Vertragsbestimmungen
1. Gegenstand
Diese Vertragsbestimmungen sind zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) integrierender Bestandteil des Vertrages "Exxas Cloud" (für alle Produktvarianten; Basic, Pro, Commerce, Service, Enterprise), welcher zwischen der Exxas AG (nachfolgend Exxas) und dem Kunden für die entgeltliche Nutzung der Produkte (nachfolgend Exxas-Software oder Software) abgeschlossen wird.
2. Leistungen
2.1 Allgemein
Exxas stellt dem Kunden für die Dauer dieses Vertrages die Exxas-Software in der jeweils aktuellen Version über das Internet entgeltlich zur Nutzung zur Verfügung. Zu diesem Zweck speichert und betreibt Exxas die Software auf einer IT-Infrastruktur, die über das Internet für den Kunden erreichbar ist. Weitere Details zum Aufbau der IT-Infrastruktur sind auf der Website von Exxas (www.exxas.net) beschrieben. Die Software wird laufend weiterentwickelt und angepasst, so dass sich der aktuelle Funktions- und Leistungsumfang der Software aus der Funktionsliste auf der Website von Exxas ergibt.
Exxas überwacht laufend die Funktionstüchtigkeit der Software und beseitigt nach Massgabe der technischen Möglichkeiten sämtliche Softwarefehler. Ein Fehler liegt insbesondere vor, wenn die Software, die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen nicht erfüllt, falsche Ergebnisse liefert, den Lauf unkontrolliert abbricht oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, so dass die Nutzung der Software unmöglich oder eingeschränkt ist.
Exxas entwickelt die Software laufend weiter und wird diese durch laufende Updates und Upgrades verbessern. Exxas kann jederzeit neue Funktionen bereitstellen, bestehende Funktionen anpassen oder auch Funktionen einstellen. Der Kunde kann die Exxas-Software vor Vertragsabschluss mindestens 30 Tage kostenlos und uneingeschränkt testen (Testphase). Die Software wird auf der Website von Exxas umfassend beschrieben und die zur Verfügung stehenden Funktionen sind in Funktionsvergleichslisten zusammengetragen. Während der Testphase erhält der Kunde von Exxas kostenlose Demonstrationen und Unterstützung bei Fragen zu Funktionen, Prozessen und Anwendungsszenarien. Ausserdem erhält der Kunde kostenlose Beratung und Angebote zu Exxas. Nutzt der Kunde diese Testphase und Beratung nicht oder prüft der Kunde die Exxas-Software nicht gehörig, so kann der Kunde nach Vertragsabschluss aufgrund für den Kunden fehlende Funktionen nicht vorzeitig vom Vertrag zurücktreten.
Exxas ist im Rahmen der betrieblichen Ressourcen bestrebt, die Dienstleistung störungsfrei und ohne Unterbrechungen anzubieten. Wartungsarbeiten, Störungsbehebungen, Updates, Upgrades etc. können vorübergehende Betriebsunterbrechungen erforderlich machen.
2.2 Nutzungsrechte an der Software
Exxas räumt dem Kunden das nicht übertragbare Recht ein, die Exxas-Software während der Dauer des Vertrages zu nutzen. Der Kunde kann die Software für seinen eigenen Gebrauch und zum vorausgesetzten Zweck nutzen. Dazu stellt Exxas die vereinbarte oder bestellte Anzahl gleichzeitiger Benutzer ("Concurrent User-Prinzip") zur Verfügung, womit die entsprechende Anzahl Benutzer gleichzeitig in der Software angemeldet sein und diese nutzen können.
Der Kunde darf die Exxas-Software nicht vervielfältigen, bearbeiten oder manipulieren. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zur Verfügung stellen. Mutter-, Tochter- und Schwestergesellschaften gelten nicht als Dritte. Eine Weitervermietung der Software an Dritte wird dem Kunden ausdrücklich nicht gestattet. Partner und Treuhandpartner können über das Partnerportal Systeme für ihre Kunden zur Verfügung stellen.
Explizit untersagt ist die Nutzung von programmierten Robotern (Bots), Agenten (Agents), Assistenten (AI) und Web-Crawlern, die sich als Benutzer der Exxas-Software ausgeben, sich authentifizieren und die Software nutzen, um diese zu manipulieren, Daten zu ändern oder Reverse-Engineering zu betreiben. Für Automatisierungen, Anbindungen, Integrationen und den Zugriff auf Daten stellt Exxas eine umfassende Schnittstelle (API) bereit, welche für das Ändern und Lesen von Daten genutzt werden muss.
