuali scadenze e si occupa dei passaggi successivi.
Stabilite come assegnare i compiti e come registrarne l'esecuzione. Documentate anche chi controlla il monitoraggio delle scadenze. L'esame tecnico delle scadenze rimane parte integrante del flusso di lavoro del vostro studio. In questo modo, il team può vedere quale lavoro è ancora in sospeso e chi ne è responsabile.
4. Il sostituto può continuare a lavorare direttamente?
Simulate la procedura utilizzando documenti di esercitazione completamente fittizi: una notifica viene ricevuta, assegnata a un mandato e trasmessa per l'elaborazione. Successivamente, subentra il sostituto.
Riesce a trovare i documenti rilevanti? Riconosce le scadenze verificate e i compiti in sospeso? Sa cosa deve fare dopo?
Per le esercitazioni su justitia.swiss è disponibile un ambiente di test. Lì sono consentiti esclusivamente dati di prova innocui; i documenti reali, anche se oscurati o anonimizzati, sono esclusi.
Organizzazione dello studio con Exxas
Exxas riunisce clienti, parti, tribunali e mandati su un'unica piattaforma. Nel dossier digitale del cliente sono disponibili i relativi documenti. I compiti possono essere assegnati ai collaboratori e organizzati centralmente insieme alle scadenze. Per le comunicazioni giudiziarie, diversi utenti possono inoltrare e gestire i documenti da Exxas su justitia.swiss.
Per il flusso di lavoro descritto, potete utilizzare queste funzioni in modo integrato: archiviare la notifica nel dossier del mandato, definire la persona responsabile e organizzare l'ulteriore elaborazione tramite compiti assegnati. In caso di passaggio di consegne, i documenti e l'organizzazione del lavoro sono quindi disponibili sulla stessa piattaforma.
Demo di Exxas per il vostro studio
Scoprite in una demo come Exxas supporta il vostro studio nella preparazione alle comunicazioni giudiziarie digitali.
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Aggiornamento: 12 novembre 2026. Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non sostituisce una consulenza legale nel caso specifico. Le date previste e le direttive di introduzione possono subire variazioni. Fanno fede le basi legali vigenti e le disposizioni delle autorità competenti.
