Die neue Lohnbuchhaltung im Überblick
Eine so umfangreiche Lösung für die Lohnbuchhaltung, wie diejenige von Exxas, enthält tausende Funktionen, um die Löhne in all ihren Varianten und mit den gesetzlichen Vorgaben abzurechnen. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Hauptmerkmale erklärt.
Mitarbeiter verwalten
Von der Bewerbung, über den Eintritt und die Entwicklung bis hin zum Austritt: Verwalten Sie alle Mitarbeiter- und Lohndaten zentral in Exxas. Das Mitarbeiterkonto dient als digitales Personaldossier. Dazu gehören Personen- und Zusatzdaten, Daten zum Arbeitsverhältnis, Lohndaten, persönliche Informationen, Dokumente, Leistungsbeurteilungen, Vereinbarungen und Verträge.
Die Mitarbeiterdaten werden nicht nur für die Lohnabrechnung genutzt, sondern in allen Funktionsbereichen wie Zeiterfassung, Projekte oder Verkauf eingesetzt. Vorgesetzte können einfach auf die Mitarbeiterdaten ihres Teams zugreifen, während das HR-Team Arbeitsverträge, Zeugnisse und sonstige Dokumente ebenfalls im Personaldossier verwaltet. Die Unternehmensführung wird wesentlich vereinfacht, wenn die Geschäftsleitung, die Vorgesetzten, das HR-Team und die Mitarbeitenden alles auf einer einzigen Plattform finden.
Lohnarten, Versicherungen und Quellensteuern
Flexibel für unterschiedliche Lohnmodelle
Ob Monatslohn, Stundenlohn, Bonus, Provision, Zulage oder individuelle Vergütung: Mit dem flexiblen Lohnartenstamm können unterschiedliche Lohnmodelle einfach abgebildet werden. Bestehende Lohnarten können an die Anforderungen von Unternehmen angepasst und individuelle Lohnarten erstellt werden. Auch die zugrunde liegenden Berechnungen lassen sich individuell konfigurieren. Damit eignet sich die Lohnbuchhaltung sowohl für einfache als auch für anspruchsvollere Lohnstrukturen.
Schweizer Sozialversicherungen integriert
Alle für die Schweiz relevanten Versicherungen können in Exxas verwaltet und abgerechnet werden. Dazu gehören unter anderem Unfallversicherungen (UVG/UVGZ), Krankentaggeldversicherungen (KTG) und unterschiedliche BVG-Lösungen.
Die hinterlegten Versicherungen und Konditionen werden bei der Lohnberechnung berücksichtigt und den entsprechenden Mitarbeitenden zugeordnet.
Quellensteuern für alle Kantone
Auch quellensteuerpflichtige Mitarbeitende können direkt über Exxas abgerechnet werden. Die Lohnbuchhaltung unterstützt die Quellensteuerabrechnung für alle Schweizer Kantone und berücksichtigt die für die Lohnberechnung notwendigen Angaben.
So lassen sich auch Unternehmen mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Kantonen zentral über eine Lohnbuchhaltung abrechnen.
Lohnabrechnung und Lohnausweis
Die monatliche Lohnverarbeitung soll keine Wissenschaft sein. Mit Exxas werden Lohnläufe für wenige Mitarbeitende genauso einfach wie für Unternehmen mit hunderten von Lohnempfängern erstellt.
Auf Basis der hinterlegten Mitarbeiter-, Lohn-, Versicherungs- und Steuerdaten werden die Löhne automatisiert berechnet. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand bei jedem Lohnlauf erheblich. Nach Abschluss des Lohnlaufs werden die persönlichen Lohnabrechnungen automatisch erstellt. Diese können mehrsprachig aufbereitet und direkt per E-Mail an die Mitarbeitenden versendet werden.
Nach der Lohnabrechnung folgt die Auszahlung. Die notwendigen Zahlungen können für das Online Banking bereitgestellt werden. Damit wird auch die Lohnzahlung Teil eines durchgängigen Prozesses.
Zum Jahresabschluss können die Lohnausweise für die Mitarbeitenden erstellt werden.
ELM und Swissdec-Zertifizierung
Swissdec ist ein Gemeinschaftsprojekt verschiedener unabhängiger Partner und standardisiert den elektronischen Austausch von Lohndaten zwischen Unternehmen und Behörden beziehungsweise Versicherungen.
Der Swissdec-Standard sorgt dafür, dass Lohndaten in einem einheitlichen Format (ELM) aus einer Lohnbuchhaltung an die entsprechenden Empfänger übermittelt werden können. ELM steht für Einheitliches Lohnmeldeverfahren. Statt Lohndaten für unterschiedliche Behörden und Versicherungen mehrfach aufzubereiten und über verschiedene Wege zu melden, ermöglicht ELM die standardisierte elektronische Übermittlung direkt aus einer kompatiblen Lohnbuchhaltung.
Über das einheitliche Lohnmeldeverfahren können beispielsweise Lohndaten für Sozialversicherungen, Quellensteuern und statistische Erhebungen des Bundesamts für Statistik (BFS) elektronisch übermittelt werden. Das reduziert den administrativen Aufwand und vermeidet die mehrfache Erfassung derselben Lohndaten.
Eine Swissdec-Zertifizierung bestätigt, dass eine Lohnsoftware die von Swissdec definierten fachlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Für Unternehmen bedeutet dies mehr Sicherheit bei der elektronischen Übermittlung von Lohndaten und standardisierte Prozesse im Austausch mit Behörden und Versicherungen.
Swissdec-Zertifizierung von Exxas
Die Lohnbuchhaltung von Exxas ist auf die Anforderungen des Schweizer Marktes ausgerichtet. Ab November 2026 beginnt der Zertifizierungsprozess der Exxas Lohnbuchhaltung für Swissdec.
Mit der geplanten Zertifizierung soll die elektronische Übermittlung von Lohndaten künftig noch einfacher werden – direkt aus Exxas und ohne Medienbrüche.