Exxas überwacht die Nutzung der Exxas-Software laufend und automatisiert. Wird ein Verstoss gegen die Nutzungsrechte festgestellt, ist dies ein schwerwiegender Verstoss gegen diese Vertragsbestimmungen und führt zur sofortigen Sperrung des Kundensystems. Ausserdem können zivile Verfahren, Strafuntersuchungen und Schadenersatzforderungen die Folge von groben bzw. böswilligen Verstössen gegen die Nutzungsrechte sein.
2.3 Aufbewahrung von Daten und Dateien
Die Daten des Kunden werden, mit Ausnahme von Dateien wie PDF-Dokumente, Word-Dateien etc., in einer Datenbank auf einem hochverfügbaren Datenbanksystem in geographisch getrennten Rechenzentren gespeichert. Der Speicherumfang für Daten in der Datenbank ist nicht beschränkt.
Exxas überlässt dem Kunden einen definierten Speicherplatz zur Speicherung von Dateien. Der inbegriffene Umfang ist der Funktionsliste auf der Website von Exxas zu entnehmen. Die Dateien des Kunden werden in einem Objektspeicher gespeichert, welcher in geographisch getrennten Rechenzentren gespiegelt wird. Sofern der Speicherplatz nicht mehr ausreichen sollte, wird Exxas den Kunden rechtzeitig verständigen und im Falle der Bestellung weiteren Speicherplatzes diesen ehest möglich zur Verfügung stellen. Sollte der Speicherplatz ausgeschöpft sein, werden keine weiteren Dateien mehr gespeichert.
Der Kunde verpflichtet sich, keine Inhalte in der Datenbank und auf dem Speicherplatz zu speichern, deren Bereitstellung, Veröffentlichung und Nutzung gegen geltendes Recht oder Vereinbarungen mit Dritten verstösst.
Exxas ist verpflichtet, geeignete Vorkehrungen gegen Datenverlust und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs Dritter auf die Daten des Kunden zu treffen. Zu diesem Zweck wird Exxas tägliche Backups vornehmen, Zugriffskontrollen und umfangreiche Sicherheitsmassnahmen implementieren.
Der Kunde bleibt in jedem Fall alleinberechtigter an den Daten und kann daher von Exxas jederzeit, insbesondere nach Kündigung des Vertrages, die Herausgabe einzelner oder sämtlicher Daten verlangen, ohne dass ein Zurückbehaltungsrecht der Exxas besteht. Die Herausgabe der Daten erfolgt nach Wahl des Kunden entweder durch Übergabe von Datenträgern oder durch die Bereitstellung von elektronischen Tools (Bsp. Exxas Data Ocean). Der Kunde hat keinen Anspruch darauf, dass die Übergabe seitens von Exxas kostenlos erfolgt oder von Exxas auch die zur Verwendung der Daten geeignete Software zu erhalten.
2.4 Support und Kundendienst
Im Vertrag inbegriffen ist ein technischer Support (Kundendienst). Exxas wird Anfragen (per E-Mail oder telefonisch) des Kunden bei technischen Störungen innerhalb der auf der Website von Exxas veröffentlichten Öffnungszeiten so rasch wie möglich nach Eingang der jeweiligen Anfrage telefonisch oder schriftlich beantworten. Anwendungssupport, Unterstützung bei Konfiguration und Anpassung der Software oder Schulung zur Software ist nicht im Vertrag inbegriffen und wird zum aktuell gültigen Stundensatz separat in Rechnung gestellt.
3. Verpflichtungen des Kunden
Der Kunde hat die im Vertrag vorgesehenen Preise (nachfolgend Vertragsgebühren) für die vereinbarten Produkte und Leistungen zu bezahlen. Alle Preise und Vertragsgebühren verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer und allfälligen anderen Abgaben. Die Vertragsgebühren werden jährlich im Voraus, oder optional monatlich mit Preisaufschlag, in Rechnung gestellt. Exxas macht fällige Forderungen mittels Rechnung geltend. Rechnungen sind innert 30 Tagen netto zahlbar.
Der Kunde ist verpflichtet, den unbefugten Zugriff Dritter auf die Exxas-Software durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Dazu gehören die Verwendung von sicheren Passwörtern, die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA/2FA) und die Verwendung von geschützten Computer. Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Eingabe auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu prüfen und hierzu dem Stand der Technik entsprechende Virenschutzprogramme einzusetzen. Ausserdem ist der Kunde verpflichtet, das Passwort für den ersten Benutzer (Administrator) zur Nutzung der Exxas-Software umgehend nach der Zustellung durch Exxas zu ändern.
