Le self-service pour vos collaborateurs
Une nouvelle adresse, une demande de vacances ou une note de frais ne doit plus passer par plusieurs intermédiaires avant d’arriver aux RH. Les collaborateurs peuvent eux-mêmes gérer leurs données personnelles, saisir leurs absences et leurs frais. Ces informations sont regroupées dans leur compte collaborateur. Les responsables peuvent vérifier les demandes et accéder aux données de leur équipe. De l’administration quotidienne du personnel aux entrées et sorties : le self-service permet de gérer de nombreuses tâches directement là où elles sont générées.
L’administration du personnel ne se fait pas uniquement au sein des RH. De nombreuses informations sont générées directement par les collaborateurs : une nouvelle adresse, une demande de vacances, une note de frais ou un nouveau document. Grâce au self-service, les collaborateurs peuvent eux-mêmes gérer bon nombre de ces informations. Les données personnelles, les documents et les autres informations RH sont regroupés dans le compte collaborateur. Les responsables peuvent accéder aux données et aux documents de leur équipe et, par exemple, vérifier et approuver les demandes.
Gérer soi-même ses données personnelles
Une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de téléphone ne doit plus être communiqué aux RH par e-mail. Les collaborateurs tiennent eux-mêmes leur profil à jour. Le compte collaborateur permet également de gérer les informations relatives aux rapports de travail. Les contrats de travail, les données personnelles et salariales, les cas d’assurance, les programmes de bonus et les évaluations y sont centralisés. Les données restent ainsi à jour et sont disponibles pour les personnes qui en ont besoin.
Dans les ressources humaines, de nouveaux documents sont créés en permanence. Des contrats de travail sont établis, des certificats de travail sont délivrés et des formulaires sont nécessaires lors des entrées ou des sorties. Exxas propose à cet effet des modèles de documents personnalisables. Les contrats de travail, certificats de travail ou formulaires d’inscription peuvent être créés sur cette base. Les documents sont directement rattachés au compte collaborateur. Au lieu de chercher dans différents espaces de stockage et dossiers, les documents sont disponibles au même endroit que les autres informations concernant le collaborateur.
Saisir les absences, les frais et les demandes
Les collaborateurs peuvent directement demander leurs vacances, leurs jours de compensation ou leurs congés maladie dans Exxas. La durée est calculée sur la base du temps de travail théorique et des jours fériés. L’absence est ensuite prise en compte dans le suivi du temps de travail et dans le calendrier. Le solde de vacances est géré automatiquement. Les responsables voient les demandes de leur équipe dans la vue de planification intégrée et peuvent les vérifier et les approuver.
Le processus est similaire pour les frais. Les collaborateurs saisissent leurs dépenses depuis leur profil. Les frais sont regroupés dans des demandes et peuvent être approuvés par les responsables pour être remboursés.
Les responsables et chefs d’équipe ont besoin d’accéder aux informations de leur équipe. Ils vérifient les absences, traitent les demandes et accèdent, si nécessaire, aux documents ou aux données personnelles. Dans Exxas, toutes ces informations sont disponibles au même endroit. Les demandes peuvent être vérifiées et traitées sans échanges supplémentaires avec les RH. Les responsables RH disposent ainsi d’une vue d’ensemble des collaborateurs et de leurs informations personnelles.
bearbeiten Anträge und greifen bei Bedarf auf Dokumente oder Personaldaten zu. In Exxas sind diese Informationen gesammelt verfügbar. Anträge können ohne zusätzlichen Austausch mit HR geprüft und bearbeitet werden. Für die HR-Verantwortlichen entsteht damit ein Überblick über die Mitarbeitenden und deren Personalinformationen.
Organiser les entrées et les sorties
Les entrées et les sorties se composent de nombreuses tâches individuelles. Les accès doivent être configurés, les informations mises à disposition et les documents créés. Grâce aux ensembles de tâches pour l’onboarding et l’offboarding, il est possible de définir les tâches récurrentes et de les attribuer aux personnes responsables.
Un manuel numérique du personnel et un espace de connaissances sont également disponibles. Ils permettent notamment de mettre à disposition les règlements du personnel et des frais, les compétences décisionnelles et des instructions. Lors de leur entrée dans l’entreprise, les nouveaux collaborateurs peuvent ainsi consulter toutes les informations dont ils ont besoin directement sur leur lieu de travail.
