Rundum Kanzlei-Lösung für Anwälte
Mit Exxas steht Ihnen eine ganzheitliche und webbasierte Anwaltssoftware für das Mandats- und Leistungsmanagement zur Verfügung. Als All-in-One-Lösung unterstützt Sie die Kanzleisoftware bei der Verwaltung Ihrer Klienten, der Erfassung von Leistungen und Spesen, der Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten, der Rechnungsstellung an Klienten und Gerichte, der Fristenkontrolle und noch vielem mehr. Ihre Kanzlei haben Sie über Ihr Smartphone oder Tablet jederzeit zur Hand und können Wartezeiten bei Verhandlungen produktiver nutzen. Ihr Assistenz-Team kann Sie bei der Bewältigung der Arbeit besser unterstützen und einzelne Mandate verfolgen, Sekretariatsleistungen erfassen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
Mandatsmanagement
Schnelle Fakturierung
Zeit- und Leistungserfassung
Alle Funktionen für das ganze Team
360° Klienten- und Mandatsmanagement
Nutzen Sie den detaillierten Überblick über Ihre Klienten und Mandate, einschliesslich Aktivitätenverlauf, Kontakte, Kommunikation, Gegenparteien, Gerichte und Ämter.
Mobile App (iOS/Android)
Jetzt haben Sie Ihre gesamte Kanzlei immer in der Hosentasche. Mit der Mobile App greifen Sie auf Klienten, Mandate, Leistungen und vieles mehr zu.
Gegenparteien und -Anwälte
Erfassen Sie Gegenparteien und Anwaltskollegen als Kontakte, um Sie in Ihren Mandaten zu hinterlegen und mit ihnen einfacher zu korrespondieren.
Gerichte und Ämter
Der Austausch mit Gerichten und Ämter kann schnell unübersichtlich werden. Insbesondere wenn es viele Ansprechpartner gibt. Mit Exxas können Sie die Kommunikation wesentlich vereinfachen.
Notizen und Kommentare
Platzieren Sie direkt in den Aufgaben Ihre Notizen und Kommentare, damit nichts vergessen geht. Über die Kommentarfunktion kann sich Ihr Team zu Aufgaben austauschen und damit bessere Arbeitsresultate erzielen.
Ressourcen und Kalender
Integrieren Sie Ihre Outlook-Kalender mit Office 365 oder Exchange (ab Version 2016) in die Arbeitsplattform. Die nahtlose Planung von Aufgaben und Abwesenheiten mit den persönlichen Kalendern Ihres Team mach Sie noch effizienter.
Zeit- und Leistungserfassung
Exxas bietet Ihnen eine Plattform für alles rund um das Mandatsmanagement. Dazu zählt auch eine umfassende Arbeitszeiterfassung mit individuellen Stundenansätzen.
Dokumentenmanagement (DMS)
Speichern Sie Dokumente gemeinsam mit Ihrem Arbeitskollegen direkt in den Mandaten und Klienten in Exxas.
Word-Vorlagen
Mithilfe von Platzhaltern in Word-Vorlagen können Sie schnell und einfach Briefe und Formulare erstellen, die auf die Kontaktadressen zugreifen.
Fristenverwaltung
Behalten Sie Ihre Fristen mit Exxas im Blick. Über die integrierte Fristenkontrolle können Sie Fristen bei Gerichten und Ämtern einfach verlängern.
Berechnung Gerichtsentschädigung
Die integrierte Entschädigungsberechnung macht Ihnen eine Fakturierung an Gerichte einfach.
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Ob Urlaub, Krankheit, Unfall oder individuelle Abwesenheitskategorien: Mit Exxas haben Sie die Absenzen und Ferienguthaben im Griff. Mitarbeiter können Abwesenheiten bei ihren Vorgesetzten beantragen. Nach Genehmigung werden diese direkt in die persönlichen Kalender übernommen.
Outlook Add-in
Greifen Sie über das Outlook Add-in auf Klienten und Kontakte von Exxas zu, verknüpfen Sie eingehende und ausgehende E-Mails mit dem CRM und synchronisieren Sie ganz leicht Kontaktinformationen.
Auslastung pro Mitarbeiter
Mit wenigen Klicks sehen Sie die Aufgaben- und Arbeitswarteschlange Ihrer Mitarbeiter. Anhand von Stundenbudgets können detaillierte Auslastungsanalysen angezeigt werden.
Mandatscontrolling mit Fremdkosten
Erfassen Sie Leistungen und Rechnungen von Dritten im Mandat oder über die Kreditorenerfassung (Lieferantenrechnungen) inklusive PDF, Zahlungsauftrag und Finanzbuchhaltungsdaten.