Der Kunde weist seine Benutzer (Mitarbeiter und weitere Personen) der Exxas-Software auf die Nutzungsrechte in diesen Vertragsbestimmungen hin und verpflichtet sie zu deren Einhaltung.
Der Kunde ist selbst für die Eingabe, Bearbeitung, Pflege, Deaktivierung und Löschung seiner, zur Nutzung der Exxas-Software erforderlichen, Daten verantwortlich. Dazu zählen insbesondere die Benutzer- und Rechteverwaltung. Der Kunde selbst sperrt Benutzer oder schränkt die Berechtigungen von Benutzern ein, sofern dies erforderlich ist (z.B. beim Austritt eines Mitarbeiters).
4. Gewährleistung und Verfügbarkeit (SLA)
Exxas leistet für die Funktions- und die Betriebsbereitschaft der Exxas-Software Gewähr. Im Rahmen ihrer betrieblichen Ressourcen ist Exxas bemüht, ihre Dienstleistungen störungs- und unterbrechungsfrei zu erbringen.
Die Verfügbarkeit des Dienstes (Service Level Agreement; SLA) wird in Prozent ausgedrückt und beschreibt die Dauer, in welcher der Dienst jährlich zur Verfügung steht. Sie berechnet sich wie folgt:
- (Anzahl Tage im Jahr x 24h - geplante Unterbrüche) x (garantierte Verfügbarkeit in Prozent)
Exxas gewährleistet für den Dienst eine Verfügbarkeit von 99.9%. Geplante Unterbrüche für Wartungen, Updates etc. sind davon ausgenommen. Sollte die garantierte Verfügbarkeit nicht eingehalten werden, kann der Kunde die Vertragsgebühr für den Monat zurückfordern, in welchem der ausschlaggebende Unterbruch stattgefunden hat.
Die Datenbanken werden von Exxas transaktionsbasiert laufend gesichert. Zweimal täglich um ca. 12:00 und 24:00 Uhr werden die Datenbanken zudem vollständig gesichert. Die transaktionsbasierten Sicherungen sowie die vollständigen Sicherungen werden für 14 Tage aufbewahrt. Die vollständigen Sicherungen werden in georedundanten Rechenzentren in der Schweiz gespeichert. Wenn die transaktionsbasierten Sicherungen ausreichen, können Daten bzw. Zustände sekundengenau wiederhergestellt werden. Sollte die transaktionsbasierte Sicherungen nicht ausreichen oder nicht zur Verfügung stehen, ist ein maximaler Verlust der in den letzten 12 Stunden gespeicherten Daten möglich.
Die in Exxas gespeicherten Dateien (Dokumente wie z.B. PDF, Word etc.) werden laufend in zwei georedundanten Rechenzentren in der Schweiz gesichert und täglich um 23:00 Uhr in ein weiteres Rechenzentrum übertragen. Die in Exxas vollständig gelöschten Dateien werden für 30 Tage in den zwei georedundanten Rechenzentren aufbewahrt. Sollten diese georedundant gespeicherten Dateien nicht ausreichen oder nicht zur Verfügung stehen, ist ein maximaler Verlust von den in den letzten 24 Stunden gespeicherten Dateien möglich.
Die Datensicherung erfolgt im eigenen Ermessen von Exxas. Die Gesamtverantwortung für die Sicherung der eigenen Daten sowie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verbleibt alleine beim Kunden. Exxas stellt dem Kunden Werkzeuge ("Tools") wie Exxas Data Ocean zur Verfügung, damit der Kunde regelmässige und anbieterneutrale Sicherungen all seiner Daten, die in der Exxas-Software gespeichert sind, durchführen kann. Exxas bietet explizit keine Leistungen oder Verträge an, die die Verantwortung für die Datensicherung an Exxas übertragen.
5. Vertragsdauer und -änderung
Ein Vertrag zwischen Exxas und dem Kunden kann durch elektronische Bestellung über eine Website, ein Portal oder in einem Produkt von Exxas abgeschlossen werden oder durch die schriftliche Annahme, durch Unterschrift oder Bestätigung per E-Mail ohne besondere Form, eines Angebots.
Der Vertrag gilt für ein Jahr und wird automatisch um die vereinbarte Vertragsdauer verlängert, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten auf Ende der vereinbarten Vertragsdauer gekündigt wird.
Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigen Gründen bleibt jederzeit vorbehalten.
6. Weitere Bestimmungen
Diese Vertragsbestimmungen gelten zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Exxas als integrierender Vertragsbestandteile.
