Self-Service für Ihre Mitarbeitenden
Eine neue Adresse, ein Ferienantrag oder eine Spesenabrechnung muss nicht mehr über Umwege bei HR landen. Mitarbeitende können ihre persönlichen Daten selbst pflegen, Abwesenheiten und Spesen erfassen. Im Mitarbeiterkonto laufen diese Informationen zusammen. Vorgesetzte prüfen Anträge und greifen auf die Daten ihres Teams zu. Von der täglichen Personaladministration bis zu Eintritten und Austritten: Der Self-Service bringt viele Aufgaben dorthin, wo sie entstehen.
Personaladministration findet nicht nur bei HR statt. Viele Informationen entstehen direkt bei den Mitarbeitenden. Eine neue Adresse, ein Ferienantrag, eine Spesenabrechnung oder ein neues Dokument. Mit dem Self-Service können Mitarbeitende viele dieser Informationen selbst verwalten. Im Mitarbeiterkonto laufen persönliche Daten, Dokumente und weitere HR-Informationen zusammen. Vorgesetzte können auf die Daten und Dokumente ihres Teams zugreifen und beispielsweise Anträge prüfen und genehmigen.
Persönliche Daten selbst pflegen
Eine neue Adresse oder Telefonnummer muss nicht mehr per E-Mail an das HR-Team gemeldet werden. Mitarbeitende halten ihr eigenes Profil selbst aktuell. Im Mitarbeiterkonto werden zudem Informationen rund um das Arbeitsverhältnis verwaltet. Arbeitsverträge, Personal- und Lohndaten, Versicherungsfälle, Bonusprogramme und Beurteilungen sind zentral abgelegt. Die Daten bleiben aktuell und stehen denjenigen zur Verfügung, die sie benötigen.
Im Personalwesen entstehen laufend neue Dokumente. Arbeitsverträge werden erstellt, Arbeitszeugnisse ausgestellt und Formulare für Ein- oder Austritte benötigt. Exxas bietet dafür individualisierbare Dokumentvorlagen. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Anmeldeformulare können auf dieser Basis erstellt werden. Die Dokumente gehören direkt zum Mitarbeiterkonto. Statt verschiedene Speicherorte und Ablagen zu durchsuchen, sind die Unterlagen dort verfügbar, wo auch die übrigen Informationen zum Mitarbeitenden liegen.
Abwesenheiten, Spesen und Anträge erfassen
Urlaub, Kompensations- oder Krankheitstage können Mitarbeitende direkt in Exxas beantragen. Die Dauer wird anhand der Soll-Arbeitszeit und der Feiertage berechnet. Die Abwesenheit wird anschliessend in der Zeiterfassung und im Kalender berücksichtigt. Das Ferienguthaben wird automatisch geführt. Vorgesetzte sehen die Anträge ihres Teams in der integrierten Planungsansicht und können sie prüfen und genehmigen.
Bei Spesen funktioniert der Ablauf ähnlich. Mitarbeitende erfassen ihre Auslagen über ihr Profil. Die Spesen werden in Anträgen zusammengefasst und können von Vorgesetzten zur Abrechnung freigegeben werden.
Vorgesetzte und Teamleiter benötigen Zugriff auf die Informationen ihres Teams. Sie prüfen Abwesenheiten, bearbeiten Anträge und greifen bei Bedarf auf Dokumente oder Personaldaten zu. In Exxas sind diese Informationen gesammelt verfügbar. Anträge können ohne zusätzlichen Austausch mit HR geprüft und bearbeitet werden. Für die HR-Verantwortlichen entsteht damit ein Überblick über die Mitarbeitenden und deren Personalinformationen.
Eintritte und Austritte organisieren
Eintritte und Austritte bestehen aus vielen einzelnen Aufgaben. Zugänge müssen eingerichtet, Informationen bereitgestellt und Dokumente erstellt werden. Mit Aufgabenpaketen für On- und Offboarding lassen sich wiederkehrende Aufgaben definieren und den verantwortlichen Personen zuweisen. Ergänzend stehen ein digitales Mitarbeiterhandbuch und ein Wissensbereich zur Verfügung. Dort können beispielsweise Personal- und Spesenreglemente, Entscheidungsbefugnisse und Anleitungen bereitgestellt werden. Neue Mitarbeitende können sich bei Neueintritt in alle Informationen am Arbeitsplatz einlesen.
