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Digitaler Massenversand von Rechnungen und Mahnungen

11.11.2021
Das Update 4.21 ermöglicht neu den E-Mail-Versand von mehreren Rechnungen und Mahnungen in einem Schritt. Zudem haben wir den automatischen Vorschlag für die Empfängeradresse überarbeitet, so dass Rechnungen und Mahnungen prioritär an allgemeine E-Mail-Postfächer gesendet werden.

Über die Tabellenansicht können Sie mehrere Rechnungen oder Mahnungen markieren und über das Kontextmenü „E-Mail senden“ den Massenversand starten. Im Fenster des Massenversandes können Sie die E-Mail-Vorlage wählen. Die Platzhalter werden für jedes E-Mail angepasst, so dass zum Beispiel die Anrede immer auf den Kunden bezogen ist.

Zusammen mit der Entwicklung des Massenversands haben wir auch den automatischen Vorschlag der E-Mail-Adresse für den Empfänger überarbeitet. Dokumente wie Offerten, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen sollen meist an einen Kontakt gesendet werden. Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen werden jedoch häufiger an eine zentrale E-Mail-Adresse gesendet. In welchem Fall welche E-Mail-Adresse übernommen wird, sehen Sie detailliert im nachfolgenden Schema.

Dieses Schema finden Sie auch in der Wissensdatenbank von Exxas. Insbesondere gilt hier zu beachten, dass als Rechnungs-, Liefer- und Bestelladresse definierte Zusatzadressen auch bei der Auswahl der E-Mail-Adresse des Empfängers beachtet wird. Sofern Sie keine E-Mail-Adresse bei einer Zusatzadresse oder beim Unternehmen hinterlegt haben, wird auch für den Rechnungsversand die E-Mail-Adresse des Kontakts übernommen.