Agentur

Betriebssystem für erfolgreiche Agenturen

Mit Exxas steht Ihnen eine ganzheitliche und webbasierte Agentursoftware für das Management Ihres Tagesgeschäfts bereit. Erfassen Sie Interessenten, erstellten Sie ansprechende Angebote, generieren Sie aus Angeboten die zu realisierenden Projekte und stellen Sie mit wenigen Klicks Teil- und Schlussrechnungen. In Ihrer Agentur können Sie mit Exxas noch viel mehr vereinfachen und automatisieren. Wenn Sie den Aufwand für die Verwaltung Ihres operativen Geschäfts reduzieren, können Sie die gewonnene Zeit und Ihren Fokus auf Kunden und kreative Resultate richten. Das macht Ihre Agentur erfolgreich. Trotzdem können Sie den Überblick über jede einzelne Geschäftsaktivität behalten.


Ansprechende Angebote

Erstellen Sie übersichtliche und umfassende Angebote in Ihrem Design. Je nach Projektgrösse können Sie unterschiedliche Vorlagen benutzen.


Projektcontrolling

Behalten Sie die Kontrolle über Stunden, Kosten und Materialverbrauch bei all Ihren Aufträgen und Projekten.


Zeit- und Leistungserfassung

Die umfassende Arbeitszeiterfassung ist gekoppelt mit Ihren Auftragsleistungen. In einem Zug erfassen Ihre Mitarbeitenden Leistungen und erreichen Ihre Soll-Zeiten.

Alle Funktionen für das ganze Team

360° Kunden- und Kontaktmanagement

Nutzen Sie den detaillierten Überblick über Ihre Kunden, einschliesslich des Aktivitätenverlaufs, Kontakten, Kommunikation, Analytics und vieles mehr.

Mobile App (iOS/Android)

Jetzt haben Sie Ihre gesamte Agentur immer in der Hosentasche. Mit der Mobile App greifen Sie auf Kunden, Projekte, Arbeitszeiten und vieles mehr zu.

Dashboard mit Stream

Verfolgen Sie auf dem Dashboard das Erstellen, Bearbeiten und Abschliessen von Aufgaben in Echtzeit. Beiträge und den Fortschritt von Kollegen behalten Sie bequem im Blick.

Aufgabenmanagement

Erstellen Sie Aufgaben, delegieren Sie sie, verfolgen Sie den Status, tauschen Sie sich über die Kommentarfunktion aus und orchestrieren Sie so Projekte, das Tagesgeschäft und Ihr ganzes Unternehmen.

Notizen und Kommentare

Platzieren Sie direkt in den Aufgaben Ihre Notizen und Kommentare, damit nichts vergessen geht. Über die Kommentarfunktion kann sich Ihr Team zu Aufgaben austauschen und damit bessere Arbeitsresultate erzielen.

Ressourcen und Kalender

Integrieren Sie Ihre Outlook-Kalender mit Office 365 oder Exchange (ab Version 2016) in die Arbeitsplattform. Die nahtlose Planung von Aufgaben und Abwesenheiten mit den persönlichen Kalendern Ihres Team mach Sie noch effizienter.

Zeit- und Leistungserfassung

Exxas bietet Ihnen eine Plattform für alles rund um den Service. Dazu zählt auch eine umfassende Arbeitszeiterfassung mit individuellen Stundenansätzen.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Ob Urlaub, Krankheit, Unfall oder individuelle Abwesenheitskategorien: Mit Exxas haben Sie die Absenzen und Ferienguthaben im Griff. Mitarbeiter können Abwesenheiten bei ihren Vorgesetzten beantragen. Nach Genehmigung werden diese direkt in die persönlichen Kalender übernommen.

Angebote erstellen

Angebotsvorlagen, Artikelpakete und die umfassenden Produktdaten ermöglichen es Ihnen, präzise und gutaussehende Angebote schnell zu liefern. Die Angebote versenden Sie direkt aus Exxas per E-Mail mit PDF.

Sales Pipeline

Finden Sie rasch Antworten auf Fragen wie «Welche Deals werden diesen Monat abgeschlossen?» und «Welche Deals sind momentan in Gefahr?».

Outlook Add-in

Greifen Sie über das Outlook Add-in auf Kunden und Kontakte von Exxas zu, verknüpfen Sie eingehende und ausgehende E-Mails mit dem CRM und synchronisieren Sie ganz leicht Kontaktinformationen.

Mailchimp-Integration

Füttern Sie Ihre Mailchimp-Listen mit Kontakten aus Exxas und speichern Sie empfangene Newsletter in der Historie Ihrer Kontakte.

Auslastung pro Team und Mitarbeiter

Mit wenigen Klicks sehen Sie die Aufgaben- und Arbeitswarteschlange Ihrer Mitarbeiter. Anhand von Stundenbudgets können detaillierte Auslastungsanalysen angezeigt werden.

Aufgabenpakete

Halten Sie Abläufe bei standardisierten Verkaufs-, Beratungs- und Projektprozessen mit dynamischen Aufgabenpaketen ein.

Projektcontrolling mit Fremdkosten

Erfassen Sie Leistungen und Rechnungen von Dritten im Projekt oder über die Kreditorenerfassung (Lieferantenrechnungen) inklusive PDF, Zahlungsauftrag und Finanzbuchhaltungsdaten.

