Projektaufgaben mit Leistungserfassung
Ein langersehnter Wunsch von vielen Kunden im Projektgeschäft war es, dass sie Leistungen auf Projektaufgaben erfassen können. Mit allen möglichen Variablen und Konstellationen war dies nicht einfach umzusetzen. Doch vor drei Monaten sind wir diesen Wunsch angegangen.
Wenn eine Aufgabe in einem Projekt oder Serviceauftrag* erstellt wird, werden neu erweiterte Funktionen bei der Zeiterfassung angezeigt. So kann eine Leistungsart (Stundensatz) ausgewählt, die Beschreibungsvorlagen verwendet und der Preis angepasst werden.
Wird eine bestehende Projektaufgabe von einem Projekt in ein anderes Projekt verschoben, werden auch die Leistungen mit den hinterlegten Leistungsarten übernommen. Auch bestehende Aufgaben können mit Projekten oder Serviceaufträgen verknüpft werden. Danach steht auch bei diesen Aufgaben die Leistungserfassung zur Verfügung. Wenn die Verknüpfung der Aufgabe zu einem Projekt oder Serviceauftrag aufgelöst wird, wird die Aufgabe zu einer normalen Aufgabe. Die erfassten Leistungen werden dabei zu einfachen Arbeitszeiten. Die Informationen zu Leistungsarten gehen nicht verloren, so dass die Aufgabe wieder erneut mit einem Projekt verknüpft werden kann.
Die in Aufgaben oder Serviceaufträgen erfassten Leistungen werden im verknüpften Projekt im Dashboard angezeigt. Ähnlich wie Leistungen, die direkt auf das Projekt erfasst wurden.
Neue Möglichkeiten bei Projektbudgets
Budgets in der Hauptwährung und in Stunden können in Projekten schon lange verwaltet werden. Wenn im Artikel Zeitbudgets festgelegt wurden, werden diese Budgets in Projekte und Serviceaufträge aus einer Offerte übernommen. Neu können auch Projektbudgets als Gutschriften hinzugefügt werden. Bei Projekten können sogar wiederkehrende Budgets definiert werden, so dass zum Beispiel ein monatliches oder jährliches Stundenguthaben realisiert werden kann. Alle Leistungen von Aufgaben und Serviceaufträgen*, die mit dem Projekt verknüpft wurden, werden von diesem Stundenguthaben abgezogen.
Stundensätze für Mitarbeiter und Projekte definieren
Pro Mitarbeiter können Sie bis heute einen fixen Stundenansatz definieren und auswählen, welche Leistungsarten ein Benutzer verwenden kann. Neu können Sie für diese Leistungsarten auch einen Preis festlegen. Damit können Sie zum Beispiel die Leistungsart „Beratung“ für den Junior und Senior verwenden, aber jeweils einen anderen Stundensatz definieren.
Die Verwaltung des Projekt-Teams ist neu im Register „Details“ zu finden. In diesem Register kann weiterhin pro Mitarbeiter ein fixer Stundensatz gesetzt werden. Zusätzlich kann pro Mitarbeiter und pro Leistungsart ein individueller Preis festgelegt werden. Dies ist vor allem für Unternehmen interessant, die mit Ihren Kunden pro Projekt die Stundensätze ausmachen.
*Der Serviceauftrag kann in Ihrem Exxas auch als Ticket, Mandat, Case oder ähnlichem bezeichnet sein.