Kosten- und Zeitbudgets
Mit Klienten vereinbarte Budgets können Sie in den Mandaten hinterlegen. Sie sehen den Budgetstatus in der Mandatsübersicht und den einzelnen Mandaten selbst.
Akonto- und Teilrechnungen
Sie eine Anzahlung verlangen oder das Mandat in Akonto- oder Teilrechnungen splitten, auf der Schlussrechnung sieht Ihr Kunde den Gesamtpreis abzüglich bereits geleisteter Zahlungen.
Fakturierung an Gericht
Entscheidet ein Gericht, dass es die Kosten für einen Fall übernimmt, können Sie das Mandat auch direkt weiterverrechnen.
Vorschusszahlungen abwickeln
Vorschüsse müssen nicht nur einfach in Rechnung gestellt werden können, der Anwalt wird über den Zahlungseingang informiert und kann diesen auch im Mandat sehen.
Zahlungskontrolle und Mahnungen
Versendete und verbuchte Rechnungen finden Sie automatisch in der Zahlungskontrolle. Hier können Sie den Zahlungseingang kontrollieren und Mahnungen versenden.
Minimiert Stress.
Aufgaben erstellen, delegieren, kommentieren und den Fortschritt verfolgen – Mandatsmanagement war noch nie so übersichtlich. Ihre Budgets behalten Sie dabei ebenfalls so einfach im Blick, wie die Auslastung Ihres Teams. Aufgabenpakete, Checklisten und Formulare, die Sie aus den Mandaten erstellen, unterstützen Sie bei der Einhaltung von Standards und Abläufen. Sind Aufgaben im Verzug, werden Sie und die zuständigen Mitarbeiter automatisch darauf hingewiesen.
Maximiert verrechenbare Stunden.
Die Arbeitszeiterfassung gibt Ihren Mitarbeitenden einen klaren Blick auf ihre Tages-, Wochen- und Monatsarbeitszeit. Inklusive Soll-Stunden, Anteil verrechenbarer Stunden und optional mit Über-/Unterzeit. Leistungen können schnell und einfach, auch per Smartphone, auf Mandate und Aufgaben erfasst werden. Bei jedem Kanzleimitarbeiter kann ein Stundenbudget pro Mandat hinterlegt werden. Sie können aber auch Budgets für einzelne Aufgaben festlegen. Ihre Mitarbeiter können über Exxas automatisch an die Zeiterfassung erinnert werden. All dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass keine Leistungen vergessen gehen und Mandate effizient durchgeführt werden. Ausserdem erkennen Sie sofort, wenn einzelne Aufgaben das Budget mehr als geplant strapazieren.
Maximiert Mandatsübersicht.
Über das Dashboard haben Sie den Durchblick bei jedem einzelnen Mandat. Mit dem Ampelsystem in der Mandatsübersicht, das Ihnen den Termin- und Kosten-Status pro Mandat in Farbe anzeigt, haben Sie Ihr ganzes Mandatsportfolio im Griff.
Minimiert Komplexität.
Auch kleine Mandate können manchmal ganz schön komplex sein. Exxas wurde darauf ausgelegt, auch Kleinmandate oder kurze Beratungen schnell und effektiv abzuwickeln. Mit wenigen Klicks ist ein neues Mandat erstellt, Leistungen erfasst und Rechnung gestellt.
Maximiert Cashflow.
Beschleunigen Sie die Fakturierung und Abrechnung von Leistungen und Mandaten. Mit Exxas erstellen Sie mit nur wenigen Klicks Teil- und Schlussrechnungen. Dabei können Sie Zwischenabrechnungen erstellen und alle bisherigen erbrachten Leistungen auswählen. Exxas merkt sich, welche Leistungen fakturiert sind und kann diese auf der Endabrechnung in Abzug bringen. Die erstellten Rechnungen können direkt in Sage 50 oder Abacus verbucht werden. Dank der integrierten Zahlungskontrolle haben Sie den perfekten Überblick über die offenen Posten. Mit dem integrierten Mahnwesen sorgen Sie für eine zügige Zahlung.
Interaktive Zusammenarbeit mit Klienten
Geben Sie Ihren Klienten Zugriff auf wichtige Dokumente über Ihr eigenes Anwaltsportal. Das Portal können Sie in Ihrem Design bereitstellen. Für laufende Klienten wie Unternehmen und Organisationen können Sie noch weitere Funktionen wie eine Wissensdatenbank oder den Status von Aufträgen bereitstellen.
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