Kosten- und Zeitbudgets

Sie können bereits im Angebot den Projektpositionen Kosten- und Zeitbudgets hinterlegen, so werden diese auch gleich in Ihr Projekt übernommen.

Akonto- und Teilrechnungen

Ob Sie eine Anzahlung verlangen oder das Projekt in Akonto- oder Teilrechnungen splitten, auf der Schlussrechnung sieht Ihr Kunde den Gesamtpreis abzüglich bereits geleisteter Zahlungen.

Zahlungskontrolle und Mahnungen

Versendete und verbuchte Rechnungen finden Sie automatisch in der Zahlungskontrolle. Hier können Sie den Zahlungseingang kontrollieren und Mahnungen versenden.

Minimiert Planungsaufwand.

Erstellen Sie aus einem Angebot mit nur zwei Klicks ein Projekt, dass alle angebotenen Projektpositionen enthält. Sind die Projektpositionen bereits mit Stunden- und Kosten-Budgets versehen, werden diese für das Projekt automatisch kalkuliert. Mit Aufgaben, Aufgabenpaketen und Meilensteinen können Sie Ihr Projekt schnell organisieren. Diese Aktivitäten werden automatisch im Gantt-Projektplan dargestellt in welchem Sie per «Drag and Drop» die einzelnen Arbeiten terminieren können. Zum Schluss müssen Sie die Aufgaben nur noch Ihren Team-Mitglieder zuweisen. Ihr Team wird automatisch über die neuen Aufgaben benachrichtigt und sieht diese im eigenen Aufgabenmanagement.

Maximiert Projekterfolg.

Ganz klar: Ein erfolgreiches Projekt braucht ein starkes Team und einen versierten Projektleiter. Mit der richtigen Projektmanagement-Software können Sie Ihr Vorhaben aber noch effizienter (und gelassener) umsetzen. Stellen Sie mit Exxas Ihr Projekt-Team zusammen, erstellen und delegieren Sie Aufgaben mit Kommentaren, planen Sie in einem Gantt-Projektplan alle Einzelaufgaben in Teilprojekten und mit Meilensteinen. Ihre Arbeitsleistung, Spesen und Fremdkosten erfassen Sie nebenbei über das Smartphone. Und während dem ganzen Projekt tauschen Sie sich über Exxas zu den einzelnen Aufgaben aus und verfolgen deren Status in Echtzeit.

Maximiert verrechenbare Stunden. Minimiert Koordinationsaufwand. Maximiert Termintreue.

Maximiert verrechenbare Stunden.

Die Arbeitszeiterfassung gibt Ihren Mitarbeitenden einen klaren Blick auf ihre Tages-, Wochen- und Monatsarbeitszeit. Inklusive Soll-Stunden, Anteil verrechenbarer Stunden und optional mit Über-/Unterzeit. Leistungen können schnell und einfach, auch per Smartphone, auf Projekte und Projektaufgaben erfasst werden. Bei jedem Projektmitarbeiter kann ein Stundenbudget pro Projekt hinterlegt werden. Sie können aber auch Budgets für einzelne Aufgaben festlegen. Ihre Mitarbeiter können über Exxas automatisch an die Zeiterfassung erinnert werden. All dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass keine Leistungen vergessen gehen und das Projekt effizient durchgeführt wird. Ausserdem erkennen Sie sofort, wenn einzelne Aufgaben das Budget mehr als geplant strapazieren.

Minimiert Koordinationsaufwand.

Projekte-Ziele oder Anforderungen können sich mit der Zeit verändern. Es kommen neue Aufgaben hinzu oder bestehende werden erweitert. Das gehört für einen versierten Projektleiter bereits zur Routine. Mit Exxas können Sie agil auf diese Veränderungen reagieren. Tauschen Sie sich über Aufgaben mit Ihrem Team aus. Kommentieren Sie dazu bestehende Aufgaben oder beantworten Sie Fragen Ihres Teams. Alles wird dabei gut nachvollziehbar für das gesamte Projekt-Team dokumentiert. Im Projekt-Dashboard können sich alle Projekt-Beteiligten einen schnellen Überblick über aktuelle und vergangene Aktivitäten verschaffen. Reine Koordinationssitzungen sind damit überflüssig. Die Projekt-Arbeit wird dynamischer und effizienter.

Maximiert Termintreue.

Über das Projekt-Dashboard haben Sie den Durchblick bei jedem einzelnen Projekt. Mit dem Ampelsystem in der Projektübersicht, das Ihnen den Termin- und Kosten-Status pro Projekt in Farbe anzeigt, haben Sie Ihr ganzes Projekt-Portfolio im Griff.

Interaktive Zusammenarbeit mit Kunden

Binden Sie externe Mitarbeiter einfach über die Zugriffsfunktion in Ihr Projekt ein. Ihren Kunden können Sie über das Kundenportal Zugriff auf Informationen, Dokumente, Projektstatus und ein Kanban-Board geben. Alles in Ihrem Corporate Design, um Ihr eigenes Branding zu steigern und eine agile Zusammenarbeit zu bieten.

Starten Sie jetzt kostenlos!

Lernen Sie Exxas jetzt kennen und erfahren Sie, wie Sie den Erfolg in Ihrem Unternehmen maximieren können.

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