KI im KMU: 3 praktische Beispiele
Ein Angebot muss raus, das Projekt braucht eine Aufgabenliste und nach dem Abschluss fehlt noch die Anleitung fürs Team. Drei Beispiele zeigen, wie KI erste Entwürfe liefert und wie Sie daraus mit Exxas einen organisierten Auftrag machen.
1. Aus Stichworten wird ein Angebot
Ein IT-Dienstleister richtet neue Computerarbeitsplätze für einen Kunden ein. Die Leistungen sind besprochen: Computer vorbereiten, die vereinbarten Programme einrichten und anschliessend prüfen, ob alles funktioniert. Nun fehlt noch ein verständlicher Text für das Angebot.
Für den Angebotstext reichen zunächst die geklärten Leistungen als Stichworte. Daraus soll die KI eine Beschreibung machen, die auch ein Kunde ohne IT-Fachwissen versteht.
Diese KI-Anweisung können Sie ausprobieren
Schreibe einen sachlichen Angebotstext mit höchstens 100 Wörtern für einen Kunden ohne IT-Fachwissen. Leistungen: Computerarbeitsplätze vorbereiten, vereinbarte Programme einrichten und deren Funktion prüfen. Verwende Schweizer Schreibweise. Ergänze keine Leistungen, Preise, Termine oder Garantien. Liste unklare Angaben als Rückfragen auf.
Bevor der Text ins Angebot kommt, prüft ihn die zuständige Person:
- Sind alle vereinbarten Leistungen richtig beschrieben?
- Hat die KI Leistungen oder Zusagen ergänzt, die nicht besprochen wurden?
- Versteht der Kunde, was er erhält?
- Sind offene Fragen geklärt und Mengen sowie Preise geprüft?
Den korrigierten Text übernimmt sie in das Angebot in Exxas. Dort ergänzt sie Leistungen, Mengen und Preise. Angebotsvorlagen sowie die vorhandenen Kunden-, Produkt- und Preisdaten unterstützen diese Arbeit.
2. Aus dem Auftrag werden Aufgaben
Der Kunde nimmt das Angebot an. Jetzt muss die Projektleitung festlegen, was in welcher Reihenfolge erledigt wird und wer die Arbeit übernimmt. Eine erste Checkliste lässt sich mit KI vorbereiten.
Eine Checkliste als Ausgangspunkt
Erstelle eine kurze Projektcheckliste: neue Computerarbeitsplätze vorbereiten, vereinbarte Programme einrichten und Funktionen prüfen. Gliedere sie in Vorbereitung, Umsetzung und Abschluss. Kennzeichne Annahmen und offene Fragen. Erfinde keine Termine oder Zuständigkeiten.
Die Projektleitung gleicht die Liste mit dem Auftrag ab: Fehlt etwas? Welche Arbeit muss zuerst erledigt sein? Wer hat Zeit, sie zu übernehmen?
Erst nach dieser Prüfung erfasst sie die Aufgaben in Exxas und ergänzt Verantwortliche und Termine. Für das Projekt legt sie Zeit- und Kostenbudgets fest. Die Mitarbeitenden können ihre Zeiten auf die jeweiligen Projektphasen und Aufgaben erfassen.
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3. Aus Notizen wird eine Anleitung
Nach der Einrichtung hält die Fachperson fest, wie sie die Programme geprüft hat. Diese Notizen sollen dem Team beim nächsten ähnlichen Auftrag helfen. Die KI kann daraus eine erste Anleitung formulieren.
Geprüfte Notizen verständlich aufbereiten
Schreibe aus diesen geprüften Notizen eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung für neue Mitarbeitende: [Notizen ohne vertrauliche Angaben]. Verwende nur die gelieferten Informationen. Markiere fehlende Angaben. Erfinde keine Prüfschritte oder Namen von Schaltflächen.
Die Fachperson liest die Anleitung aus Sicht eines neuen Teammitglieds. Steht dort nur «Funktion prüfen», fehlt die entscheidende Erklärung: Was wird geprüft, und woran lässt sich erkennen, dass es funktioniert?
Sie ergänzt diese Angaben und testet die beschriebenen Schritte. Die fertige Anleitung hinterlegt sie als Wissensbeitrag in Exxas. Beim nächsten Auftrag kann das Team darauf zurückgreifen.
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Wann hilft KI tatsächlich?
Beginnen Sie mit einer kleinen, wiederkehrenden Aufgabe. Nutzen Sie ein KI-Werkzeug, das Ihr Unternehmen freigegeben hat, und geben Sie keine vertraulichen Kundenangaben ein.
Beurteilen Sie den gesamten Aufwand: Angaben zusammenstellen, den Entwurf lesen, Fehler korrigieren und das Ergebnis übernehmen. Ein schnell erstellter Entwurf spart erst dann Arbeit, wenn auch die Prüfung und Übernahme gut funktionieren. Für manche Aufgaben genügt bereits eine vorhandene Vorlage.
Im Beispiel bleibt die Verantwortung beim Team: Es prüft das Angebot, plant die Arbeit und gibt die Anleitung frei. Exxas verbindet die zugehörigen Kundeninformationen, Projektaufgaben und Wissensbeiträge.
Sehen Sie sich den Ablauf in Exxas an
Wie wird aus einem Angebot ein Projekt, und wo findet das Team seine Aufgaben und Anleitungen? Lassen Sie sich diese Schritte in einer Exxas-Demo zeigen.
